6 gängige Kommunikationsfehler und wie Sie diese vermeiden
Jedes erfolgreiche Unternehmen ist auf eine reibungslose Kommunikation am Arbeitsplatz angewiesen. Leider ist das aber nicht überall selbstverständlich, z. B. wenn Führungskräfte Schwierigkeiten mit Collaboration-Tools haben oder Mitarbeiter Kommunikationsprobleme nur ungern ansprechen. In solchen Fällen kann der mangelnde Informationstransfer zu Motivationsverlusten führen und die Entwicklung von Ideen hemmen. In diesem Beitrag lernen sie einige verbreitete Kommunikationsfehler kennen und erfahren, wie Sie diese vermeiden können.
Folgen von Kommunikationsfehlern
Fehler in der Kommunikation können erhebliche Auswirkungen haben, darunter:
- Schlechtes Arbeitsklima
- Verlust an Motivation
- Terminverzug
- Verminderung der Arbeitsleistung
- Vertrauensverlust
Um solche Konsequenzen schlechter Kommunikation am Arbeitsplatz zu vermeiden, ist es entscheidend, auftretende Kommunikationsfehler zu erkennen und zu analysieren.
Welche Kommunikationsfehler gibt es und wie können sie vermieden werden?
Fehler in der Kommunikation während des Arbeitsprozesses lassen sich in der Regel auf zwei grundlegende Ursachen zurückführen: informelle Fehler und Fehler, die aus Konfliktsituationen resultieren. Informelle Kommunikationsfehler können durch sprachliche Ungenauigkeiten entstehen, die Informationen unzureichend spezifizieren. Gleiches gilt für schriftliche Informationen, die zudem verzögert übermittelt werden. Konfliktsituationen können durch Meinungsverschiedenheiten oder Fehlinterpretationen ausgelöst werden.
Überflüssige Kommunikation und zu wenig Zuhören
Trotz guter Planung und klar definierten Zielen können Kommunikationsfehler auftreten. In vielen Fällen liegt das Problem darin, dass eine Minderheit zu viel spricht und zu wenig zugehört wird. Eine einfache Lösung besteht darin, als Vorgesetzter keinen Monolog zu führen, sondern zu Beginn klare Ziele zu setzen und dann alle Beteiligten aktiv einzubeziehen. Wichtige Elemente sind das Zuhören, die Bereitschaft zur Akzeptanz unterschiedlicher Meinungen und das Stellen von Fragen, um Interesse zu signalisieren und eine echte Kommunikation zu fördern.
Nicht ausreden lassen
Eine häufige Kommunikationsstörung tritt auf, wenn Gesprächspartnerinnen einander nicht ausreden lassen, was den Eindruck erwecken kann, nicht ernst genommen zu werden. Falls das vorkommt, ist es wichtig, sich selbst zu reflektieren und gegebenenfalls zu entschuldigen, wenn Sie erkennen, dass der andere noch nicht fertig war. In Situationen, in denen bewusst unterbrochen wird, ist es ratsam, dies transparent zu kommunizieren, zum Beispiel mit dem Satz: „Entschuldigen Sie bitte, wenn ich Sie unterbreche, aber zu diesem Punkt muss ich unbedingt ergänzen.” Alternativ können Sie innerlich bis 5 zählen, um dem Gesprächspartner genug Zeit zu geben, seine Gedanken auszudrücken.
Sollten Sie unterbrochen werden, können Sie ruhig mitteilen, dass Sie gern Ihren Satz beenden möchten. Eine mögliche Formulierung könnte sein: „Ich war noch nicht fertig und möchte den Gedanken gerne noch zu Ende ausführen.” In den meisten Fällen erfolgt die Unterbrechung nicht mit böser Absicht und die unterbrechende Person wird Sie weitersprechen lassen.
Pauschalisierungen
Ein häufiger und nerviger Kommunikationsfehler ist das Verallgemeinern, wie zum Beispiel durch Aussagen wie „Das machst du immer so” oder „Nie kann ich mich auf dich verlassen.” Dieser Fehler tritt besonders auf, wenn Menschen emotional sind, da Verallgemeinerungen oft Übertreibungen sind. Falls jemand Ihnen eine Pauschalisierung entgegenwirft, ist es ratsam, nach konkreten Beispielen zu fragen, um die Diskussion auf die Sachebene zu bringen. Gleichzeitig ist es wichtig, dass auch Sie selbst konkret werden und genau benennen, was Sie stört, anstatt allgemeine Aussagen zu verwenden. Dies fördert eine klarere Kommunikation und verhindert Missverständnisse.
Schuldzuweisungen
Sprachlich unterscheiden sich die Begrifflichkeiten unserer Gefühle wesentlich. „Ich bin sauer” drückt die Selbstverantwortung für das Gefühl aus, während „Ich fühle mich übergangen” eine Unterstellung darstellt, dass jemand anderes uns absichtlich ignoriert hat. Die gewaltfreie Kommunikation bezeichnet erstere als „echte Gefühle”, die körperlich wahrgenommen werden und keine objektive Richtigkeit haben. Im Gegensatz dazu werden die Begriffe wie „übergangen” oder „sabotiert” als Tätergefühle oder Pseudogefühle betrachtet, da sie auf Annahmen und Unterstellungen basieren.
In der Kommunikation ist es wichtig, sich bewusst zu sein, dass Menschen generell gute Absichten haben, auch wenn diese nicht immer im Sinne anderer sind. Offene Fragen, die auf die positive Absicht hinter einem Verhalten abzielen, können Missverständnisse klären. Falls Unterstellungen entstehen, ist es ratsam, ruhig darauf hinzuweisen und Erklärungen anzubieten, um einen offenen Dialog zu ermöglichen.
Druck aufbauen
Die Verwendung von „müssen” und „sollen” erzeugt oft Druck und nimmt dem Gegenüber die Freiheit, etwas freiwillig oder spontan zu tun. In Situationen, in denen es verschiedene Wege zum Ziel gibt, fehlt oft die Offenheit, dem anderen Raum für seine eigenen Lösungsansätze zu lassen. Es geht nicht um Situationen, in denen es aus Sicherheitsgründen zwingend erforderlich ist, sondern um diejenigen, in denen verschiedene Herangehensweisen möglich sind. Bei Anweisungen wie „du musst” oder „du sollst” ist es hilfreich, nach Alternativen zu fragen und Argumente zu hören. Es ist auch wichtig, dass es einem selbst bewusst ist, warum man bestimmte Dinge als „müssen” oder „sollen” betrachtet und stattdessen den Fokus auf die eigenen Bedürfnisse und Wünsche zu legen, indem man beispielsweise „ich will” verwendet.
Höflichkeitsformen werden nicht verwendet
Nutzen Sie „Bitte”, wenn Sie Aufgaben an Kollegen verteilen, und sagen Sie „Danke”, wenn die Aufgaben erledigt sind? Wenn nicht, vernachlässigen Sie möglicherweise wichtige Höflichkeitsformen.
Empfehlung: Vermeiden Sie es, einfache Höflichkeitsformen zu vergessen, auch in stressigen Situationen. Die Verwendung von Wörtern wie „Bitte” und „Danke” sollte zur Selbstverständlichkeit werden. Ebenso sind gestenreiche Höflichkeitsbekundungen, wie das Händeschütteln mit Geschäftspartnern oder das Offenhalten einer Aufzugtür für eilende Kollegen, auch unter Zeitdruck durchaus machbar.
Fazit
Eine gute Kommunikationskultur ist essentiell für Unternehmen, denn Kommunikationsfehler können schwerwiegende Folgen wie ein schlechtes Arbeitsklima und Motivationsverlust bei Ihren Mitarbeitern haben. Deshalb ist es wichtig, Kommunikationsfehler, wie z. B. übermäßige Kommunikation, das Unterbrechen des Gegenübers, Pauschalisierungen, Schuldzuweisungen und unnötiger Druckaufbau zu vermeiden. Die Verwendung von Höflichkeitsformen trägt dazu bei, eine positive Arbeitsatmosphäre zu schaffen und Missverständnisse zu verhindern. Insgesamt sichert eine effektive und respektvolle Kommunikation nicht nur einen reibungslosen Informationsfluss, sondern auch den langfristigen Erfolg Ihres Unternehmens.
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FAQ
Wie entstehen Kommunikationsfehler?
Fehler in der Kommunikation während des Arbeitsprozesses lassen sich in der Regel auf zwei grundlegende Ursachen zurückführen: informelle Fehler und Fehler, die aus Konfliktsituationen resultieren.
Welche Kommunikationsfehler gibt es?
Kommunikationsfehler können durch übermäßiges Sprechen und mangelndes Zuhören entstehen. Weitere Probleme sind das Unterbrechen, Pauschalisieren, Schuldzuweisungen, Druckausübung und Vernachlässigen von Höflichkeitsformen wie ‚‚Bitte” und ‚‚Danke”.
Was sind die Folgen von Kommunikationsfehlern?
Kommunikationsfehler am Arbeitsplatz können zu negativen Auswirkungen wie schlechtem Arbeitsklima, Motivationsverlust, Terminverzug, verminderte Arbeitsleistung und Vertrauensverlust führen.
