Salesforce Data Loader

Salesforce Data Loader ist eine Anwendung zum Import und Export von Daten in die Software von Salesforce – einem führenden Anbieter von CRM-Lösungen und verschiedenen ERP-Bausteinen. In einem Vorgang lassen sich mit dem Tool bis zu fünf Millionen Datensätze laden.

Salesforce Data Loader

Data Loader (früher: AppExchange Data Loader und Sforce Data Loader) ist das hauseigene Tool von Salesforce zum Massenimport und -export von Daten. Die Clientanwendung erlaubt es, Salesforce-Datensätze hinzuzufügen, zu aktualisieren, zu löschen und zu exportieren. Beim Import dienen CSV-Dateien als Basis. Alternativ kann eine direkte Verbindung (API) zu einer Datenbank genutzt werden. Beim Export generiert die Anwendung ebenfalls CSV-Files.

Verfügbar ist der Data Loader für die Salesforce-Editionen Enterprise, Performance, Unlimited und Developer sowie für Database.com. Zudem lässt sich die Software sowohl unter Windows als auch unter macOS einsetzen.

Anwendungsfälle

Data Loader ist universell einsetzbar. Unter anderem wird das Tool von Administratoren, Entwicklern, Beratern und auch Endanwendern genutzt, um verschiedene Datenoperationen durchzuführen. Die Anwendungsfälle sind vielfältig. Zu den wichtigsten Use Cases zählen jedoch die folgenden:

  • Daten aus einem anderen System übernehmen (z. B. bei einer Migration auf Salesforce)
  • Massenupdate der vorhandenen Daten
  • Massenlöschung von Daten, die nicht mehr benötigt werden
  • Export von Daten zur Übernahme in andere Systeme
  • Export der Daten zur Umsetzung von Back-ups

Salesforce Data Loader

Manueller und automatisierter Einsatz

Salesforce Data Loader kann auf zwei verschiedene Arten eingesetzt werden. Die erste Option ist das manuelle Starten von Import- und Exportvorgängen über die Benutzeroberfläche des Tools. Diese erlaubt es, folgende Aktionen durchzuführen:

  • Konfigurationsparameter einstellen
  • Feldzuordnungen für den Import und Export von CSV-Dateien definieren

Letzterer Schritt ist besonders beim Import bedeutsam, da er festlegt, welche Daten der Importdatei in welchen Feldern der Salesforce-Datenbank landen. Entsprechend sollte an dieser Stelle sorgfältig gearbeitet werden.

Unter Windows lässt sich Salesforce Data Loader zudem über die Befehlszeile nutzen. Bei dieser Variante werden Datenquellen, Feldzuordnungen, Konfigurationen und die gewünschten Aktionen in Dateien angegeben. Dieser Ansatz erlaubt es, die Verarbeitung von Daten mit Data Loader zu automatisieren, was insbesondere bei regelmäßigen Update- oder Backup-Prozessen vorteilhaft ist.

Funktionsumfang und Vorteile

Das Kernelement von Salesforce Data Loader ist die intuitive Benutzeroberfläche. Mit Assistenzfunktionen ermöglicht sie es auch technisch weniger versierten Mitarbeitern, das Tool interaktiv anzuwenden. Die Zuordnung von Feldern erfolgt auf einfache Weise via Drag-and-Drop. Unterstützt werden sämtliche Salesforce-Objekte inklusive benutzerdefinierter Elemente. Fertige Mappings lassen sich speichern, sodass sie in Zukunft wiederverwendet werden können. Für zusätzlichen Bedienkomfort sorgt ein integrierter Viewer für CSV-Dateien. Zudem werden bei jedem Importvorgang detaillierte Protokolle generiert. Diese geben Aufschluss darüber, an welchen Stellen Fehler aufgetreten sind.

Durchführbare Aktionen im Detail

Mit Salesforce Data Loader können Anwender im Einzelnen folgende Aktionen ausführen:

  • Neue Datensätze hinzufügen
  • Bestehende Datensätze aktualisieren (Update)
  • Upsert (Aktualisieren und Hinzufügen)
  • Löschen von Daten
  • Exportieren (nur aktive Datensätze)
  • Alles exportieren (aktive Datensätze, archivierte Datensätze und Datensätze im Papierkorb)

Bei der Löschung von Daten sind zwei Varianten zu unterscheiden. Zur „Standard-Löschung“ werden bestehende Daten mit ihren IDs zunächst exportiert. Diese Datei wird dann im zweiten Schritt zur Löschung verwendet. Die betroffenen Daten sind nicht gänzlich verloren, sondern werden für eine begrenzte Zeit in eine Papierkorb verschoben. Eine dauerhafte Löschung lässt sich hingegen über „Hard Delete“ realisieren.

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Vorbereitung eines Imports

Jede der oben genannten Aktionen erfordert eine andere Vorbereitung. Beim Import ist es besonders bedeutsam, dass die CSV-Datei korrekt aufgebaut ist. Unter anderem ist sicherzustellen, dass die Daten in den Spalten der CSV-Datei das richtige Format besitzen. So darf sich in einem Währungsfeld beispielsweise kein Text befinden. Zudem sollten Duplikate im Vorfeld bereinigt werden. Einige weitere Grundregeln sind:

  • keine leeren Spalten
  • E-Mail-Adressen müssen korrekt formatiert sein (Salesforce akzeptiert keine ungültigen E-Mail-Adressen)
  • Währungssymbole müssen komplett entfernt werden
  • kein Text in Zahlenfeldern

Die Korrektheit der CSV-Datei kann bei Bedarf mit einem Test-Import überprüft werden. Hierfür wird zunächst eine geringe Anzahl an Datensätzen übernommen. Bei Fehlern können diese problemlos wieder gelöscht werden. Ist das Ergebnis hingegen positiv, steht dem Massenimport nichts im Wege.

Import-Assistent vs. Data Loader

Salesforce besitzt bereits im Standard einen webbasierten Import-Assistenten, welcher über das Setup-Menü erreichbar ist. Allerdings eignet sich diese Funktion lediglich für einige Standard-Objekte wie Kunden, Kontakte und Leads. Benutzerdefinierte Objekte werden ebenfalls unterstützt. Löschungen sind mit dem Import-Assistenten nicht möglich. Als Vorteil kann hingegen betrachtet werden, dass keine separate Installation erforderlich ist. Zudem besitzt der Assistent eine Option, die Data Loader nicht bieten kann: Er erkennt beim Upload Duplikate anhand von Feldern wie Kundenname, Ort und E-Mail-Adresse. Betroffene Objekte können dann vom Import ausgeschlossen werden, wodurch sich Redundanzen vermeiden lassen.

Ein wesentlicher Unterschied zum Data Loader besteht außerdem darin, dass mit der Standard-Import-Funktion maximal 50.000 Datensätze verarbeitet werden können. Dem gegenüber ist Data Loader in der Lage, bis zu 5.000.000 Datensätze zu laden. In komplexen Szenarien ist Salesforce Data Loader somit die bessere Wahl. Gleiches gilt für regelmäßige Datenladevorgänge wie beispielsweise nächtliche Datenupdates im Batch-Lauf. Auch für die automatisierte Sicherung von umfangreichen Datenmengen ist das Tool besser geeignet.

Fazit

In Summe kann Salesforce Data Loader als äußerst leistungsstarkes Tool bezeichnet werden. Nicht grundlos befindet es sich bei zahlreichen Unternehmen im Einsatz, die Salesforce-Produkte nutzen. Im Vergleich zu anderen Lösungen punktet Data Loader insbesondere mit Schnelligkeit und intuitiver Bedienbarkeit. Darüber hinaus ist das Produkt zuverlässig und kostenlos.


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