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Robert Richter
 - 29. Mai 2018

E-Book Automatisierung des Workflow-Managements

automatisierung workflow-management

Bei der Einführung eines neuen CRM-Systems haben Unternehmen in der Regel bestimmte Ziele: Wissen über ihre Leads und Kunden zu bündeln, eine 360°-Sicht auf den Kunden zu gewinnen und die Kunden individueller anzusprechen. Dazu sollten die Prozesse schneller und einfacher gestaltet werden: Eine Automatisierung des Workflow-Managements in Salesforce schafft hier Abhilfe.

Was ist ein Workflow?

Bei einem Workflow handelt es sich um einen Arbeitsablauf eines bestimmten Geschäftsprozesses, der sich aus einzelnen Arbeitsschritten zusammensetzt. Die einzelnen Schritte stehen hierbei in Abhängigkeit zueinander, so dass ein Workflow einen definierten Anfang, einen organisierten Ablauf und ein definiertes Ende hat. Ein solcher Gesamtvorgang kann IT-gestützt durchgeführt werden – und somit auch automatisiert.

Im Workflow selbst wird grundlegend festgelegt: Bis wann muss wer was erledigt haben? Wo wird von wem was abgelegt? Und was sind die Bedingungen? Automatisierte Workflows in Unternehmen lassen sich vor allem häufig in diesen Geschäftsabläufen finden:

  • Genehmigungsprozesse
  • Beschwerdemanagement
  • Posteingangverteilung
  • Personal- und Bewerbermanagement
  • Urlaubsanträge u. Reisekostenabrechnung
  • uvm.

So wird beispielsweise bei der Automatisierung des Workflow-Managements in einer Reisekostenabrechnung mit der Erfassung der entsprechenden Reisekosten durch einen Angestellten begonnen. Der Antrag wird an den Vorgesetzten übermittelt, der wiederum die Reisekostenabrechnung freigeben oder ablehnen kann. Bei Ablehnung wird nun automatisiert eine entsprechende Benachrichtigung an den Angestellten geschickt mit der Bitte, die Abrechnung anzupassen. Wird sie dagegen freigegeben, wird automatisch ein Reisekostenbeleg erstellt. Der Beleg wird anschließend an die Personalabteilung übergeben, damit die offenen Beträge beglichen werden können.

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Vorteile einer Automatisierung des Workflow-Managements

Ein wesentlicher Vorteil der Automatisierung von Workflows ist, dass der Aufwand und die Arbeitslast für Mitarbeiter verringert werden kann: Durch die Automatisierung von Routinetätigkeiten profitiert also auch unter anderem die Effizienz der Mitarbeiter in Sales und Service und diese haben dadurch mehr Zeit, sich auf andere, wichtige Aufgaben zu konzentrieren – beispielsweise den Direktkontakt mit Kunden. Auch der Aspekt der Mitarbeiterzufriedenheit durch das Wegfallen dieser Routine-Aufgaben ist hier nicht zu vernachlässigen.

Durch das Automatisieren von bestimmten Geschäftsprozessen lassen sich darüber hinaus Prozessvorgaben deutlich leichter einhalten – und auch die Datenqualität profitiert im Endeffekt hiervon. Zudem bietet die Einführung von Workflows die ideale Gelegenheit, lang eingefahrene Unternehmensprozesse zu hinterfragen: Macht der Prozess in der vorliegenden Form überhaupt noch Sinn? Sollte und kann er überarbeitet effizienter gestaltet werden, so dass auch die Kundenzufriedenheit ansteigt? All diese Benefits führen auf lange Sicht außerdem zu einem entscheidenden Vorteil: Dem Einsparen von Kosten.

Workflows umsetzen – aber wie?

Um einen Workflow in Salesforce umzusetzen, bietet der Anbieter eine ganze Reihe von verschiedensten Automatisierungsmöglichkeiten. Der große Vorteil vieler solcher Möglichkeiten besteht darin, dass diese sich ganz nach dem Motto „Clicks, not code!“ mit wenig Programmierung, dafür aber viel Konfiguration realisieren lassen – der Aufwand bleibt hierbei überschaubar und auch in einem niedrigen Preisrahmen.

In diesem E-Book erhalten Sie nicht nur einen Überblick über das Thema Automatisierung des Workflow-Managements in Salesforce: Auch die verschiedenen Möglichkeiten zur Umsetzung eines Workflows möchten wir Ihnen hier vorstellen. Im Anschluss geben wir Ihnen darüber hinaus Tipps in Form von unseren sieben Best Practices, die sich im Rahmen unserer Arbeit bei der Einführung von Salesforce Workflows bewähren konnten. Eine Übersicht über die Inhalte des E-Books finden Sie hier:

Inhalte des E-Books

  • Überblick: Workflows
  • Salesforce Standard Workflows
  • Salesforce Lightning Process Builder
  • Salesforce Visual Workflows
  • Salesforce Genehmigungs-Workflows
  • Salesforce Territory Management
  • Individuelle Prozessautomatisierung
  • Sieben Best Practices
  • Weiteres Knowhow

Nach der Lektüre des E-Books Automatisierung des Workflow-Managements

Ich freue mich auf Ihr Feedback zum Buch! Sollten sich nach der Lektüre Fragen für Sie ergeben, melden Sie sich gerne. Nutzen Sie meine unverbindliche Telefonberatung, wenn Sie mit mir über Ihre Ausganssituation sprechen und konkrete Handlungsempfehlungen für nächste Schritte erhalten möchten.

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Robert Richter

Mein Name ist Robert Richter und ich bin begeisterter Salesforce Consultant bei mindsquare. Wie meine Kollegen habe ich mein Hobby zum Beruf gemacht.

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