Quote-to-Cash
Inhaltsverzeichnis
Quote-to-Cash – einfach erklärt
Quote-to-Cash umfasst alles, was Ihr Unternehmen im B2B- oder auch B2C-Umfeld zu erledigen hat: von der Unterbreitung des Angebots an einen potenziellen Kunden bis zum Kauf, der Lieferung und dem Zahlungseinzug. Diesen Prozess kann keine Lösung von der Stange bewältigen. Die Angebotserstellung wird als Beginn des QTC-Prozesses angesehen, denn nun haben Sie einen Interessenten im Verkaufstrichter.
Jahrelang liefen und laufen eventuell noch viele kundenzentrierte Aktivitäten in Ihrem Verkaufsprozess ab, die sich über verschiedene Abteilungen erstrecken und traditionell isoliert sind. Das führt zu zahlreichen Ineffizienzen mit hohen Kosten.
Serviceorganisationen, die nicht auf einen strukturierten und optimierten Quote-to-Cash-Prozess zurückgreifen können, müssen eher raten, ob ein Engagement rentabel ist und ob die erwarteten Margen erreicht werden. Die Überraschung, wenn sich ein vermeintlich lukratives Engagement als unrentabel herausstellt, muss nicht sein.
Die Grundlagen des Quote-to-Cash-Prozesses
Die erste Phase des QTC-Prozesses gliedert sich in Configure, Price, Quote (CPQ). Bei der Konfiguration unternimmt einer Ihrer Vertriebsmitarbeiter die ersten Schritte, um Ihrem Kunden ein Angebot zu erstellen. Diese Phase ist entscheidend für den Prozess, weil alle Fehler später teuer werden können, die sich in das Angebot eingeschlichen haben. Eine QTC-Software führt zahlreiche Kontrollen ein, um die Qualität sicherzustellen.
Zudem sollten Sie sich darüber bewusst sein, dass über 60 % aller Verkaufsangebote ohne Kaufentscheidung enden. Sie können diese Zahl nach unten korrigieren, wenn Sie Ihre Verkaufsangebote gründlich, genau und zeitnah erstellen.
Des Weiteren führen komplizierte Preisstrukturen in der Regel dazu, dass Verkäufer fehlerbehaftete Angebote abgeben. Setzen Sie eine QTC-Lösung ein, werden detaillierte Preisinformationen in Echtzeit in sämtlichen Systemen aktualisiert. Sie können sich stets darauf verlassen, dass Ihre Kunden genaue Informationen erhalten.
Mit automatisierten Angeboten in Ihren QTC-Prozess stellen Sie auch sicher, dass jedes Angebot und jeder nachfolgende Vertrag den Standards entspricht, die für den Abschluss des Verkaufs erforderlich sind.
Ablauf der Quote-to-Cash-Prozesse
Der 8-stufige Quote-to-Cash-Workflow beinhaltet folgende Schritte:
- Die Angebotskonfiguration
- Die Preisgestaltung
- Die Angebotserstellung
- Der Vertragsabschluss
- Die Auftragsverwaltung & -erfüllung
- Die Abrechnung & Rechnungsstellung
- Die Zahlungsabwicklung & Umsatzrealisierung
- Berichte & Analysen
Die Angebotskonfiguration
Die Konfiguration stellt den ersten Schritt im QTC-Prozess dar. Als Verkäufer sollten Sie so schnell wie möglich ein fehlerfreies Angebot anhand der Informationen für den Interessenten erstellen.
Die Preisgestaltung
Die Preisgestaltung beeinflusst die Kundenbeziehung, daher sollte Ihr Vertriebsteam genau und pünktlich arbeiten. Untersuchungen ergaben, dass die Kaufentscheidung für das Unternehmen fällt, welches am schnellsten antwortet. Online-Verkäufer verwenden CPQ, um individuelle Rabatte, Produktanpassungen oder Verkaufspakete manuell bzw. mit vollständig automatisierter Preisfindung zu erstellen.
Die Angebotserstellung
Nach der Ermittlung des optimalen Preises erstellt Ihre Verkaufsabteilung dem Interessenten ein detailliertes Angebot. Es muss sämtliche Informationen enthalten, die für den Abschluss des Verkaufs erforderlich sind. Damit hat Ihr Kunde eine klare Vorstellung von der Preisgestaltung.
Potenzielle Kunden fordern Angebote von mehreren Unternehmen an, wägen die Vor- und Nachteile ab und vergleichen die Preise, bevor sie ihre Kaufentscheidung treffen. Ein Angebot bedeutet, dass Ihre Marketingbemühungen erfolgreich waren.
Der Vertragsabschluss
Nachdem der Kunde Ihr Angebot akzeptiert hat, müssen Sie einen gut durchdachten und fehlerfreien Vertrag ausarbeiten. Sie und der Kunde handeln die Verkaufsbedingungen aus, bis eine Einigung zustande kommt und der Vertrag unterschrieben wird.
Die Auftragsverwaltung & -erfüllung
Nach der Unterzeichnung des Vertrags oder Angebots durch den Kunden führen Sie die Bestellung exakt und gemäß dem vereinbarten Zeitplan aus, um das beste Kundenerlebnis zu erzielen. Automatisierte Auftragsverwaltungs- und Abwicklungssysteme garantieren, dass Sie nur Aufträge annehmen, die Ihr Unternehmen erfüllen kann.
Die Abrechnung & Rechnungsstellung
Sie können Rechnungsstellungen komplett automatisieren. Sie geben bedarfsweise Bestellnummern, Steuer- und Gebührenaufschlüsselungen und weitere Informationen an, die Ihre Kunden zur Anweisung der Zahlung benötigen. Indem Sie Rechnungen vorzeitig versenden und den Prozess der Debitorenbuchhaltung so einfach wie möglich gestalten, können Sie Ihr Geld schneller erhalten und Ihren Cashflow verbessern.
Die Zahlungsabwicklung & Umsatzrealisierung
Auch wenn es für den Verkäufer einen zusätzlichen Aufwand bedeutet: Der Zahlungsvorgang für Ihren Kunden sollte so einfach wie möglich gestaltet werden. Akzeptieren Sie verschiedene Zahlungsmöglichkeiten, z. B. per Kreditkarte, Banküberweisung etc. Sie können auch einen Inkassoprozess für den Fall einrichten, dass Kundenrechnungen nicht rechtzeitig bezahlt werden.
Berichte & Analysen
In der QTC-Software geben Ihnen die Dashboards einen Einblick in KPIs und andere Metriken. Einer der Hauptvorteile der Software besteht darin, dass sie Ihre Daten aus unterschiedlichen Bereichen als digitaler Komplex zusammenfasst. Somit sind Sie in der Lage, jeden Schritt im Quote-to-Cash-Prozess zu überwachen.
Quote-to-Cash-Automatisierung
Zu den wichtigsten Automatisierungsmöglichkeiten zählen redundante oder wiederkehrende Aufgaben, die einen hohen manuellen Aufwand erfordern. Von der Dateneingabe bis zur Rechnungsstellung gibt es mit Sicherheit viele Bereiche Ihrer Geschäftsfunktionen innerhalb des QTC-Prozesses, die von einer Automatisierung profitieren werden.
Eine Software ist ideal für die Automatisierung von QTC-Prozessen. Ihre kompletten Geschäftsdaten werden in einem digitalen Ökosystem zusammengefasst, statt dass sie separat existieren.
Es sprechen auch weitere Punkte für die Software: Die Sammlung verschiedener Informationen und Daten aus unterschiedlichen Tabellenkalkulationen zur Angebotserstellung ist ein zeitaufwendiger und umständlicher Prozess. Eine Software vereinfacht diesen Prozess für Ihr Vertriebsteam, indem automatisierte Angebote an Interessenten nach Anforderung versendet werden.
Zur aufschlussreichen Berichterstattung stehen Ihnen verständliche Grafiken zur Verfügung, die Ihnen einen Einblick in die verschiedenen Phasen Ihres QTC-Prozesses ermöglichen. Vorkonfigurierte Dashboards stellen KPIs für Auftragsverwaltung, Finanzen etc. bereit und ermöglichen Ihnen, Berichte an die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens anzupassen.
Der CPQ-Prozess (kurz für Configure, Price, Offer) ist ideal für eine personalisierte Verkaufssprache. Passen Sie Rabatte, Werbeaktionen und Produkte mit genauen Preisen und Produktinformationen an, die aus Daten in Ihrem System gesammelt wurden.
Schnellere Umsatzgenerierung dank Salesforce CPQ
CPQ stellt die Phase im Quote-to-Cash-Prozess dar, in der das Angebot für einen Kunden angepasst und generiert wird. Es ist ein Akronym für Konfiguration, Preis und Angebot und beinhaltet den Prozess einer Produktauswahl bis hin zum Versenden des Angebots. Die Angebotserstellung wird mit CPQ-Lösungen fast komplett automatisiert.
Das Tool Salesforce CPQ hilft Ihnen dabei, Angebote, Verträge und Rechnungen schnell zu erstellen. Mit einem solchen nahtlosen CPQ-Prozess können Sie Aufträge schneller gewinnen und Ihren Umsatz effizient steigern. Die automatisierten Prozesse ermöglichen Ihnen, exaktere Angebote und Verträge zu erstellen. Sie können auch den Zahlungseingang beschleunigen.
Einfachere Erstellung exakter Angebote
Mit Salesforce CPQ stellen Sie sicher, dass all Ihre Angebote konsistent sind und einheitlich aussehen. Wie bereits erwähnt beschleunigt dieses Tool die Angebotserstellung. Es sichert auch ab, dass immer die richtigen Begleitmaterialien und Konditionen beigefügt sind. Sie können elektronische Signaturoptionen integrieren, um Ihren Kunden den Kaufabschluss so bequem wie möglich und in kurzer Zeit zu präsentieren.
Die Vereinfachung der Rechnungserstellung & Anrechnung von Umsatzprovisionen
Erleichtern Sie sich den Prozess der Rechnungserstellung und sorgen Sie für einen rechtzeitigen Zahlungseingang. Auch die Abrechnungen von Abonnements oder Lizenzen mit flexiblen Zahlungsbedingungen können Sie so schnell gestalten. Umsatzprovisionen können Sie automatisch anpassen lassen. Auch Berichte zu Angeboten, Bestellungen, Rechnungen und Zahlungen sind schnell angefertigt.
Mit der CPQ-Software können Sie Verkaufschancen schneller in Umsätze verwandeln und den gesamten Prozess von der Konfiguration und Preisgestaltung bis zur Angebotserstellung beschleunigen und vereinfachen.
Screenshot einer Opportunity und des Prozesses in Salesforce CPQ
Vorteile von Quote-to-Cash
Die Analyse des Quote-to-Cash-Prozesses garantiert Ihrem Unternehmen verschiedene Vorteile:
- Höhere Einnahmen
- Verbesserter Cashflow
- Höhere Gesamteffizienz
Ihr Vertriebsteam schränkt dank Quote-to-Cash und einer entsprechenden Software Angebotsfehler ein, wickelt die Aufträge schneller ab und gestaltet die Rechnungsstellung zügig. Ein verbesserter QTC-Prozess hat entscheidenden Anteil daran, das Kundenerlebnis zu verbessern, was zu Folgegeschäften und höherem Umsatz führt. Die Vermeidung von Ineffizienzen leistet ebenfalls ihren Beitrag zur Kostensenkung.
Fazit
Quote-to-Cash erleichtert Ihren Verkaufsprozess sowie die Interaktion der Beteiligten. Es steigert auch die Agilität Ihrer Verhandlung. Mit einer geeigneten Quote-to-Cash-Lösung können Sie den gesamten Umsatzprozess zentralisieren. Dadurch erhalten Sie eine integrierte Sicht auf all Ihre Kunden, Angebote und Verträge. So können Sie das Umsatzwachstum optimieren, Fehler und Verzögerungen minimieren und die Kundenbindung steigern.
Kostenlose Websession
Falls Sie weitere Fragen zu Quote-to-Cash haben oder noch mehr erfahren wollen, kontaktieren Sie uns gerne persönlich.
FAQ
Was bedeutet Quote-to-Cash?
Quote-to-Cash (QTC) umfasst den gesamten Prozess von der Angebotserstellung bis zum Zahlungseinzug und ist für Unternehmen im B2B- und B2C-Bereich entscheidend. Standardlösungen können diesen komplexen Prozess nicht bewältigen, wodurch ineffiziente und kostspielige Aktivitäten in isolierten Abteilungen entstehen. Ein strukturierter und optimierter QTC-Prozess ermöglicht es Unternehmen, rentable Engagements zu identifizieren und erwartete Margen zu erreichen.
Wie läuft ein Quote-to-Cash Prozess ab?
Der Quote-to-Cash-Workflow besteht aus acht Stufen, darunter die Konfiguration des Angebots, die Preisgestaltung, die Angebotserstellung, der Vertragsabschluss, die Auftragsverwaltung und -erfüllung, die Abrechnung und Rechnungsstellung, die Zahlungsabwicklung und Umsatzrealisierung sowie Berichte und Analysen. Diese Stufen bilden den end-to-end Prozess von der Angebotserstellung bis zur Umsatzrealisierung und liefern wichtige Einblicke und Daten für das Unternehmen.
Was sind die Vorteile von Quote-to-Cash?
Die Analyse des Quote-to-Cash-Prozesses bietet Ihrem Unternehmen eine Reihe von Vorteilen, darunter höhere Einnahmen, verbesserten Cashflow und eine insgesamt höhere Effizienz. Durch den Einsatz entsprechender Software und die Optimierung des QTC-Prozesses kann Ihr Vertriebsteam Angebotsfehler reduzieren, Aufträge schneller bearbeiten und Rechnungen zeitnah erstellen. Dies trägt zu einem verbesserten Kundenerlebnis, wiederkehrenden Geschäften und einem erhöhten Umsatz bei.
