Robert Richter
5. November 2021

Nutzen Sie die Vorteile des Dokumentenmanagements mit Salesforce

Dokumentenmanagement

Das Dokumentenmanagement gehört zu jedem Betriebsprozess. Oft ist es dabei so, dass Unternehmen die Dokumente auf unterschiedlichen IT-Systemen an verschiedenen Orten erstellen und ablagern. Dabei kann es schnell dazu kommen, dass der Überblick über relevante Dokumente verloren geht oder dass viel Zeit verloren geht, wenn Mitarbeiter bestimmte Dokumente erst zusammensuchen müssen. Wie Ihnen das Dokumentenmanagement in Salesforce hilft, diese Umstände zu vermeiden, erfahren Sie im folgenden Beitrag.

Warum Sie das Dokumentenmanagement in Salesforce benötigen

Mit Hilfe eines effizienten Datenmanagement-System (DMS) erhalten Ihre Mitarbeiter Zugriff auf alle notwendigen Dokumente – ganz egal, in welchem System diese abgespeichert sind oder welche Benutzergruppe diese hauptsächlich nutzt. Im Folgenden sehen Sie, in welchen Bereichen das Dokumentenmanagement in Salesforce große Vorteile bietet.

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Vertrieb

Mit einem DMS können Ihre Vertriebsmitarbeiter digitale Kundenmappen anlegen, in denen alle notwendigen Dokumente zu einem Kunden – wie beispielsweise der schriftlicher Vertrag, die Auftragsbestätigung und die Rechnungen – enthalten sind. Der Vorteil liegt darin, dass Ihren Vertriebsmitarbeitern die Dokumente an einem einzigen Ort gebündelt vorliegen und sie somit nicht in verschiedenen Systemen nach den einzelnen Dokumenten suchen müssen.

Darüber hinaus schaffen solche Kundenmappen Transparenz, da Ihre Vertriebsmitarbeiter auf einen Blick sehen können, was für E-Mails bereits mit einem Kunden ausgetauscht wurden.

Beschaffung

Das Datenmanagement in Salesforce kann auch Dateien Ihrer Lieferanten umfassen. Dadurch erhalten Sie ein System, welches alle Verträge und Beschwerden Ihrer Lieferanten an einem Ort enthält. Der Vorteil: strukturierte Verwaltung und besserer Überblick.

Buchhaltung

Auch im Bereich der Buchhaltung führt ein effizientes DMS zu einigen Vorteilen. Denn die Daten eingehender Rechnungen können mit Hilfe eines DMS automatisch entnommen und an Ihr ERP-System übertragen werden. Das gleiche gilt bezüglich der Genehmigung für die Zahlung von Rechnungen, die Sie mittels des DMS über ein elektronisches Workflow-System erteilen können. Das erspart Ihrem Buchhaltungsteam eine Menge Zeit, da dieses Rechnungsinformationen nicht manuell eingeben und übertragen muss. Gleichzeitig hat Ihr Buchhaltungsteam jederzeit den Überblick über alle Rechnungen, die irgendwo im Unternehmen auf die Genehmigung warten.

Bereichsübergreifend

Ein DMS ermöglicht es Ihnen, Ihren Mitarbeitern Zugang zu benötigten Dokumenten zu erteilen, ohne ihnen dafür eine Salesforce-Lizenz zur Verfügung stellen zu müssen. Denn mittels des DMS können Sie Genehmigungsprozesse abbilden, die Ihren Mitarbeitern den entsprechenden Zugang gewähren. Darüber hinaus bietet ein DMS auch die Möglichkeit, papierbasierte Genehmigungsprozesse – wie Urlaubsanträge oder Reisepläne – abzubilden.

Die besten Features des Dokumentenmanagements in Salesforce

Die drei besten Features des Dokumentenmanagements in Salesforce bestehen in:

  • strukturierten Ordnern: Oft ist es so, dass verschiedene Benutzer in Salesforce auf das gleiche Dokument zugreifen und dieses abspeichern. Dazu erstellen sie i. d. R. Duplikate, wodurch sie den Speicher unnötig belasten. Das DMS in Salesforce ermöglicht es Ihnen,Dokumentenmanagement mit Salesforce Dokumente in vordefinierten Ordnern abzuspeichern, die Ihre Mitarbeiter nicht einfach verändern können. Dadurch existiert ein bereichsübergreifend zugänglicher Ort, auf den alle Ihre Mitarbeiter Zugriff haben.
  • einer leistungsstarken Suchfunktion: Mit Hilfe des DMS in Salesforce können Sie Datensysteme mit einer Volltextsuche nach bestimmten Dokumententypen suchen. Als Beispiel: Sie möchten alle Rechnungen des Lieferanten „XY“ seit Februar 2015 einsehen. Eine solche gefilterte Suche können Sie mit einem hochwertigen DMS durchführen.
  • dem Schutz vor Datenmanipulation: Moderne DMS müssen dafür sorgen, dass Daten nicht manipuliert werden können. Das gewährleisten sie, indem bei jeder Änderung eines Dokuments automatisch eine neue Version erstellt wird. Somit bleibt das Original bestehen und es wird verhindert, dass es jedes Mal unwiderruflich überschrieben wird.

Darüber hinaus können Sie Lese- und Schreibzugriffsberechtigungen für bestimmte Dokumententypen anlegen, wobei Sie diese in Salesforce nur auf Ebene jedes einzelnen Datensatzes festlegen können.

Salesforce ist bei Ihnen schon im Einsatz oder Sie überlegen, ob Salesforce das richtige CRM-System für Ihr Unternehmen ist? Sie sind sich aber nicht sicher, ob Salesforce mehr ist als nur ein Datenspeicher?

Bereichsspezifische Features des Dokumentenmanagements in Salesforce

Salesforce hat bereits einige Bereiche eingerichtet, in denen Sie und Ihre Mitarbeiter Dokumente verwalten können. Dazu gehören:

  • Files Home: In diesem Bereich können (persönliche) Dokumente von einem Benutzer hochgeladen und dann für Teammitglieder zur gemeinsamen Verwendung freigegeben werden. Die hochgeladenen Dateien können Sie dann von allen Endgeräten aus einsehen und anpassen.
  • Salesforce CRM-Inhalte: Mit Hilfe dieses Tools können Benutzer eine Reihe an Dokumenten unterschiedlicher Art erstellen, sie für andere Teammitglieder freigeben, gemeinsam bearbeiten oder für externe Benutzer freigeben.
  • Salesforce Knowledge: Dieser Bereich soll den Wissenstransfer im Unternehmen unterstützen. Artikel, die thematisches Wissen enthalten, können Ihre Mitarbeiter über eine Online-Plattform mit anderen internen oder externen Nutzern teilen.
  • Dokumenten-Tab: In diesem Bereich können Sie Visualforce-Dateien (z. B. Logos) speichern.
  • Anhänge: Mit dieser Funktion können Sie Dateien unterschiedlicher Art an Datensätze (z. B. Angebote, Verträge etc.) anhängen.

Die Dateien der verschiedenen Bereiche können durch das Hinzufügen von Metadaten (z. B. Titel, Beschreibung, Tags) eingestuft und somit leichter auffindbar gemacht werden. Mit dem Tool „Global Search“ können Sie in Salesforce nach spezifischen Metadaten suchen und somit schnell entsprechend markierte Dokumente erhalten.

Sofern Sie Daten aus Drittanbieter-Systemen mit verwenden wollen, können Sie diese über die File Connect-Funktion von Salesforce mit einbinden. Das Tool enthält jedoch einige Einschränkungen, weshalb Sie sich vorerst von einer Fachperson beraten lassen sollten.

Sobald dann eine Datei in den Salesforce Speicher übertragen wurde, stehen Ihnen eine Reihe von Funktionen auf Dokumentenebene zur Verfügung.

Weitere Funktionen auf Dokumentenebene

  • Viewer: Der Standard-Viewer von Salesforce ermöglicht Benutzern die Vorschau von Dokumenten.
  • Download: Die Dateien können heruntergeladen werden.
  • Teilen:  Internen Benutzern können Dokumente miteinander teilen.
  • Öffentlicher Link: externe Benutzer können mit Hilfe eines solchen Links auf ein Dokument zugreifen.
  • Neue Version hochladen: Benutzer können eine neue Version eines Dokuments hochladen (die ursprüngliche Version bleibt dabei bestehen).
  • Datei Details: Benutzer können der Datei Metadaten hinzufügen.

Was sollten Sie sich über das Dokumentenmanagement merken?

Mit Hilfe des DMS in Salesforce können Sie die Effizienz Ihres Unternehmens um einiges steigern. Neben der großen Zeitersparnis dank automatisch ausgeführter Prozesse, sorgt ein qualitativ gutes DMS für eine Strukturierung Ihrer Daten, die wiederum weitere Vorteile mit sich bringt. Falls Sie noch Fragen haben oder noch mehr über das Datenmanagement in Salesforce erfahren möchten, kontaktieren Sie uns gerne persönlich.

FAQ

Warum wird ein Dokumentenmanagement benötigt?

Mit Hilfe eines effizienten Datenmanagement-System (DMS) erhalten Ihre Mitarbeiter Zugriff auf alle notwendigen Dokumente – ganz egal, in welchem System diese abgespeichert sind oder welche Benutzergruppe diese hauptsächlich nutzt.

Welche Vorteile hat ein Dokumentenmanagement?

Ein Dokumentenmanagement hat folgende Vorteile:
1. Digitale Kundenmappen für den Vertrieb
2. Strukturierte Verwaltung der Lieferanten
3. Automatische Übernahme der Daten aus Rechnungen für die Buchhaltung
4. Bereichsübergreifender Zugriff für alle Mitarbeiter

Robert Richter

Robert Richter

Mein Name ist Robert Richter und ich bin begeisterter Salesforce Consultant bei mindsquare. Wie meine Kollegen habe ich mein Hobby zum Beruf gemacht.

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