Robert Richter

20. April 2022

Vertriebsmitarbeiter verbringen einen Großteil ihrer Arbeitszeit in Outlook. Um auf Kontaktinformationen zuzugreifen sowie neue Informationen und To-dos in Kontakten zu hinterlegen, mussten sie bisher zwischen E-Mail-Programm und Salesforce hin und her springen.

Mit dem Outlook Add-In für Salesforce (Salesforce for Outlook) können Vertriebler alle Daten aus einer Anwendung managen.

Salesforce for Outlook ist ein Auslaufmodell

Zu Beginn dieses Knowhows sollten Sie wissen, dass Salesforce for Outlook im Begriff ist, eingestellt zu werden. Bereits im Winter 2019 hat Salesforce die Nutzung des Tools nur für aktive Benutzer zugänglich gemacht. Daraufhin wurde das Aktionsmenü im Sommer 2021 stillgelegt. Die Folge: Nutzer können bei dem Tool nun keine neuen Datensätze mehr erstellen. Der komplette Rückzug von Salesforce for Outlook möchte Salesforce bis Sommer 2023 vollzogen haben. Bis dahin sollen daher auch die restlichen Funktionen eingeschränkt werden. Aber keine Sorge: Bereits bestehende Daten wie Kontakt-, Kalender-, Aufgaben- oder E-Mail-Daten bleiben Ihnen weiterhin erhalten.

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Aber warum zieht Salesforce das Tool vom Markt? Wir erklären es Ihnen:

Warum hat Salesforce das Produkt eingestellt?

Die kurze Antwort lautet: Salesforce for Outlook ist alt geworden. Die längere Antwort:

Salesforce for Outlook ist mit dem Zweck erstellt worden, Salesforce mit Outlook zu verbinden. Als dann die Version IE11 von Outlook auf den Markt kam, die mittels APEX-Aufrufen kommuniziert, benötigte Salesforce for Outlook Unterstützung – und die bekam es von Lightning Experience. Lightning als Unterstützungsfunktion war zunächst nur als vorübergehende Lösung gedacht.

Heute ist jedoch der Großteil der Salesforce-Kunden bereits zu Lightning gewechselt. Darüber hinaus arbeitet Salesforce gleichzeitig vermehrt an dem Ausbau von Microsoft-Integrationsprodukten. Salesforce for Outlook erfüllt somit keinen unersetzbaren Nutzen, weshalb Salesforce sich für dessen Einstellung entschieden hat.

Alternativlösungen zu Salesforce for Outlook

Die Abschaffung von Salesforce for Outlook ist – besonders für aktive Nutzer – unerfreulich. Dennoch können Sie es als Chance sehen, eine neue Integrationslösung auf die Dimensionsgrößen Ihres Unternehmens neu anzupassen. Die gängigsten Lösungen von Drittanbietern unterscheiden sich vor allem in Hinblick auf den Preis und Funktionsumfang. Daher sollten Sie im Voraus überlegen, welche Integrationslösung Ihr Unternehmen benötigt. Wir haben Ihnen dazu folgende Stütze bereitgestellt:

• Budget: Wie wichtig ist eine zuverlässige Kundendatenintegration für Ihr Unternehmen und wie viel ist Ihr Unternehmen bereit, dafür zu investieren?
• Skalierung: Welche Größendimension umfasst Ihr Unternehmen und wie wichtig ist die Echtzeit-Synchronisation von Daten für Ihr Unternehmen?
• Compliance: Unterliegt Ihr Unternehmen speziellen Compliance-Anforderungen? Und was sind Konsequenzen sowie finanzielle Auswirkungen eines Verstoßes gegen diese Compliance-Anforderungen?
• Konfigurierbarkeit: Werden die Anforderungen Ihres Unternehmens durch eine simple Plug-and-Play-Datenintegrationslösung vollständig erfüllt? Oder gibt es spezifische Anforderungen, die eine erweiterte Konfiguration und Entwicklerunterstützung erfordern?
• Sicherheit: Welchen Grad an Datensicherheit und Datenschutz muss Ihr Unternehmen für Ihre Kunden gewährleisten?
• Support: Benötigen Sie einen proaktiven, 24/7 verfügbaren Support für kritische Situationen, oder reicht eine fundierte Wissensdatenbank aus?

Wir finden die Unternehmensgröße als ausschlaggebendste Kennzahl bei der Entscheidung der Integrationslösung. Unter diesem Gesichtspunkt haben wir Ihnen deshalb eine nach Unternehmensgröße sortierte Liste an Integrationslösungen erstellt:

Beste Datenintegrationslöung/en für …

… Großunternehmen:

• Riva

… mittelgroße Unternehmen:

• Einstein Activity Capture
• LinkPoint 360

… Kleinunternehmen und Startups:

• Zapier

Schauen Sie sich die Angebote passend zu Ihrer Unternehmensgröße an und prüfen Sie, ob das Gesamtpaket stimmt. Wenn Sie dabei Unterstützung benötigen, helfen wir Ihnen gerne.

Im folgenden Knowhow erhalten Sie dennoch die ursprünglichen Informationen zu Salesforce for Outlook.

Anwendung Salesforce for Outlook

Vertriebsmitarbeiter verbringen laut einem McKinsey-Bericht 28 % Ihrer Arbeitszeit mit der Bearbeitung von E-Mails und weitere knapp 20 % ihrer Zeit mit der Recherche von Informationen. Wenn ein Unternehmen sowohl Salesforce als auch Outlook verwendet, springen die Vertriebler also einen Großteil ihrer Arbeitszeit zwischen beiden Anwendungen hin und her, was zu Lasten der Produktivität geht.

Daten-Redundanzen

Häufig führt die parallele Nutzung auch zu Daten-Redundanzen, da die Einsatzbereiche von Outlook und Salesforce nicht klar abgrenzt sind. Vertriebler pflegen ihre Termine, Aufgaben und Kontakte dann manuell in beiden Anwendungen.

Zum Beispiel, wenn das Vertriebsteam vertriebsbezogene Besprechungen über Salesforce managt, Mitarbeiter jedoch weitere Termine im Blick behalten müssen. Da sie in Outlook ihre gesamte restliche Zeitplanung hinterlegt haben und dort die meiste Arbeitszeit verbringen, sind sie dazu übergegangen, Sales-Termine doppelt einzutragen.

Ähnlich beim Kontaktmanagement: Während in Salesforce Kontakte in Bezug auf Opportunities und Deals verwaltet werden, dient Outlook weiterhin als virtuelle Karteikartenbox, um Telefonnummern, E-Mailadressen und Positionen aktuell zu halten.

Outlook-Integration für Salesforce

So können Vertriebsmitarbeiter mithilfe des Outlook Add-Ins zum Beispiel direkt aus ihrem Posteingang heraus neue Salesforce-Kontakte anlegen und bestehende Kontakte bearbeiten. Wichtige E-Mails sind mit wenigen Klicks an den passenden Salesforce-Kontakt verknüpft. Eingehende Kundenmails matcht die Integration sogar automatisch mit dem entsprechenden Salesforce-Kontakt, sodass nicht nur der einzelne Bearbeiter, sondern das gesamte Team jederzeit die Kommunikationshistorie einsehen kann. Damit Mitarbeiter E-Mails noch schneller verfassen, lassen sich die Salesforce E-Mail Templates direkt aus Outlook öffnen.

Außerdem können Vertriebsmitarbeiter Salesforce Tasks mithilfe des Add-Ins aus Outlook heraus abarbeiten. Salesforce-Termine werden automatisch im Outlook-Kalender angezeigt (bei Aktivierung von Lightning Sync).

Das Add-In unterstützt sowohl Salesforce Classic als auch Salesforce Lightning und funktioniert auf gleiche Weise.

Funktionen

• Verknüpfen von Datensätzen in Salesforce und Outlook
• Anlegen und Bearbeiten von Salesforce-Datensätzen aus Outlook – unterstützte Objekte: Kontakt, Lead, Account, Opportunity, Case, Task, Event und sämtliche Custom Objects
• Automatisches Matching eingehender E-Mails mit Salesforce-Kontakten
• Bearbeitung von Salesforce Tasks in Outlook
• Anzeige von Salesforce Events im Outlook-Kalender
• Nutzung von Salesforce E-Mail Templates in Outlook

Verwendung Salesforce for Outlook

Redundanzen in Arbeitsabläufen und Datenbeständen sind nicht nur umständlich für den einzelnen Mitarbeiter, sondern schaden auch dem wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens.

Bearbeitungszeit

Offensichtlich, aber nicht trivial ist der Zeitverlust, der entsteht, weil der Vertriebsmitarbeiter Daten doppelt einpflegt. Doch die Arbeitsabläufe dauern nicht nur länger, auch die Qualität der Arbeit leidet.

Arbeitsleistung

Statt im Verkaufsmodus und in Outlook zu bleiben, wechselt der Vertriebler immer wieder in den gedanklichen Verwaltungsmodus, um Daten nachzupflegen. Damit untergräbt der Mitarbeiter seine Verkaufsleistung, da er in keinen Arbeitsflow kommt.

Fehlerwahrscheinlichkeit

Jede manuelle Datenübertragung birgt ein Fehlerpotenzial. Statt Daten automatisch aus Outlook mit Salesforce zu synchronisieren, entsteht bei der parallelen Verwendung der Tools eine Schnittstelle, die die Fehlerquote im Datenbestand unnötig nach oben treibt. Gerade im Vertrieb ist jedoch die Datenqualität entscheidend.

Das Salesforce Add-In schafft hier Abhilfe, automatisiert Datenübertragungen und unterstützt Vertriebler, sich auf ihre operativen Sales-Vorgänge zu konzentrieren statt sich in administrativen Aufgaben zu verlieren.

Outlook-Add-In für Salesforce

Die Outlook-Integration für Salesforce ist der Nachfolger von „Salesforce for Outlook“. Zwischenzeitlich hieß es „Lightning für Outlook“, aktuell läuft es unter dem Namen „Salesforce“ als Add-In für Outlook.

Während „Salesforce for Outlook“ eine lokal zu installierende Anwendung war, die die Zusammenarbeit von Outlook und Salesforce vereinfachen sollte, ist die neue Version ein cloudbasiertes Plugin für Outlook. Der Vorteil: Egal, ob Anwender im Unternehmen Outlook in der Web-Version, von ihrem Desktop oder mobil nutzen – ihnen stehen immer die aktuellsten Funktionen der Integration zur Verfügung. Administratoren können hierbei detailliert festlegen, welche Funktionen synchronisiert werden und welche Rechte Anwender haben sollen.

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Installation

Nachdem ein Administrator das Add-In über die Cloud integriert hat, wird es direkt in Outlook installiert. Der Installationsaufwand ist dabei geringer als für das frühere „Salesforce for Outlook“.

Technische Voraussetzungen

E-Mail Server:

• Exchange 2019, 2016 oder 2013 lokal
• Exchange Online mit Office 365®

E-Mail Client:

• Desktop-Version von Outlook 2019, 2016 oder 2013 auf Windows
• Outlook on the web
• Outlook für Mac 2019 oder 2016 auf der aktuellsten stabilen Version von macOS. DerExchange-Cache-Modus sollte in den Outlook-einstellungen aktiviert sein, um die Leistung zu optimieren.

Browser:

• Alles Browser, die Cookies von Salesforce zulassen

Soll die Integration in eine Desktop-Version von Outlook installiert werden, muss die neueste Version des Internet Explorers installiert sein. Der IE muss jedoch nicht als Standard-Browser gesetzt sein.



Um die Synchronisation des Add-Ins mit Salesforce über Lightning Sync sicherzustellen, benötigt Ihr Unternehmen eine Office 365 Enterprise Edition mit Exchange Online. Die Verbindung erfolgt via OAuth 2.0 für Microsoft Exchange oder mit einem Exchange-Dienstkonto. Hierbei müssen Sie sicherstellen, dass folgende Einstellungen aktiviert sind:

• Exchange Auto-Ermittlungsdienst
• SSL-Verbindung für Exchange Web Services
• Verschlüsselungsprotokoll TLS 1.1 oder höher
• Standardauthentifizierung für Ihren Exchange-Server und Auto-Ermittlungsdienst

Nach der grundlegenden Installation können Sie die Usability mithilfe des Lightning-Anwendungsgenerators weiter verbessern.

Fazit und Empfehlung

Das Salesforce Add-In für Outlook ist ein wertvolles Produktivitätstool für alle Unternehmen, die beide Anwendungen, Salesforce und Outlook, im Vertrieb parallel verwenden. Für Unternehmen, die bisher „Salesforce for Outlook“ genutzt haben, lohnt sich der Umstieg auf die Nachfolge-Applikation, da der Funktionsumfang der Integration im Vergleich deutlich größer ist. Zudem braucht die Wartung wesentlich weniger Ressourcen, da es sich beim Add-In um eine echte Cloud-Integration handelt.

Das Add-In ist selbst leicht zu installieren und für Anwender intuitiv verständlich, sodass sich der Return on Investment direkt einstellt. Über Lightning lässt sich die Integration weiter individualisieren, was der Usability und Effizienz zusätzlich zugutekommt. Weitere Informationen finden Administratoren im Salesforce Trailhead-Modul.

Dieser Artikel erschien bereits im Juni 2019. Der Artikel wurde am 20. April 2022 erneut geprüft und mit leichten Anpassungen aktualisiert. 

FAQ

Welches Ziel verfolgt Salesforce for Outlook?

Vertriebsmitarbeiter verbringen einen Großteil ihrer Arbeitszeit in Outlook. Um auf Kontaktinformationen zuzugreifen sowie neue Informationen und To-Dos in Kontakten zu hinterlegen, mussten sie bisher zwischen E-Mail-Programm und Salesforce hin und her springen. Mit dem Outlook Add-In für Salesforce (Salesforce for Outlook) können Vertriebler alle Daten aus einer Anwendung managen.

Welche Funktionen enthält Salesforce for Outlook?

Zu den zentralen Funktionen von Salesforce for Outlook gehören: Das Verknüpfen von Datensätzen in Salesforce und Outlook, das Anlegen und Bearbeiten von Salesforce-Datensätzen aus Outlook, das automatische Matching eingehender E-Mails mit Salesforce-Kontakten, die Bearbeitung von Salesforce Tasks in Outlook, die Anzeige von Salesforce Events im Outlook-Kalender sowie die Nutzung von Salesforce E-Mail Templates in Outlook.

Welche Vorteile hat Salesforce for Outlook?

Durch die Verwendung von Salesforce for Outlook erhalten Sie folgende Vorteile: Die Reduzierung von Bearbeitungszeiten, die Steigung der Arbeitsleistung sowie das Minimieren der Fehlerwahrscheinlichkeit.

Wer kann mir beim Thema Salesforce for Outlook helfen?

Wenn Sie Unterstützung zum Thema Salesforce for Outlook benötigen, stehen Ihnen die Experten von Mindforce, dem auf dieses Thema spezialisierten Team der mindsquare AG, zur Verfügung. Unsere Berater helfen Ihnen, Ihre Fragen zu beantworten, das passende Tool für Ihr Unternehmen zu finden und es optimal einzusetzen. Vereinbaren Sie gern ein unverbindliches Beratungsgespräch, um Ihre spezifischen Anforderungen zu besprechen.

Robert Richter

Mein Name ist Robert Richter, ich berate Kunden beim Thema Vertrieb- und Service mit dem Schwerpunkt Salesforce.

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