Die Best Practices bei der Einführung von Field Service Management
Nachdem Sie sich für die Nutzung einer Field Service Management-Lösung entschieden haben, besteht der nächste Schritt in der effizienten Implementierung. Was Sie bei der Planung beachten sollten und welche Best Practices sich bewähren, zeigen wir Ihnen im folgenden Beitrag.
Ist- und Soll-Zustand definieren
Der wichtigste Schritt bei der Planung einer Außendienstlösung ist die konkrete Zielsetzung. Wie ist Ihr Außendienst strukturiert? Was kann und soll sich durch eine Lösung verändern? Überlegen Sie, was Ihre konkreten Ziele und KPI’s sind und gleichen Sie diese mit den technischen Möglichkeiten ab.
Wollen Sie Ihren Umsatz steigern, indem Sie Ihren Kundenstamm durch attraktive Service-Angebote vergrößern? Oder fokussieren Sie sich eher auf Kosteneinsparung, indem Sie die Ihnen verfügbaren Ressourcen möglichst effizient einsetzen? Versuchen Sie, diese Fragen im Voraus Ihres Projekts zu beantworten.
Darüber hinaus ist es wichtig, dass sich alle Projektmitarbeiter über die Ziele einig sind. Somit verhindern Sie, dass es im Nachhinein zu Konflikten aufgrund von unterschiedlichen Vorstellungen kommt. Wenn Sie Ihre Ziele zu Beginn klar definieren und kommunizieren, sind Sie einer erfolgreichen Field Service Management Implementierung einen Schritt nähergekommen.
Daten verstehen und nutzen
Die Organisation eines Projekts ist das A und O. So ist es auch bei der Planung einer Field Service Management-Lösung. Beschaffen Sie sich daher einen Überblick über alle Daten, Prozesse und Integrationen, die zum Rahmen Ihres Projekts gehören. Nehmen Sie sich daher zum Beispiel ein Whiteboard zur Hilfe, um die vielen Informationen gesammelt zu veranschaulichen. Erst, wenn Sie einen umfangreichen Überblick über Ihre Daten und Prozesse gewonnen haben, sollten Sie mit der weiteren Planung voranschreiten.
Im nächsten Schritt überlegen Sie, welche Datenstrategie Sie für Ihren Field Service fahren wollen. Die Idee hinter der Entwicklung einer Datenstrategie ist es, zu erreichen, dass alle Datenressourcen einfach und effizient verwendet, geteilt und verschoben werden können.
Überlegen Sie, welche Art von Daten Ihr zukünftiger Betrieb benötigt, wie der Ist-Stand Ihrer Daten ist, wo die möglichen Schwachpunkte liegen und was Sie tun müssen, um die Datenqualität auf ein angemessenes Niveau zu bringen.
Ihre Projektmitarbeiter beim Field Service Management mit ins Boot holen
Damit Sie das Projekt meistern, erfordert es gute Teamarbeit. Um das zu erreichen, müssen Ihre Mitarbeiter angespornt, motiviert und inspiriert sein. Seien Sie daher kreativ, was die Werte Ihres Projekts betrifft. Versuchen Sie, festgefahrene Vorgehensweisen zu verhindern und stattdessen mehr Wert auf progressive Denkmuster zu legen. Indem Sie jeder beteiligten Person die Möglichkeit geben, sich einzubringen und neue Ideen beizutragen, sorgen Sie für ein produktives Arbeitsklima. Neben der Motivation ist auch die Wertschätzung ein wichtiger Faktor jeder Teamarbeit. Zeigen Sie Ihren Projektmitarbeitern, dass sie einen wertvollen Beitrag leisten.
Darüber hinaus sollten Sie Ihre Personalressourcen vorab gut durchdenken. Achten Sie darauf, dass Ihre Projektmitarbeiter die nötige Kapazität, Zeit und das richtige Wissen haben, um das Projekt effizient ans Ziel zu bringen. Denken Sie außerdem daran, dass die einfachste Lösung nicht immer die beste ist. Hin und wieder lohnt es sich, mehrere kleine Erfolge zu erzielen als einen großen auf ein Mal. Bereits kleine Prozessänderungen können einen großen Einfluss auf das gewünschte Projektziel haben.
Sofern Sie Ihre Projektmitarbeiter mit ins Boot holen und den Fokus stets auf Ihr Ziel richten, dürfte einer produktiven Projektarbeit für Ihre Außendienstlösung nichts mehr im Wege stehen.
Balance zwischen Wert, Rollout-Tempo und Komplexität
Überlegen Sie sich Ihren Rollout-Ansatz sorgfältig und berücksichtigen Sie Ihre laufenden Governance- und Dev-Ops-Praktiken. Beim Implementieren einer Außendienstlösung kann es zu vielen Herausforderungen kommen: Der geplante Zeitrahmen wird nicht eingehalten, es kommt zu technischen Problemen oder organisatorische Fehler stellen sich in den Weg. Es ist daher kein Vergehen, Ihren Rollout-Ansatz bei Bedarf zu überdenken und anzupassen.
Gut zu wissen: Unsere Fachmail-Serie
In unserer Mail-Serie geben unsere Service-Experten Tipps, wie Sie mit der Salesforce Service Cloud u. a. eine zentrale Kundenkommunikation schaffen und die Servicemitarbeiter entlasten. Einmal in der Woche wird sie Ihnen zugesendet und Sie können sich jederzeit auch wieder austragen. Die Mail-Serie eignet sich auch, wenn Sie noch nicht die Service Cloud im Einsatz haben und einfach neugierig auf die Möglichkeiten sind.
Versuchen Sie darüber hinaus, das Risiko möglichst gering zu halten – auch wenn das bedeutet, nur schrittweise kleine Erfolge zu erzielen. Und vergessen Sie nicht: Konzentrieren Sie sich auf den Soll-Zustand und das gewünschte Projektergebnis.
Fazit: Implementierung Ihrer Field Service Management-Lösung
Bei der Implementierung Ihrer Außendienstlösung ist es besonders wichtig, den Ist- mit dem Soll-Zustand abzugleichen. Darüber hinaus haben Sie nur Erfolg, wenn Sie die Teamarbeit stärken, indem Sie Ihre Mitarbeiter motivieren und wertschätzen. Außerdem sollten Sie sich für eine passende Datenstrategie entscheiden, mit der Sie Ihre Ressourcen effizient einsetzen. Achten Sie ebenfalls darauf, dass Sie Ihren Rollout-Ansatz im Voraus klar definieren, bei Bedarf jedoch überdenken und anpassen. Richten Sie Ihren Fokus stets auf die gesetzten Ziele und seien Sie auch mit kleinschrittigen Erfolgen zufrieden. Falls Sie darüber hinaus noch weitere Fragen oder Anliegen haben, kontaktieren Sie uns gerne.
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