So nutzen Sie die Automatisierung der HubSpot Workflows
Sie möchten Ihre Marketing- und Vertriebsaktivitäten automatisieren? Dafür können die HubSpot Workflows eine gute Lösung sein. Was Workflows sind und wie Sie ihre Vorteile ganz einfach für sich nutzen können, erfahren Sie hier.
Definition: Was sind HubSpot Workflows?
Die bekannte Software-Plattform HubSpot bietet die Funktion sogenannter Workflows. Diese lösen als Reaktionen auf bestimmte Auslöser Aktionen selbstständig aus.
Workflows können als eine Reihe von „Wenn-Dann-Regeln“ beschrieben werden. Sie beginnen immer mit einem Auslöser. Dabei handelt es sich entweder um ein bestimmtes Ereignis oder eine Bedingung, die es zu erfüllen gilt. Das könnte zum Beispiel der Fall sein, wenn ein Kunde ein Formular auf Ihrer Webseite ausfüllt. Ist dies geschehen, führt der Workflow selbstständig eine vorher festgelegte Aktion aus. In unserem Beispiel wäre eine E-Mail an den Kunden denkbar.
Diese Workflows können um einiges umfangreicher und komplexer gestaltet werden, als gerade beschrieben. Grundsätzlich hilft Ihnen ein Workflow zum richtigen Zeitpunkt und auf die richtige Art und Weise mit Ihren Kunden zu interagieren.
Welche Vorteile bietet die Nutzung von Workflows?
- Zeitersparnis: Da wiederkehrende Aufgaben automatisch erledigt werden, können Ihre Vertriebs- und Marketingabteilung ihre Zeit in andere Aufgaben investieren.
- Sinkende Fehlerquote: Mit jeder manuellen Eingabe geht auch ein gewisses Fehlerrisiko einher. Über Automatisierungen sparen Sie sich viele dieser Eingaben und können daher Ihre Fehlerquote senken.
- Klare Verantwortlichkeiten: Für interne Workflows hilft die Automatisierung eindeutige Zuständigkeiten sowie Deadlines zu definieren.
- Einheitliche Kommunikation: Über die formelle und inhaltliche Automatisierung Ihrer Kommunikation erreichen Sie eine Kommunikation mit gleichbleibender Qualität und können ein wiedererkennbares Markenbranding aufbauen.
In 7 Schritten zum HubSpot Workflow
1. Ziele identifizieren
Bevor Sie mit der Umsetzung Ihres Workflows starten können, sollten Sie sich genau überlegen, welche Ziele Sie verfolgen. Das könnte zum Beispiel ein verbessertes Lead-Nurturing oder auch die Optimierung interner Prozesse sein.
2. Workflow-Typen wählen
Basierend auf dem festgelegten Ziel sollten Sie den richtigen Workflow-Typen wählen. Es gilt zum Beispiel zwischen Kontakt- und Unternehmenbasierten Workflows zu unterscheiden.
3. Verantwortlichkeiten klären
Zur weiteren Planung gehört auch, dass Sie eindeutig definieren, wer für die Erstellung und Aktivierung von Workflows zuständig ist. Zudem sind feste Ansprechpartner für Probleme zu benennen.
4. Workflow visualisieren
Besonders bei komplexen Workflows kann es sinnvoll sein, sich den Aufbau vor Aufsetzung genau vor Augen zu führen. Dadurch können Sie mögliche Probleme schon vor der Umsetzung erkennen und Ihren Workflow optimieren. So können Sie im HubSpot Workflow-Tool dann einen fehlerfreien Workflow erstellen.
5. Workflow aufsetzen
Nun können Sie Ihren Workflow in HubSpot bauen. Achten Sie dabei darauf, die Strukturen so einfach und übersichtlich wie möglich zu halten. Denn häufig ist es sinnvoller und leichter, einen großen und komplexen Workflow in mehrere kleine Workflows aufzuteilen.
Außerdem sollten Sie von Anfang an Ordnung in Ihren Workflows halten. Nutzen Sie dafür eine konsistente Benennung der Workflows und sortieren Sie diese in übersichtlichen Ordnern. So verlieren Sie bei steigender Anzahl der Workflows nicht den Durchblick.
Des Weiteren ist es empfehlenswert, schon bei der Aufsetzung der Workflows darauf zu achten, eventuelle Lücken zu schließen. Denn bei Lead-basierten Workflows bedeutet das Ende eines Workflows auch einen Kampagnenstopp für den Lead. Daher sollte jedes Ende eines Workflows einen neuen Workflow anstoßen.
6. Workflow testen
Vor dem Go-Live sind eine 4-Augen-Review sowie eine gründliche Testung essenziell. Mit den Test-Funktionen von HubSpot können Sie sowohl einzelne Kriterien als auch ganze Workflows testen. Wenn Sie keine Fehler finden, können Sie den Workflow aktivieren.
7. Erfolgskontrolle und Optimierung
Mit dem Go-Live ist die Arbeit am Workflow noch nicht ganz getan. Denn Sie sollten regelmäßig prüfen, ob Ihre Workflows noch wie gewünscht funktionieren. Zudem bietet HubSpot Berichte zum Tracking der Workflow-Performance an.
Basierend auf Ihren eigenen Kontrollen und den Berichten von HubSpot können Sie Ihre Workflows nun weiter optimieren, um in Zukunft noch effizienter zu arbeiten.
Fazit: Mit HubSpot Workflows Effizienz steigern
Die Hubspot Workflows bieten eine gute Automatisierungsmöglichkeit für Ihre Vertriebs- und Marketingabteilung. Durch diese Automatisierung sparen Sie wertvolle Zeit, vermeiden Fehler und können besser und schneller auf Kundenaktionen reagieren. Dabei ist die Aufsetzung leicht zu händeln. Daher sollten auch Sie die HubSpot Workflows für sich nutzen.
FAQ
Was sind HubSpot Workflows?
Die Workflows von HubSpot reagieren selbstständig mit definierten Aktionen auf bestimmte Aktionen. Sprich sie basieren auf einer Kette von “Wenn-Dann-Regeln”.
Welche Vorteile bietet die Nutzung von Workflows?
Die Automatisierungen sparen Ihnen Zeit. Außerdem vermeiden Sie manuelle Fehler. Zusätzlich helfen interne Workflows Zuständigkeiten eindeutig zu definieren und Sie können eine einheitliche Kommunikation erreichen.
Wie können Sie einen HubSpot Workflow erstellen?
Als erstes definieren Sie die Ziele der Automatisierung und wählen darauf basierend den entsprechenden Workflow-Typen aus. Anschließend gilt es Verantwortlichkeiten zu klären. Nun geht es an die Erstellung: Zuerst visualisieren Sie den Workflow und danach können Sie ihn aufsetzen. Bevor Sie den Workflow wirklich einsetzen, sollten Sie ihn testen. Nach Einführung stehen regelmäßige Erfolgskontrollen und entsprechende Optimierungen an.
