Salesforce Datenintegration: Tipps für eine reibungslose Systemanbindung
Es ist für CRM-Anwendungen wie Salesforce entscheidend, eine umfassende Sicht auf jeden Kunden zu gewährleisten. Die Herausforderung liegt dabei in der nahtlosen Integration oder Migration von Daten aus bereits bestehenden Systemen. Obwohl Salesforce mit seiner API eine eigene Lösung bietet, können unerwartete Hindernisse bei der Integration auftreten, die Zeit und Ressourcen beanspruchen.
Welche Integrationen gibt es innerhalb von Salesforce?
- Verkaufs- und Bestellfunktionen: Durch die Integration von Salesforce mit ERP-Systemen wie Epicor, NetSuite, Oracle oder SAP können Sie Ihre Verkaufs- und Bestellprozesse automatisieren, rationalisieren und beschleunigen. Auch Abrechnungen, Ihre Bestandsverwaltung und Auftragsabwicklungen können so integriert werden.
- Marketingfunktionen: Die Integration von Salesforce mit Marketinganwendungen wie HubSpot, MailChimp und Marketo bietet Ihnen eine transparente Sicht auf Ihre Kundeninteraktionen über verschiedene Kanäle wie E-Mail, soziale Medien und Websites.
- Unterstützungsfunktionen: Durch die Verknüpfung von Salesforce mit wichtigen Anwendungen und Drittanbietern erhalten Ihre Supportmitarbeiter Zugriff auf relevante Informationen wie Produktdetails, Anfragen, Rechnungen, Bestellstatus, Support-Tickets, Bestands- und Garantieinformationen.
- Logistikfunktionen: Durch die richtige Integration von Salesforce können Sie Ihre Logistikprozesse von Anfang bis Ende verbessern, um Produkte und Materialien effizienter und kostengünstiger zu bewegen.
- Branchenspezifische Funktionen: Salesforce-Integrationen lassen sich auf spezifische Anwendungsfälle innerhalb verschiedener Branchen zuschneiden. So kann eine Salesforce-Integration für den Hochschulbereich optimierte und automatisierte Prozesse für Funktionen wie Rekrutierung, finanzielle Unterstützung, Zulassung und Unterkunft bereitstellen.
Wie funktioniert die Integration von Daten in Salesforce?
Mit Salesforce Connect können Sie externe Daten in Ihrer Salesforce-Organisation anzeigen, suchen und bearbeiten. Diese Daten können aus verschiedenen Quellsystemen wie SAP, Microsoft oder Oracle stammen, aber auch aus anderen Salesforce-Organisationen. Die Daten werden in Echtzeit vom Quellsystem abgerufen und es wird keine Kopie dieser Daten in Salesforce erstellt. Daher unterscheidet sich diese Art der Anbindung von ETL-Tools, bei denen Daten in festgelegten Zeitintervallen in Salesforce kopiert und dann verarbeitet werden.
Eine weitere Besonderheit von Salesforce Connect ist, dass die externe Datenquelle als „natives“ Salesforce-Objekt bereitgestellt wird. Das bedeutet, dass viele Salesforce-Funktionen wie APEX-Trigger und -Klassen, SOQL-Abfragen, LookUp-Beziehungen usw. wie gewohnt auf dieses Objekt angewendet werden können.
Wie funktioniert die Datenintegration mit Salesforce Connect?
Salesforce Connect verwendet eine Funktion namens externe Objekte, die ähnlich wie benutzerdefinierte Objekte in Salesforce sind, außer dass die Daten in einem anderen System gespeichert werden. Die Definition eines externen Objekts umfasst jedoch auch die externe Verbindung zum System, in dem die Objektdaten gespeichert sind. Um auf externe Objekte zuzugreifen, verwendet Salesforce Connect verschiedene Authentifizierungseinstellungen. Es gibt drei Arten von Adaptern, die von Salesforce Connect unterstützt werden:
- Cross-org
- OData
- Apex Custom
Sobald ein externes Objekt definiert und verbunden ist, rendert Salesforce das Objekt im Kontext, und Daten aus dem Objekt können in Suchen erscheinen sowie in SOQL-Abfragen und der Salesforce-API verwendet werden.
5 Tipps für eine erfolgreiche Datenintegration in Salesforce
Im Folgenden habe ich einige Tipps für Sie zusammengefasst, die Ihnen bei der erfolgreichen Salesforce Datenintegration helfen können.
Tipp 1: Kritische Betrachtung der erforderlichen Berichte
Bevor Sie mit der Implementierung von Salesforce Reports beginnen, ist es wichtig, die Berichtsanforderungen kritisch zu prüfen. Ein häufiges Problem bei Salesforce ist, dass Sie nicht zwei Objekte, die vom selben Hauptobjekt abhängen, in einem einzigen Bericht zusammenführen können. Das kann Schwierigkeiten beim Vergleich von Soll- und Ist-Daten verursachen.
Zum Beispiel können Sie keine Rechnungen und Opportunities desselben Accounts in einem Bericht darstellen. Eine solche Vergleichsanalyse ist jedoch entscheidend für die Vertriebssteuerung. Wenn jedoch jede Rechnung einer Opportunity zugeordnet ist, lässt sich das leichter bewältigen.
Deshalb ist es ratsam, während der Konzeptionsphase ergebnisorientiert vorzugehen. Zuerst sollten die tatsächlich benötigten Berichte evaluiert werden, bevor mit der Implementierung begonnen wird. Auf diese Weise können viele zeitaufwendige oder unnötige Schritte vermieden werden.
Tipp 2: Nutzung von externen IDs
Ein weiterer Tipp betrifft die Rückverfolgung und Fehlerbehebung bei Datenmigrationen. Es ist wichtig, Salesforce-Datensätze direkt mit den entsprechenden Datensätzen im Quellsystem verknüpfen zu können.
Das wird durch sogenannte externe IDs in Salesforce erreicht. Sie können festlegen, dass jedes Feld eines Objekts eine externe ID ist. Wenn beispielsweise Daten aus System A und System B in ein Objekt übertragen werden, ist es sinnvoll, zwei externe ID-Felder zu verwenden (externe ID_A und externe ID_B), um die Verbindung sofort herstellen zu können.
Die Verwendung von externen IDs hat sich in vielen Projekten bewährt, da Salesforce damit in der Lage ist, einen Datensatz anhand der externen ID zu finden, ohne die Salesforce-ID zu benötigen. Externe IDs spielen auch eine zentrale Rolle bei der Einrichtung von Synchronisierungen, um Daten in verschiedenen Systemen identisch zu halten.
Tipp 3: Weniger ist mehr (bei der Migration)
Oft besteht der Ansatz darin, alle Daten zu migrieren. Die Erfahrung zeigt jedoch, dass das ein Trugschluss ist. Es ist ratsam, nur die tatsächlich verwendeten Felder zu migrieren und nur die Informationen, die immer noch relevant sind. Dadurch vermeiden Sie unübersichtliche Zuordnungen, den aufwendigen Transfer großer Datenmengen und Datenmüll aus Altsystemen.
Tipp 4: Vorbereitung ist entscheidend
Eine ordnungsgemäße Migration von mehreren Quellsystemen zu Salesforce erfordert eine detaillierte Spezifikation. Es ist wichtig, genau abzustimmen, welche Felder in den verschiedenen Systemen übereinstimmen und welches System als führend angesehen wird. „Garbage in, Garbage out“ gilt für die meisten Projekte im Bereich Daten, einschließlich Salesforce-Datenintegrationsprojekte.
Es ist wichtig zu überlegen, welche Daten tatsächlich benötigt werden, und eine Vorprüfung der Daten durchzuführen, um Inkonsistenzen in den Quelldaten aufzudecken und zu bereinigen. Dabei kann die Bereinigung entweder direkt im Migrationsjob erfolgen oder im Quellsystem korrigiert werden, abhängig davon, ob das Quellsystem später noch verwendet wird oder nicht.
Tipp 5: Definieren und Durchführen von Integrationstests
Ohne gut durchdachte Integrationstests war Ihre ganze Vorbereitung umsonst. Besonders bei großen Datenmengen ist es wichtig sicherzustellen, dass alle Datensätze migriert und die wichtigsten Eigenschaften und Datensätze überprüft werden.
Diese Tests sollten im Voraus festgelegt und von Key Usern durchgeführt werden, da sie die Daten sicher und sinnvoll prüfen können. Eine erfolgreiche Integration oder Migration erfordert die Zusammenarbeit verschiedener Kompetenzen.
Fazit
Eine erfolgreiche Datenintegration in Salesforce ist wichtig. Sie bietet eine umfassendere Sicht auf Ihre Kunden und gestaltet Ihre Geschäftsprozesse effizienter. Die Integration von Verkaufs-, Marketing-, Support-, Logistik- und branchenspezifischen Funktionen bietet Ihnen so die Möglichkeit, Ihre Abläufe zu optimieren. Durch die Nutzung von Salesforce Connect und die Umsetzung einiger Tipps für die Datenmigration und -integration können Sie Ihre Salesforce-Plattform noch optimaler nutzen und so Ihr Geschäftswachstum vorantreiben.
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