Salesforce: Automatisierten Geburtstagsgruß versenden (Teil 2/2)

Im zweiten Teil der Blog-Reihe richten wir den Geburtstagsgruß-Sender final ein. Falls Sie den ersten Teil verpasst haben, können Sie ihn hier noch einmal lesen.

8. Erstellen einer zweiten Workflow-Regel

1. Diese Regel nennen wir “Geburtstags-Email zurücksetzen”. Diese Regel setzt das Datumsfeld “Nächster Geburtstag” auf das aktuelle Datum und löst den “Sende Geburtstagsgruß”-Workflow aus.
2. Als Evaluationskriterium wählen wir: Regel auswerten, wenn ein Datensatz erstellt wird, und jederzeit, wenn er bearbeitet wird, damit er bestimmten Kriterien entspricht
3. In der ersten Zeile der Regelkriterien wählen wir: “Kontakt: Erhalte Geburtstagsgruß” – gleich – “Wahr”
4. In der zweiten Zeile wählen wir: “Kontakt: Geburtstags-Email-System zurücksetzen” – gleich – “Wahr”
5. Speichern und Weiter

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9. Hinzufügen einer Feldaktualisierung

1. Unter sofortige Workflow-Aktionen wählen wir Workflow-Aktion hinzufügen | Neue Feldaktualisierung
2. Wir nennen die Aktion: “Zurücksetzen des nächsten Geburtstags”. Diese Aktion befüllt das Feld “Nächster Geburtstag” mit dem Wert des nächsten Geburtstags.
3. Als zu aktualisierendes Feld wählen wir “Nächster Geburtstag”
4. “Workflow-Regeln nach Feldänderung neu auswerten” wird nicht ausgewählt
5. Als Datumsoptionen wählen wir: “Neuen Wert mithilfe einer Formel festlegen”
6. Dort tragen wir folgendes ein und Speichern anschließend:

IF(DATE(YEAR(TODAY()),MONTH(Birthdate),DAY(Birthdate)) <= TODAY(),
DATE(YEAR(TODAY())+1,MONTH(Birthdate),DAY(Birthdate)),
DATE(YEAR(TODAY()),MONTH(Birthdate),DAY(Birthdate)))

10. Hinzufügen eines Zeitauslösers

1. 1 Stunde Nach Auslösedatum der Regel
2. Hinzufügen einer Feldaktualisierung auf diesem Zeitauslöser. Wählen Sie das Feld “Geburtstags-Email-System zurücksetzen” aus
3. Setze einen Haken bei “Workflow-Regeln nach Feldänderung neu auswerten”
4. Optionen für Kontrollkästchen gleich “Falsch”
5. Speichern

11. Erstellen einer dritten Workflow-Regel

1. Wir nennen diese Workflow-Regel: “Geburtstagsgruß Opt-Out”
2. Regel auswerten, wenn ein Datensatz: erstellt wird und bei jeder Bearbeitung
3. In der ersten Zeile der Regelkriterien wählen wir: “Kontakt: Erhalte Geburtstagsgruß” – gleich – Falsch
4. Workflow-Aktion hinzufügen | Bestehende Aktion auswählen -> Feldaktualisierung: Prüfe Geburtstagssystem Box

12. Erstellen der vierten (und letzten) Workflow-Regel

1. Wir nennen diese Regel: Geburtstag ändern. Diese Regel kümmert sich um das äußerst unwahrscheinliche Event, dass sich das Geburtsdatum eines Kontaktes im System ändern. Dann wird unsere zweite Workflow-Regel ausgelöst, so dass das neue Datum übertragen wird.
2. Regel auswerten, wenn ein Datensatz: erstellt wird und bei jeder Bearbeitung
3. Diese Regel ausführen, wenn sich folgende Formel als wahr herausstellt:

   (MONTH(Birthdate) <> MONTH(NaechsterGeburtstag__c) || DAY(Birthdate) <> DAY(NaechsterGeburtstag__c)) && ErhalteGeburtstagsgruss__c = True

   Hier ist darauf zu achten, dass Sie die API-Feldnamen Ihrer neu angelegten Felder verwenden!

4. Workflow-Aktion hinzufügen | Bestehende Aktion auswählen -> Feldaktualisierung: Prüfe Geburtstagssystem Box

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13. Aktivieren aller Workflow-Regeln

1. Gehe zu Setup > Workflow & Genehmigungen > Workflow-Regeln
2. Klicke Aktivieren neben den entsprechenden Regeln

14. Überprüfen der korrekten Einrichtung

1. Dieser Schritt ist aus technischer Sicht nicht notwendig, ermöglicht es aber zu prüfen, ob Sie alles korrekt eingerichtet haben
2. Erstellen Sie einen Test Kontakt auf einem Account, fügen Sie eine E-Mailadresse hinzu und lassen Sie die Checkbox: Erhalte Geburtstagsgruß angewählt. Setzen Sie seinen Geburtstag auf morgen.
3. Schauen Sie unter Setup > Überwachen > Zeitbasierter Workflow > Suche nach, um zu sehen, ob der Workflow zum neu angelegten Kontakt angezeigt wird. Dies sollte der Fall sein, wenn alles korrekt eingerichtet wurde.
4. Wenn Sie circa eine Stunde warten sollten Sie zwei Workflow Regeln sehen. Eine terminiert auf 6 Uhr des Folgetages und eine weitere auf den Tag danach.
5. Gerne können Sie auch bis zum Folgetag warten und schauen, ob der Geburtstagsgruß korrekt versendet wird und ob das Feld: Nächster Geburtstag am Tag darauf um 1 Jahr nach hinten verschoben wird.

15. Aktivieren der gewünschten Kontakte

1. Erstellen Sie einen Bericht mit allen Kontakten, die zukünftig diesen Geburtstagsgruß erhalten sollen und wählen Sie folgende 3 Felder aus
   • Kontakt ID
   • Erhalte Geburtstagsgruß
   • Geburtstags-Email-System zurücksetzen
2. Exportieren Sie die Berichtdetails, tauschen Sie alle 0en mit 1en aus und speichern Sie das Dokument als .csv-Datei. Mit dieser Datei führen Sie über ein Migrations-Tool ihrer Wahl ein Daten-Update durch.
3. Aufgrund von Zeitauslöser-Limitierungen kann das Update eine gewisse Zeit dauern, in Abhängigkeit der zu updatenden Kontakte. Das Limit liegt hier bei 500 Kontakten/Stunde.

Robert Richter

Mein Name ist Robert Richter, ich berate Kunden beim Thema Vertrieb- und Service mit dem Schwerpunkt Salesforce.

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