Prozesse im Vertrieb schneller und einfacher mit einem Workflow-Management
Gewisse Prozesse, wie z. B. Genehmigungen, fressen in vielen Arbeitsorganisationen wertvolle Zeit vom eigentlichen Arbeitsaufwand. Dabei muss das nicht so sein. Mittlerweile gibt es viele Workflow-Management-Systeme, die beispielsweise im Vertrieb die Arbeit Ihrer Mitarbeiter erleichtern.
Was ist Workflow-Management?
Das Workflow-Management versucht Ihre internen Arbeitsabläufe, sprich die Workflows, zielgerichtet zu koordinieren und dabei auch zu steuern. Die Arbeit der Vertriebler wird so z. B. durch transparente, optimierte und vereinfachte Arbeitsabläufe besser bzw. effektiver.
Denn erfahrungsgemäß besteht der Arbeitsalltag in einem Unternehmen aus den unterschiedlichsten Arbeitsschritten. Die sind von bestimmten Abteilungen und damit auch von vielen Mitarbeitern zu erledigen. Damit die Prozesse einfacher und vor allem weder von Zeit und Raum abhängig sind, können Sie ein Workflow-Management im Unternehmen integrieren.
Die Basis jedes Workflow-Managements besteht aus folgenden Punkten:
- Analyse: Bevor Sie ein Workflow-Management in Ihrem Unternehmen ausrollen, sollten Sie bereits bestehende Arbeitsabläufe analysieren und Ihre Unternehmensstrukturen beachten. So können Sie Optimierungspotentiale entdecken.
- Modellierung: Damit die Integration reibungslos ablaufen kann, sollten Sie alle Teilarbeitsschritte genau definieren und alles zusammen auf eine vorschriftsmäßige Ebene bringen.
- Steuerung: Hierbei geht es um einen klar dargelegten Anfang, einen gegliederten Ablauf und auch um ein definiertes Ende, wobei Sie jede Aktivität durch den Ausgang der vorangegangenen Aufgabe bestimmen.
- Protokollierung: Sie sollten alle Schritte, Arbeitsabläufe usw. durch Reportings und Statistiken protokollieren. Somit gewinnen Sie am Ende eine umfangreiche Übersicht über alle notwendigen Daten und Informationen, die Sie eventuell für die nächste Weiterverarbeitung benötigen. Damit können Sie am Ende gegebenenfalls Engpässe noch frühzeitig aufdecken.
Welche Prozesse können Sie mit so einem System automatisieren?
Ein Workflow-Management-System kann unter vielen Namen bekannt sein, wie z. B. eine einfache Software oder eine Prozessmanagement-Software. Ganz gleich wie sie genannt werden, die Systeme bieten alle Workflow-Tools an.
Ziel eines jeden Workflow-Management-Systems ist es, die Produktivität zu steigern, aufkommende Kosten zu reduzieren, die Kommunikation unter den Mitarbeitern zu verbessern und einen reibungslosen Informationsaustausch in einem Projekt zu ermöglichen. Ebenso haben Sie auch dank eines Workflow-Management-Systems die Möglichkeit, Termine individuell zu überwachen, immer wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren und Projektleistungen zu bewerten und gegebenenfalls zu optimieren. So ein System kann also wirklich ein kleiner Allrounder sein.
Welche Workflows können Sie mit einem Workflow-Management-System darstellen?
Zuallererst lässt sich die Frage nicht ganz einheitlich klären. Es gibt nämlich bestimmte Workflow-Management-Systeme, die sind template-basiert, d. h. die können Sie nur auf einzelne und vorgefertigte Workflows anwenden. Zugleich gibt es aber auch Workflow-Management-Systeme, die komplett frei und individuell konfigurierbar sind und sich deshalb für alle möglichen Workflows eignen.
Ein kleiner Tipp unsererseits: Schauen Sie nach einem Workflow-Management System, das Ihnen viel Flexibilität anbietet. Damit müssen Sie nicht unendlich viele Systeme für unterschiedliche Workflows beziehen.
Um Ihnen mal ein Praxisbeispiel vorstellen zu können, zeige ich Ihnen, welche drei Vertriebsaufgaben Sie ganz einfach mit einem Workflow-Management-System automatisieren können.
- Leadzuweisungen: Ihre Vertriebsmitarbeiter müssen ihre Zuweisungen untereinander noch manuell aufteilen? Dabei stellt sich oft die Frage, wer welchen qualifizierten Marketing Lead nun bekommt. Nutzen Sie die Zeit effizienter. Über ein Workflow-Management-System können Sie zunächst alle Regionen untereinander aufteilen und dann eine Lead-Rotation einstellen. Die teilt dem Vertriebsmitarbeiter seine Aufgaben zu und keiner muss sich zuerst noch eine raussuchen.
- Lead-Rejection: Auch wenn die Aufgabe nicht die erfreulichste ist, kommt es auch vor, dass ein qualifizierter Marketing Lead zu keinem qualifizierten Sales Lead wird. Warum? Dafür gibt es unzählige Gründe, wie z. B. niedriges Budget, Vertriebsregion passt nicht oder einfach nur schlechtes Timing. Aber auch wenn es nicht direkt zu einem SQL wird, besteht durchaus die Möglichkeit, es zu einem späteren Zeitpunkt nochmals zu versuchen. Damit Ihre Vertriebsmitarbeiter das nicht vergessen, setzen Sie dafür ein Workflow ein. Der ordnet den gescheiterten MQL einer Begründung zu. Je nachdem, ob dort ein späteres Potential gegeben ist, werden Ihre Vertriebsmitarbeiter erinnert, dort mal wieder nachzufragen.
Workflow-Management-Systeme auch für Ihr Unternehmen
Solch ein Workflow-Management kann für Sie schon von großem Vorteil sein. Denn wenn Ihre Prozesse eher mitarbeiterorientiert sind, dann wird solch ein Workflow-Management-System sich auf Ihre Mitarbeiter und deren Aufgaben konzentrieren. Wenn Sie sich aber lieber auf einen systemorientierten Workflow konzentrieren möchten, der unterschiedliche Systeme und Geschäftsprozesse zusammenführt, dann ist auch das kein Problem.
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Wenn Sie noch nicht ganz genau wissen, ob für Sie ein Workflow-Management-System angebracht ist, können Sie mich gerne kontaktieren. Gemeinsam schauen wir, was für Sie und Ihr Unternehmen am effizientesten ist.
