5 Tipps für besseres Dokumentenmanagement im Vertrieb
Kein Vertrieb kommt um das Dokumentenmanagement herum. Leider hält das auch ständig von der eigentlichen Vertriebstätigkeit ab. Ich habe 5 Tipps für Sie zusammengestellt, wie Ihnen das Dokumentenmanagement leichter fällt.
Dokumentenmanagement im Vertrieb und Ihre Vorteile
Viele Unternehmen besitzen meist schon in irgendeiner Art und Weise ein Dokumentenmanagement-System. Nur häufig passt es nicht mehr ganz zu den Anforderungen der Unternehmen. So kommt es vermehrt zu Verzögerungen im Vertrieb, die sich auf alle anderen Bereiche auswirken.
In der Regel hilft ein Dokumentenmanagement bei der Ordnung und dem Umgang mit Dokumenten eines Unternehmens in allen Bereichen, bspw. durch Ablagekörbe, Ordner oder Schränke. Jedoch ist es fraglich, wie lang ein solches „System“ effizient noch funktioniert, denn immer mehr Vorschriften und Änderungen im Gesetz schaffen wahre Dokumentenfluten. Somit stellt sich die Frage auch bereits für kleine und mittelständische Unternehmen, dem Dokumentenmanagement eine Art „Upgrade“ durch Softwares zu verschaffen.
Grundsätzlich schafft jedes der Systeme Regeln, bspw. wie das Ablegen, Suchen und Zuordnen von Dokumenten, um dann die entsprechenden Dokumente zu verarbeiten und weiterzugeben. Dabei ist stets festgelegt, wer etwas wie verändern oder bewilligen kann. Dokumentenmanagement-Systeme kümmern sich genau um diese Prozesse, damit die problemlos laufen können. Ebenso erfüllen die neuen Dokumentenmanagement-Systeme alle wichtigen Sicherheitsstandards, damit sind Sie als Anwender auch vor jeglichem Stress geschützt.
Ein weiterer Vorteil für Sie ist, dass ein gutes Dokumentenmanagement-System durch mehr Produktivität Ihrer Mitarbeiter und durch den daraus resultierenden Gewinn, Ihre Kosten senkt. Stellen Sie sich vor: Ein Dokument fehlt oder wurde fälschlicherweise einem anderen Ordner zugeordnet. Ihre Mitarbeiter müssten ihre Arbeit unterbrechen und verlieren kostbare Zeit mit dem Wiederauffinden der fehlenden Dokumente, die sie lieber in andere effizientere Arbeitsabläufe investieren könnten.
Herausforderungen, die Sie problemlos mit Dokumentenmanagement-Systemen bewältigen können
Heutzutage gibt es viele Herausforderungen mit veralteten Dokumentenmanagement-Systemen, mit denen ein Unternehmen noch zu kämpfen hat. Ob das einfache Hindernisse sind, wie die Papierberge oder die Archive voller zu gestaubter Akten. Oder ob es welche sind, die sich durch die Digitalisierung immer weiter anbahnen, z. B.:
- Die Bedingungen und Anforderungen, die im Wettbewerb herrschen, steigen von Tag zu Tag an. Das bedeutet aber auch, dass nicht nur die Konkurrenz sich immer besser informiert, sondern auch der eigene Kunde.
- Ebenso steigen auch die Anforderungen an die jeweiligen Aufgaben durch bspw. neue gesetzliche Regeln, welche es zu erfüllen gilt.
- Auch die zeitkritischen Abläufe dürfen heutzutage keinesfalls unterschätzt werden. Denn alles, was zeitlich nicht effizient gestaltet wird, kann dem Unternehmen eine Menge Geld kosten.
Diese Herausforderungen gilt es mit einem Dokumentenmanagement-System zu bewältigen, denn hierbei passt sich das System perfekt Ihren eigenen Organisationen an.
Tipps für ein effizienteres Dokumentenmanagement im Vertrieb
1. Bündeln Sie alle Informationen in einem System
Gerade, wenn Unternehmen auf dem Weg sind sich zu digitalisieren, sind manche Informationen noch auf Papier zu finden und andere sind wiederum schon in einem der Systeme hinterlegt. Aus diesem Grund sollten Sie alle Informationen zu Kunden, Lieferungen und bspw. Rechnungen in einem System bündeln. So haben nicht nur Sie eine bessere Übersicht, sondern auch Ihre Mitarbeiter im Vertrieb können effizienter arbeiten.
Archivieren Sie also alle Informationen in einem Dokumentenmanagement-System, während Sie Schnittstellen zu anderen Systemen – wie Ihrem E-Mail Server – aufbauen. Dadurch bündeln Sie bedeutende Informationen zentral und können es somit allen Personen zugänglich machen, die mit der entsprechenden Thematik zu tun haben sollen.
2. Digitalisieren Sie Ihren Posteingang
Für Sie, Ihre Mitarbeiter und für Ihre Kunden ist es einfacher, Ihren Posteingang mit einem Dokumentenmanagement-System zu digitalisieren, denn die Informationen erreichen bspw. Ihre Mitarbeiter innerhalb von wenigen Sekunden. Somit können Sie nicht nur Dokumente und Informationen ganz einfach teilen und bearbeiten, sondern auch vollautomatisch nach Ihren eigenen Regeln archivieren.
3. Nutzen Sie gemeinsame Workflows für die gesteuerte Informationswiedergabe
Damit lästige Dokumentenberge, die keiner so wirklich durchblickt, Schnee von gestern sind, steuern Sie jetzt Ihren Informationsfluss im Dokumentenmanagement-System über Ihre selbsterstellten Workflows. D. h. alle Informationen, die Sie erreichen – egal, ob E-Mails, gescannte Dokumente oder Rechnungen – gehen den Weg, den Sie vorab dafür bestimmt haben. Also welche Mitarbeiter die bearbeiten dürfen bzw. müssen und wo die am Ende abgelegt werden.
4. Machen Sie Gebrauch von den integrierten Kommunikationskanälen
Auch Dokumentenmanagement-Systeme modernisieren sich von Zeit zu Zeit. So bieten viele Messenger- und Chatsysteme an, die für Sie komfortabel intern zu nutzen sind. Damit können Ihre Mitarbeiter direkt die jeweiligen Dokumente versenden und dabei einen Chat führen, ohne dies vorab auf einem externen Server zu speichern.
5. Erstellen Sie gemeinsam mit Ihren Teams Kommunikations-Dashboards
Um eine übersichtliche und einheitliche Darstellung und Filterung der Dokumente und der Kommunikationskanäle zu haben, bieten Ihnen viele Dokumentenmanagement-Systeme eine flexible Oberfläche. Die können Sie als Dashboards nutzen. Auf den Dashboards sind dann alle wichtigen Informationen enthalten. Somit haben Ihre Mitarbeiter direkt alle Informationen übersichtlich aufbereitet und müssen nicht nach alten Dokumenten suchen.
Werden Sie jetzt auch smarter und effizienter mit einem Dokumentenmanagement-System
Natürlich kann Ihnen ein Dokumentenmanagement-System nicht alles an Arbeit abnehmen und alles digitalisieren – darum geht es auch gar nicht. Ziel ist es vielmehr, Vorgänge in Ihrem Unternehmen smarter zu gestalten, um Ihren Mitarbeiter manche Arbeitsaufwände zu erleichtern. Sehen Sie also ein Dokumentenmanagement-System als eine helfende Hand, die Sie und Ihre Mitarbeiter unterstützt und nicht als ein Roboter, der Ihre Mitarbeiter ersetzt.
Ich hoffe mit diesem Beitrag konnte ich Ihnen das Dokumentenmanagement-System etwas näherbringen. Falls Sie noch Fragen haben oder ich Sie anderweitig hierbei unterstützen kann, kontaktieren Sie mich gerne.
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