Kilian Kleinschnitker
 - 5. Januar 2021

DocuSign: Lassen Sie Ihre Angebote digital erstellen und unterschreiben

Viele Unternehmen kennen es: Sie müssen regelmäßig Verträge versenden und warten dann erstmal sehr lange bis Sie die unterschrieben zurückbekommen haben. Zudem werden die Dokumente oftmals nicht automatisch erstellt, sondern erfordern zusätzlich noch die manuelle Erstellung durch einen Mitarbeiter. Sie wollen diesen Mitarbeiter aber lieber für sinnvollere Arbeiten einsetzen und Ihren Zeichnungsprozess effektiver und effizienter gestalten? Dann hilft Ihnen der nachfolgende Artikel.

Der manuelle Zeichnungsprozess hat mehrere Nachteile im Vergleich zum digitalen und mit nützlichen Funktionen ausgestattete Zeichnungsprozess. Nicht nur, dass Ihre Mitarbeiter die Unterlagen jedes Mal händisch erstellen müssen, der Prozess beansprucht zudem noch wesentlich mehr Zeit bis zur Abwicklung. Außerdem können Sie den aktuellen Status der Verträge zwischendurch nicht einsehen und es ist nicht sichergestellt, dass die Unterlagen von der richtigen Person unterschrieben werden.

An diesen Punkten setzt DocuSign mit der Lösung „eSignature“ an und digitalisiert Ihren Zeichnungsprozess. Im nächsten Abschnitt zeige ich Ihnen die von DocuSign eSignature bereitgestellten Funktionen, mit denen Sie die Herausforderungen lösen können.

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Was ist DocuSign eSignature?

DocuSign eSignature ist eine Softwarelösung, die auf das digitale Unterschreiben spezialisiert ist. Neben digitalen Unterschriften bietet DocuSign weitere Funktionen, wie die Erstellung von Dokumentvorlagen und die Integration von Zahlungsportalen.

Das digitale Unterzeichnen hat mehrere Vorteile gegenüber dem veralteten Papierprozess. Im Folgenden zeige ich Ihnen vier der Vorteile – inklusive den von DocuSign angebotenen Funktionen – damit Ihr Zeichnungsprozess endlich im digitalen Zeitalter ankommt.

Welche Herausforderungen kann DocuSign eSignature lösen?

1. Die Unterlagen müssen manuell erstellt werden

Einer der größten Nachteile beim Zeichnungsprozess ist, dass Ihre Mitarbeiter die Unterlagen häufig händisch erstellen müssen. Dabei können jedoch Eingabefehler auftreten und je nach Umfang der Unterlagen nimmt es auch viel Zeit in Anspruch. Stellen Sie sich vor, ein Mitarbeiter vertippt sich bei dem Vertragspreis und merkt es nicht. Auch wenn Sie den Fehler nach dem Versenden noch beheben können, ist es trotzdem unangenehm dem anderen Vertragsteilnehmer das Missgeschick erklären zu müssen. Wenn Ihre Mitarbeiter die Zeichnungsunterlagen noch manuell erstellen müssen, dann habe ich gute Nachrichten für Sie! Das fehleranfällige manuelle Erstellen der Unterlagen können Sie durch die Verknüpfung von Salesforce und DocuSign ablösen, sodass Sie in Ihren Vertragsdokumenten immer die aktuellen Daten aus Ihrem Salesforce-System haben. Zudem können mehrere Empfänger manuell oder auch automatisch aus Salesforce hinzugefügt werden – genau wie individuelle Nachrichten.

2. Postalisches Versenden dauert lange

Durch das postalische Versenden von Unterlagen sind die nicht sofort beim vorgesehenen Empfänger. Stattdessen sind die Unterlagen im Regelfall erst am nächsten Werktag beim Empfänger und beim Zurücksenden ebenso, im Idealfall sind sie also zwei Tage unterwegs und das auch nur innerhalb Deutschlands.

Durch DocuSign eSignature können die zu unterzeichnenden Unterlagen innerhalb von Sekunden beim Empfänger sein. Hierzu können Sie das Unterschriftsfeld hinzufügen – gegebenenfalls ein Feld für das Signaturdatum und den Ort – schon kann das Formular versendet werden. Der Empfänger bekommt anschließend eine E-Mail und kommt mit einem Klick auf einen Link auf die DocuSign-Seite, auf der das Dokument eingesehen und unterschrieben werden kann. Nach Abschluss der Unterzeichnung erhalten alle Teilnehmer eine abschließende E-Mail mit den fertigen Zeichnungsunterlagen. Im besten Fall dauert der Prozess so nur noch wenige Minuten.

3. Aktueller Versandstatus kann eingesehen werden

Wenn Sie Unterlagen per Post versenden bleiben Sie im Ungewissen, wie der Status ist. Zwar ist es bei Briefen möglich eine Sendungsverfolgung zu buchen, spätestens wenn die Unterlagen bei der unterzeichnenden Person angekommen sind, haben Sie jedoch keine Informationen mehr über den Status der Unterlagen. Es kann passieren, dass der Empfänger den Brief nicht öffnet, ihn zwar öffnet aber vergisst zurückzusenden oder der Brief wurde an der falschen Adresse eingeworfen.

Bei DocuSign können Sie den Versandstatus jederzeit einsehen. Sie können überprüfen, ob die Unterlagen an die richtige Person versendet wurden, dort eingegangen sind und ob die unterzeichnende Person die Unterlagen bereits eingesehen oder sogar schon unterschrieben hat. Dadurch kann frühzeitig eingegriffen werden, wenn Abweichungen auftreten. Dies kann z. B. eine sehr lange Zeit zwischen Einsehen und Unterschreiben sein.

4. Die Unterlagen werden von der falschen Person unterschrieben

Es kann vorkommen, dass Unterlagen von der falschen Person unterzeichnet werden. Das kann vielfältige Gründe habe. Ein Grund kann sein, dass die zu unterschreibende Person nicht am Wohnort anwesend ist und einen Verwandten bittet in dessen Namen die Unterlagen zu unterschreiben. Oder man will das komplette Erbe einer Person antreten und fälscht daher Testamente und weitere Dokumente.

Zur Sicherstellung – dass die richtige Person unterschreibt – bietet DocuSign verschiedene Funktionen zur Authentifizierung an. Standardmäßig werden die Dokumente per E-Mail versendet, das können Sie jedoch um andere Authentifizierungsarten erweitern:

  • So ist das Hinzufügen eines Geheimcodes möglich, den der Unterzeichner vor Zugriff auf die Dokumente eingeben muss. Dieser Geheimcode muss dem Empfänger dann z. B. über telefonischem Wege mitgeteilt werden.
  • Ebenso ist eine SMS-Authentifizierung möglich. Hierbei wird vor dem Senden die Telefonnummer des Unterzeichners eingegeben. Wenn die unterzeichnende Person anschließend auf die Dokumente zugreifen möchte, wird eine SMS mit einem Pin an die Nummer geschickt, welche dann bei DocuSign zur Verifizierung eingegeben werden muss.

Falls eine höhere Sicherheitsstufe erforderlich ist, können Sie DocuSign eSignature um eine ID-Verifizierung erweitern. Hierbei können je nach Herkunftsland verschiedene Dokumente wie z. B. Reisepass, Führerschein, Ausweis etc. verwendet werden. Die ID-Verifizierung bietet sich vor allem bei risikoreichen Vereinbarungen an, wie Leasingverträgen.

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