Fabian Kramer
 - 30. September 2020

Organization Wide Email Addresses – einheitliche Kundenkommunikation aus Salesforce heraus

Setzen Sie einheitliche E-Mail-Adressen in Salesforce und versenden Sie E-Mails, Angebote und antworten Sie so einfacher auf Kundenvorgänge. In diesem Beitrag zeige ich Ihnen, wie Sie genau das in Ihrem Unternehmen umsetzen können und welchen Mehrwert es Ihnen bietet.

Warum überhaupt Organization Wide Email Addresses?

Wenn Ihre Salesforce-Organisation erfordert, dass Benutzer einen gemeinsamen E-Mail-Alias freigeben, können Sie für jedes Benutzerprofil eine Liste organisationsweiter Adressen definieren. Beim Senden von E-Mails aus Salesforce können Benutzer mit diesen Profilen ihre eigene E-Mail-Adresse oder die organisationsweite E-Mail-Adresse für das Feld „Von“ auswählen. Antworten werden an die ausgewählte Adresse gesendet.

Bevor ich Ihnen die Gründe für Organization Wide Email Addresses zeige, versuche ich Ihnen das Ganze anhand eines Beispiels zu verdeutlichen:

Ein Kunde agiert mit vordefinierten Prozessen und mit keiner individuellen E-Mail-Adresse. Der Inhalt der E-Mail wurde abgestimmt und ist damit auch kein Alleingang eines einzelnen Users.

Die E-Mail-Flut im privaten Postfach können Sie somit verhindern. Damit müssen Sie sich nur Fragen: Wie und wo möchte ich die Antworten handeln? Ganz einfach: direkt in Salesforce.

Dadurch können Sie Systembrüche vermeiden, empfangen und senden E-Mails über die gleiche Domain. Es steckt also ein großes Potential in der Kombination mit Email to Case.

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So setzen Sie Organization Wide Email Addresses auf

Wie solch ein Set-Up aussieht, möchte ich Ihnen anhand der folgenden Bilder erklären:

Sie können organisationsweite Adressen für jedes Benutzerprofil definieren und verwalten. Beim Senden von den verschiedenen E-Mails aus Salesforce können Benutzer mit diesen Profilen ihre eigene Adresse oder die organisationsweite Adresse für die Absenderadresse der E-Mail auswählen. Damit werden die Antworten an die ausgewählte Adresse gesendet.

Organization Wide Email Addresses

Abbildung 1: Im Salesforce Setup lassen sich organisationsweite Mailadressen für verschiedene Kommunikationskanäle definieren.

Organization Wide Email Addresses

Abbildung 2: Klicken Sie auf „add“, um neue organisationsweite Mailadressen anzulegen und diese zu Benutzer-Profilen zuzuweisen.

Wie Sie aber zum Beispiel E-Mails für bestimmte Profile freigeben, können Sie ganz einfach unter  Support@ für Support Profile / noreply für Admins / info@ für Vertrieb auswählen.

Möglichkeiten für den Einsatz von Organization Wide Email Addresses im Unternehmen

Sie überlegen, wie Sie solche Organization Wide Email Addresses in Ihrem Unternehmen umsetzen können und welche Vorteile es Ihnen bringt? In diesem Abschnitt möchte ich Ihnen gerne Möglichkeiten aufzeigen, wie solch ein Einsatz aussehen kann:

  • Kombination mit E-Mail to Case: Alle Antworten der Kunden laufen in Salesforce als Kundenvorgang ein. Gemeinsam mit dem 360-Grad-Blick der Service-Konsole können Sie so schneller und effizienter die Vorgänge bearbeiten und abschließen.
  • Versenden von List Mails: Sie versenden E-Mails zu einer kompletten Kampagne. Hier sollten Sie nicht Ihre individuelle E-Mail-Adresse verwenden, sondern eine zentrale Anlaufstelle für die zurückkommenden Rückfragen.
  • Privatsphäre der Mitarbeiter schützen: Wenn Sie keine organisationsweite E-Mail-Adresse verwenden, sendet der Benutzer immer von seiner individuellen E-Mail-Adresse. Gerade in Service-Fällen, wo Kunden mit Unmut an Sie herantreten, ist es nicht ratsam, den Bearbeiter des Kundenvorgangs zu nennen. Transparenz ist gut und erwünscht, hier sollten Sie aber auch die Privatsphäre Ihres Mitarbeiters schützen.
  • Arbeit aufteilen / Stärkenorientierung: Versenden Sie das Angebot über sales@mycompany.de. Das Backoffice kann die Antwort vom Kunden auf die E-Mail dann direkt verarbeiten.

Einheitliche Kundenkommunikation wird immer einfacher und effizienter

Nutzen Sie die Funktion. Gerade in Verbindung mit Email to Case ist es eine super und auch ratsame Sache. Das Auftreten unter einer Domain und nicht als individueller Absender kann damit von großem Vorteil sein.

Ich hoffe, ich konnte Ihnen nahelegen, wie schnell Sie das Feature aufsetzen und umsetzen können. Ihrer Kreativität sind keine Grenzen gesetzt. Unterstützung von Marketing-, Support-, oder Sales-Aktivitäten können Sie ebenfalls ganz einfach konfigurieren. Falls ich Ihnen bei dem Thema behilflich sein kann oder Sie noch andere Fragen haben, dann kontaktieren Sie mich gerne!

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