Maximilian Benning
14. Juni 2021

Schnelles, einfaches und aktuelles Reporting – ohne Excel

Excel ist als Reporting-Tool weit verbreitet, hat aber viele Nachteile. Salesforce schafft hier Abhilfe.

Das Erheben und Auswerten von Kundendaten ist ein entscheidender Aspekt des erfolgreichen Kundenmanagements. Viele Unternehmen greifen hierzu auf Excel zurück – und machen sich so unnötig viel Arbeit. In diesem Beitrag erfahren Sie, warum Excel keine gute Reporting-Lösung abgibt, und wie Sie Salesforce dazu nutzen können, Ihr Reporting zu vereinfachen.

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Das Zweckentfremden von Excel als Reporting-Tool ist eine weit verbreitete, aber bei weitem keine optimale Lösung. Die Nachteile, die das Reporting mit Excel mit sich bringt, lassen sich dabei sehr gut an einem Praxisbeispiel verdeutlichen:

Praxisbeispiel: Gelungenes Reporting muss nicht kompliziert sein

Einer unserer Kunden ist als Vertriebsleiter in einem Unternehmen tätig. Sein Ziel ist es, die Arbeitseffizienz seines Teams zu maximieren. Um dieses Ziel zu erreichen, muss er jederzeit wissen, woran die Mitglieder seines Teams gerade arbeiten.

Die Ausgangssituation: Reporting mit Excel

Abbildung 1: Das Erstellen von Reports auf Grundlage von in Excel hinterlegten Datensätzen ist ein fehleranfälliger und zeitaufwändiger Prozess.

Vor der Implementierung von Salesforce verfügte das Unternehmen unseres Kunden nicht über ein CRM-System. Stattdessen versuchte man, die Aufgaben, die mittlerweile Salesforce übernimmt, mithilfe von Excel zu bewältigen. Unser Kunde musste daher die Daten aller Unternehmenskunden mithilfe einer Exceltabelle verwalten – vom Namen und der Kontaktadresse des Ansprechpartners bis hin zum Namen des Teammitglieds, das den Kunden betreute.

Um zu ermitteln, woran die Mitglieder seines Teams gerade arbeiteten und wo Optimierungspotenziale bestanden, musste unser Kunde die Excel-Datenbank in regelmäßigen Abständen manuell auswerten. Dieser Prozess war zeitaufwändig und stand nicht immer in Relation zu dem daraus gewonnenen Nutzen.

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Die Vor- und Nachteile von Excel als Reporting-Lösung

Die Arbeitssituation unseres Kunden ist keinesfalls ein Einzelfall. Viele Unternehmen setzen das Tabellenkalkulationstool im Zuge ihrer Reporting-Aktivitäten im Vertrieb ein.

Vorteile

Auf den ersten Blick hat diese Lösung durchaus Vorteile: Ein großer Pluspunkt von Excel besteht in seinem hohen Verbreitungsgrad. Da viele Unternehmen das Tool ohnehin bereits in anderen Kontexten nutzen, liegt es nahe, auch bei Reporting-Prozessen im Vertrieb darauf zurückzugreifen. Da Excel so weit verbreitet ist, ist es zudem meist problemlos möglich, Dateien mit externen Parteien – etwa Kunden oder Geschäftspartnern – zu teilen.

Zudem ist nicht von der Hand zu weisen, dass Excel ein fähiges und vielseitiges Tool ist, mithilfe dessen sich sowohl einfache als auch komplexe Reports erstellen lassen. Auch die Verknüpfung verschiedener Datensätze und das Erstellen von Grafiken sind in Excel prinzipiell möglich.

Nachteile

Zumeist stellen sich die augenscheinlichen Vorteile, die Excel als Reporting-Lösung bietet, jedoch als Trugschluss heraus. Das ist zum einen darauf zurückzuführen, dass der Erstellungsaufwand einer komplexen, leistungsstarken und aussagekräftigen Datenbank mithilfe von Excel häufig sehr hoch ist. Da die Nutzung von Excel als Reporting-Tool zudem erfordert, dass die hinterlegten Daten immer wieder überarbeitet werden müssen, besteht außerdem ein erhöhtes Fehlerpotenzial.

Ein weiterer Nachteil besteht darin, dass auf Grundlage von Excel erstellte Reports häufig nicht in Echtzeit zur Verfügung stehen und daher nicht immer den aktuellen Informationsstand widerspiegeln. Das wirkt sich negativ auf die Servicequalität und auf die Möglichkeit mit Kunden zu verhandeln aus.

Die Lösung: So unterstützt Salesforce beim Erstellen von Reports

In Salesforce haben Sie die Möglichkeit, in Echtzeit übersichtliche, interaktive Reports zu erstellen - ganz ohne Excel.

Abbildung 2: In Salesforce haben Sie die Möglichkeit, übersichtliche, interaktive Reports zu erstellen – und das in Echtzeit.

Die Einführung eines eigens dafür vorgesehenen Reporting-Tools löste all diese Probleme. Auch Salesforce bietet diese Funktion: Mithilfe der in Salesforce angelegten, vorgefertigten Berichtstypen kann unser Kunde Berichte nun ohne viel Aufwand erstellen – und das ganz ohne Excel.

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Ist ein Salesforce-Report erst einmal angelegt, besteht kein weiterer Handlungsbedarf mehr. Der Report wird automatisch aktualisiert und berücksichtigt dabei immer die neuesten vorliegenden Daten. Da Salesforce Reports in Echtzeit erstellt, sind Wartezeiten hinfällig. Unser Kunde kann sich daher bei jeder Kundeninteraktion und jeder Managemententscheidung auf die aktuelle Datenlage berufen.

Da Salesforce-Reports direkt in Salesforce erstellt werden, besteht zudem keine Notwendigkeit, bei der Arbeit zwischen mehreren Tools hin und her zu wechseln. Soll ein Report dennoch einmal exportiert werden, kann der Export als Excel- oder CSV-Datei erfolgen. So kann unser Kunde seine Reports problemlos mit externen Partnern teilen. Das Risiko, dass diese nicht auf die Dateien zugreifen können, besteht nicht.

Von Excel zu Salesforce – so optimieren Sie Ihr Reporting

Viele Unternehmen greifen zur Erstellung von Reports im Vertrieb auf Excel zurück. Da sie die eigentlich als Tabellenkalkulations-Tool gedachte Lösung ohnehin bereits in anderen Kontexten nutzen, mag diese Entscheidung im ersten Moment naheliegend sein. Im Arbeitsalltag erweist sich das Reporting mithilfe von Excel jedoch oft als mühsamer und unpraktischer Prozess, der viele Nachteile mit sich bringt. Salesforce kann hier Abhilfe schaffen: Das CRM-Tool verfügt über umfangreiche Reporting-Features, dank derer sich Reports auf einfache Art und Weise erstellen, anpassen und teilen lassen.

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Maximilian Benning

Maximilian Benning

Mein Name ist Maximilian Benning und ich bin Management- & Technologieberater im Bereich Vertrieb und Kundenservice. Seit 2016 berate ich Kunden und Interessierte dabei, wie Sie Innovation in Ihren Alltagsprozessen erreichen und übertrage ihre Vision in umsetzbare Lösungen. Nach diversen Salesforce Zertifizierungen bringe ich ein umfassendes IT-Know-How in den Bereichen CRM, Datenanalyse und AI-Automation mit und befasse mich abseits meiner Kundengespräche vor allem mit neuen Trends aus Wirtschaft und IT.

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