Agiles Projektmanagement
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Das Wichtigste in Kürze
Definition: Agiles Projektmanagement
Bei einem agilen Projektmanagement erfolgt eine Aufteilung größerer Projekte in kleinere Aufgaben, die interdisziplinäre Teams iterativ angehen sollen. Dieser Ansatz stellt eine Reaktion auf eine sich verändernde Arbeitswelt mit höherer Komplexität und Dynamik dar. Agiles Projektmanagement soll es den verantwortlichen Teams ermöglichen, flexibler auf sich wandelnde Herausforderungen reagieren zu können.
Die agile Arbeitsweise unterscheidet sich grundlegend von der traditionellen Herangehensweise an Projekte, bei der eine schrittweise Abarbeitung stattfindet, die einem festgelegten Plan folgt. Ein solcher Plan fehlt beim agilen Projektmanagement. Jedes Team arbeitet seine Teilaufgabe eigenständig ab und trägt auf diese Weise zum Gesamtprojekterfolg bei. Daraus soll eine höhere Flexibilität resultieren.
Der Ansatz stammt ursprünglich aus der Softwareentwicklung. Er folgt einigen Grundprinzipien zu denen gehört, dass die Interaktionen und die daran beteiligten Individuen über den Prozessen und den verwendeten Werkzeugen stehen sollen. Zudem erhält die Reaktionsfähigkeit gegenüber dem Befolgen von Plänen ein höheres Gewicht. Eine solche agile Arbeitsweise ist noch heute überall in der Softwareentwicklung vorzufinden und hat von dort ihren Weg in andere Bereiche gefunden.
Methoden
In der Praxis sind zahlreiche Methoden gebräuchlich, um eine agile Arbeitsweise erfolgreich umsetzen zu können.
- Scrum gehört dabei zu den wichtigsten. Bei dieser Methode dreht sich alles darum, das Team auf ein gemeinsames Ziel einzuschwören. Wesentliches Merkmal ist die Unterteilung der Aufgaben in sogenannte Sprints, die sich schnell abarbeiten lassen.
- Mit Kanban steht eine weitere wichtige Methode zur Verfügung, die sich auf eine Visualisierung des Arbeitsflusses konzentriert. Typisch ist hier der Einsatz von Boards, auf denen die Projektverantwortlichen veranschaulichen können, welche Aufgaben das Team anzugehen hat. Zudem ist ersichtlich, wie weit das Projekt bereits vorangeschritten ist bzw. wie viele Teilaufgaben noch vor einem liegen.
Wie funktioniert agiles Projektmanagement?
Die agile Methode zeichnet sich durch eine nicht-lineare Arbeitsweise aus und unterscheidet sich damit vom klassischen linearen Ansatz im Projektmanagement. Statt die Abläufe festzulegen, definieren die Verantwortlichen nur das Ergebnis und überlassen es den Teams, wie sie dieses erreichen möchten.
Die Methode leitet sich vom AGIL-Schema ab, das bereits in den 1950-Jahren entwickelt wurde. Dieses rückt die folgenden vier Funktionen in den Vordergrund, die jedes System für das Projektmanagement erfüllen sollte:
- Adaption (Anpassung): Es sollte eine Anpassung an sich verändernde Umweltbedingungen möglich sein, die das Projekt beeinflussen.
- Goal Attainment (Zielerreichung): Alle am Projekt beteiligten Parteien sollten ein gemeinsames Ziel verfolgen.
- Integration (Eingliederung): Im Rahmen der Projektumsetzung sollten die Beteiligten eine Gemeinschaft bilden.
- Latent Pattern Maintenance (Aufrechterhaltung von Mustern): Es sollte möglich sein, während der Projektumsetzung bestimmte Wertvorstellung aufrechtzuerhalten. Hier gilt es, die Handlung der beteiligten Akteure an Normen und Werten auszurichten, die für die Organisation wichtig sind.
Es erfolgt eine Unterteilung des Projekts in Teilaufgaben, die jedes Team für sich genommen abarbeiten kann. Es ist daher wichtig, dass sich jeder Teilschritt unabhängig von den anderen umsetzen lässt.
Phasen
Jedes Unternehmen setzt die agile Arbeitsweise anders um und nimmt eine andere Unterteilung in Phasen vor. Die hier beschriebenen Phasen sind in der Praxis vielfach anzutreffen:
- Planungsphase: In dieser Phase skizzieren Sie das Projekt, legen die Anforderungen fest und setzen Prioritäten. Sie verschaffen sich einen Überblick darüber, was für die erfolgreiche Umsetzung erforderlich ist. Es ist wichtig, dass Sie in dieser Phase Klarheit über die Bedürfnisse des Kunden gewinnen. Sie müssen bereits zu diesem Zeitpunkt eine Entscheidung treffen, wer am Projekt beteiligt sein soll.
- Konzeptionsphase: In dieser Phase gewinnen Sie eine konkrete Vorstellung vom Endprodukt und legen ein Produkt-Backlog an, das alle gewünschten Funktionen enthält. Sie legen die Meilensteine für das Projekt fest und sorgen dafür, dass bereits in dieser Phase alle Teammitglieder zusammenarbeiten. In dieser Phase nehmen Sie auch eine Unterteilung der Aufgaben vor (Sprintplanung).
- Erforschungsphase: In dieser Phase erfolgt die eigentliche Umsetzung des Projekts. Dazu gehören die verschiedenen Sprints, die Sie in der Konzeptionsphase festgelegt haben. Das ist die intensive Arbeitsphase, in der jedes Team sich dafür einsetzt, seinen Beitrag zum Erfolg des Projekts zu leisten und die ihm gestellten Aufgaben zu erfüllen. Die Arbeit an den Meilensteinen erfolgt iterativ.
- Testphase: In dieser Phase erfolgt die Überprüfung der erreichten Ergebnisse. Wichtig ist insbesondere das Feedback des Kunden. Dieses können Sie berücksichtigen, um noch Änderungen am Produkt vorzunehmen. Korrekturen sind also noch möglich.
- Abschluss und Review-Phase: Sie bringen das Projekt zu einem Abschluss und steigen in die Diskussion ein, an welcher Stelle der Prozess noch Optimierungspotenzial bietet. Sie ziehen jetzt wichtige Lehren für zukünftige Projekte.
Vorteile
Im Vordergrund steht bei einer agilen Arbeitsweise die hohe Flexibilität, die bei klassischen Methoden nicht in gleichem Maße gegeben ist. Dank der iterativen Umsetzung sind schnellere Anpassungen möglich. Sie profitieren bei jedem Projektschritt von einer höheren Transparenz und können die einzelnen Aufgaben schrittweise abarbeiten lassen. Fehler lassen sich frühzeitig erkennen und rechtzeitig beseitigen.
Der Fokus ist auf die Interessen des Kunden gerichtet, Abteilungen und Personen rücken in den Hintergrund. Dank der eigenverantwortlichen Arbeitsweise sind die beteiligten Mitarbeiter motivierter und fühlen sich stärker für das Ergebnis verantwortlich. Das führt zu einer höheren Qualität.
Nachteile
Mit der höheren Flexibilität einer agilen Arbeitsweise geht ein Verlust an Planbarkeit einher. Diese fällt beim klassischen Projektmanagement höher aus. Zudem lässt sich die Fortschrittskontrolle nicht so einfach vornehmen, weil das Projekt aus vielen Teilaufgaben besteht.
Führt ein Unternehmen diesen Ansatz erstmals bei sich ein, gilt es zudem, den Mitarbeitern ein neues Rollenverständnis zu vermitteln, weil sie nun eigenverantwortlicher arbeiten. Das kann eventuell Zeit kosten und eine gründliche Vorbereitung erfordern. Besonders gut funktioniert die Methode in Umgebungen mit hohem Digitalisierungsgrad. Das bedeutet aber auch, dass sich der Ansatz nicht für alle Projekte gleichermaßen eignet. Zudem sind eine intensive Kommunikation und ein gutes Zeitmanagement erforderlich.
Wann ist agiles Projektmanagement sinnvoll?
Eine agile Herangehensweise an das Projektmanagement bietet sich an, wenn bestimmte Voraussetzungen gegeben sind. Dazu gehört, dass Sie es mit einem Kunden zu tun haben, der mit variablen Anforderungen zu Ihnen kommt. Wenn Sie häufige und schnelle Anpassungen in Ihrem Projekt vornehmen müssen, profitieren Sie von einer agilen Arbeitsweise. Das gilt auch, wenn es zu den Anforderungen gehört, dass Sie Ihre Kunden möglichst eng in den Prozess einbeziehen möchten.
Sie sind mit einer hohen Projektunsicherheit sowie einer sich schnell ändernden Umgebung konfrontiert? In diesem Fall kann ein agil durchgeführtes Projektmanagement seine Stärken voll ausspielen.
Agiles Projektmanagement vs. Wasserfallmodell
Beim Wasserfallmodell findet im Projektmanagement keine Überlagerung der verschiedenen Projektphasen statt. Anders als beim agilen Ansatz handelt es sich hierbei um ein lineares und sequenzielles Design. Das Wasserfallmodell kommt vor allem dann zum Einsatz, wenn die Anforderungen an das Projekt sich mit hoher Sicherheit nicht mehr verändern und sich klar definieren lassen.
Das Modell zeichnet sich durch lange Abstimmungsprozesse aus und lässt wenig Raum für Flexibilität, die beim agilen Ansatz an erster Stelle steht. Das Wasserfallmodell ist eine beliebte Wahl im Projektmanagement, wenn Sie der Planungssicherheit eine hohe Priorität einräumen. Anders als beim agilen Modell sind Start- und Endzeitpunkt fest markiert.
Hilfreiche Tools für die Umsetzung des agilen Projektmanagements
In den Unternehmen kommen folgende Tools häufig zum Einsatz, um eine agile Arbeitsweise zu unterstützen:
- Basecamp: Vereint Funktionen für Teamchats, Kalender oder To-do-Listen und versteht sich als Komplettlösung für den Projektmanager.
- Microsoft Project: Tool für die Berichterstattung, das Ressourcenmanagement und die Planung, das auch über die Cloud verfügbar ist.
- Asana: Bietet vielfältige Planungs- und Kollaborationsfunktionen und verfügt über Boards und To-do-Listen. Damit sollen sich Fristen besser einhalten lassen.
- Trello: Basiert auf Kanban. Das visuelle Werkzeug hilft mit Karten und Boards bei der Organisation der anstehenden Aufgaben.
Fazit
Ein agile durchgeführtes Projektmanagement rückt die Kundenbedürfnisse in den Mittelpunkt und zeichnet sich durch einen hohen Grad an Selbstorganisation aus. Es handelt sich um einen iterativen Ansatz, der sich durch seine Flexibilität und Dynamik auszeichnet. Hervorragend geeignet ist die Methode gerade in komplexen Umgebungen mit hoher Projektunsicherheit, weil Sie hier besser auf Änderungen reagieren können. Typisch ist auch der Einsatz in Unternehmen mit hohem Digitalisierungsgrad. Bei dieser Methode überlassen Sie es Ihren Teams, die Teilaufgaben anzugehen und diese in Eigenregie umzusetzen. Das kann in bestimmten Fällen zu besseren Ergebnissen führen, als es im Rahmen des klassischen und linearen Projektmanagements möglich wäre.
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FAQ
Was ist agiles Projektmanagement?
Bei einem agilen Projektmanagement erfolgt eine Aufteilung größerer Projekte in kleinere Aufgaben, die interdisziplinäre Teams iterativ angehen sollen. Agiles Projektmanagement soll es den verantwortlichen Teams ermöglichen, flexibler auf sich wandelnde Herausforderungen reagieren zu können und unterscheidet sich grundlegend von der traditionellen Herangehensweise an Projekte, bei der eine schrittweise Abarbeitung stattfindet, die einem festgelegten Plan folgt.
Welche Methoden des agilen Projektmanagement gibt es?
Es gibt verschiedene Methoden, die ein erfolgreiches agiles Projektmanagement ermöglichen. Die zwei bekanntesten sind SCRUM und Kanban. Bei der SCRUM-Methode dreht sich alles darum, das Team auf ein gemeinsames Ziel einzuschwören und die Unterteilung der Aufgaben erfolgt in sogenannten Sprints, die sich schnell abarbeiten lassen. Die Kanban-Methode setzt den Fokus auf die Visualisierung des Arbeitsflusses womit die Projektverantwortlichen veranschaulichen können, welche Aufgabe das Team anzugehen hat.
Welche Vorteile und Nachteile bietet agiles Projektmanagement?
Der größte Vorteil des agilen Projektmanagements ist die Flexibilität, die bei klassischem Projektmanagement nicht gegeben ist. Unternehmen können schneller Anpassungen vornehmen und Fehler lassen sich schneller erkennen und beheben. Allerdings ist die Planbarkeit durch die erhöhte Flexibilität geringer, im Vergleich zum klassischen Projektmanagement. Durch die vielen Unterteilungen der Aufgaben ist es außerdem schwerer einen genauen Überblick über den Fortschritt zu behalten.
