So gelingt die HubSpot-Einführung
Sie wollen Ihr Marketing und Ihren Vertrieb automatisieren? Dann könnte HubSpot die richtige Lösung für Sie sein. Was Sie bei der Einführung des Systems beachten sollten, erfahren Sie hier
Wie erfolgt die Einführung?
Aus unserer langjährigen Erfahrung hat sich ergeben, dass die HubSpot-Einführung am besten in fünf Schritten erfolgt:
1. Analyse
Jedes Projekt basiert auf einer guten Analyse. Im Zuge dieser sollten Sie die notwendigen Gegebenheiten schaffen, die Ausgangslage klären und eine Zukunftsvision erstellen. Zunächst hat die Analyse der Stakeholder Priorität. In diesem Schritt identifizieren wir Ihre zukünftigen Stakeholder.
Auf Basis der Zielgruppenanalyse können wir entscheiden, in welcher Abteilung HubSpot zuerst eingeführt wird. Außerdem definieren wir die Ziele der HubSpot-Einführung. Diese Definition bildet die Grundlage für eine Anforderungsanalyse. In Kooperation mit unseren Kunden erarbeiten wir zwingend notwendige sowie optionale Anforderungen. Darauf basierend erstellen wir User Stories. Diese Stories beschreiben sämtliche geplante Anwendungsfälle und entwickeln ein erstes Product Backlog.
2. Planung
Diese Phase beginnt mit der Priorisierung der Aufgaben im Product-Backlog und der Terminierung verschiedenerer Releases. Das erlaubt dem Team einen schnellen Beginn der Umsetzung und es kann die Sprints in Kooperation mit dem Kunden entwickeln. Außerdem ist die Zusammensetzung des Projektteams auf Grundlage der Anforderungen aus der Analyse und dem festgestellten Projektumfang zu klären.
Allgemein gilt: Ein Projektteam sollte die Anzahl von 7 Mitgliedern nicht überschreiten. Wenn Sie mehr Mitarbeiter brauchen, sollten Sie zusätzliche Teams bilden und diese nach den Release-Abschnitten aufteilen.
Welche Rollen innerhalb der Teams notwendig sind, ist eine individuelle Entscheidung. Bei kleinen Einführungsprojekten, in denen sämtliche Anforderung mit Customizing ohne großen Entwicklungsaufwand durchgeführt werden können, bedarf es keinem HubSpot-Architekten. Ein Experte für die Bereiche Stakeholderanalyse, Kommunikation sowie Change-Management mit Zuständigkeit für die Kommunikationsstrategie ist aber in jedem Fall zu empfehlen.
Für eine optimierte Kooperation mit externen Dienstleistern sollte es einen Mitarbeiter im Projektteam geben, der die Systemlandschaft kennt und bei der Konstruktion von Schnittstellen hilft. Idealerweise handelt es sich hierbei um einen IT-Mitarbeiter, der auch nach Projektabschluss für die HubSpot-Administration zuständig sein wird.
Außerdem sind organisatorische Punkte zu klären. Dazu zählen unter anderem einzuhaltende Termine und Regeln sowie die zu verwendende Definition of Done und Definition of Ready. Weitere Aspekte sind die Räumlichkeiten, die Zugänge zu den IT-Systemen und die Bereitstellung eines Produkt Owners.
3. Implementierung
Wir nutzen ein agiles Projektmanagement auf Grundlage von SCRUM. Das bedeutet, dass unsere Teams in sogenannten aus jeweils 10 Arbeitstagen bestehenden Sprints arbeiten. Gegenüber einem langen Entwicklungszyklus hat diese Arbeitsweise einige Vorteile:
Transparenz
- Unternehmen kennen stets den Fertigungsgrad des Projektes. Also wissen genau, welche Sprints oder User Stories aktuell bearbeitet werden oder schon abgeschlossen sind.
- In regelmäßigen Review Meetings können Probleme, Herausforderungen und Erfolge kommuniziert werden.
- Die Definition of Done zeigt unmissverständlich an, wann eine User Story abgeschlossen ist und mit der Erstellung einer neuen begonnen werden kann.
Qualität
- Schon während der Durchführung werden Dokumentation, Tests, Reviews sowie Code-Kontrollen vorgenommen. Dadurch können Fehler effizient und ohne Gefährdung des Zeitplans korrigiert werden.
- Die standardisierte Definition of Done und Definition of Ready sichern eine hohe Qualität in der Entwicklung.
- Über Entwicklungsrichtlinien stellen wir sicher, dass der erstellte Code qualitativ hochwertig ist.
Kontinuierliche Planung
- Parallel zu den Sprints wird das Backlog weiterentwickelt und verbessert.
- Auch während des Implementierungsprozesses können Sie neue Anforderungen einsteuern.
Sicherheit
- Kontinuierliches Feedback bringt Sie stets auf den aktuellen Stand der Dinge. So haben Sie immer einen Überblick über die Geschehnisse und können sicherstellen, dass das finale Ergebnis auch Ihren Erwartungen entspricht.
- Die Projektaufteilung in Sprints ermöglicht für Sie eine modulare Kostenaufteilung, da jeder Sprint in etwa gleich viel kostet. Daher können Sie über die Priorisierung der Anforderungen und der gewünschten Anzahl von Sprints Ihr Budget gut planen und steuern.
- Über Feedback und Reviews können wir sicherstellen, dass wir keine Anforderung übersehen.
4. Go Live: Vorbereitung
Natürlich will das Go Live eines solchen Projektes gut vorbereitet sein. Bei unserer Cut-Over-Planung kommt es zu dem Moment, in dem Sie sowohl im alten als auch im neuen System arbeiten müssen. Das ist notwendig, da die Daten vom alten ins neue System migriert werden müssen. Außerdem brauchen die Nutzer Schulungen, um im neuen System arbeiten zu können.
Unser aktives Training bereitet Sie optimal auf die Nutzung des neuen Systems vor. Denn ein Großteil der CRM-Einführungen scheitert nicht an der Software, sondern an der fehlenden Akzeptanz der Nutzer. Wir erhöhen die Nutzerakzeptanz durch die Ausbildung von Trainern in Ihrem Unternehmen und eigene Schulungen.
Außerdem ist es in den allermeisten Fällen empfehlenswert, bestehende Kundendaten aus Altsystemen ins neue System zu überführen. Während der Konfigurationsphase können dafür bereits wichtige Vorarbeiten geleistet werden, die eigentliche Migration sollte aber erst im Anschluss erfolgen. Sie als Unternehmen müssen diejenigen Quellen identifizieren, aus denen alte Daten übernommen werden sollen:
- Daten bestehender Kunden und Prospects
- Marketing-Kampagnen
- Dokumente und Dateianhänge
- Aktivitätshistorien
- E-Mails
- Aufträge
- Performancedaten
- Buchhaltungsdaten
Es ist zu empfehlen, die Migration direkt vor dem Go Live durchzuführen. So verhindern Sie, dass sich der Datenbestand zwischen dem Zeitpunkt der Migration und des Go Live zu sehr voneinander unterscheidet. Die Migration findet erst schrittweise auf einer Testplattform statt, bevor Sie auf dem Produktivsystem erfolgt.
5. Go Live
Nach der Vorbereitung des Go Live wird die Software installiert. Unser Team stellt eine reibungslose Softwareinstallation sicher. Wenn das Initialdeployment erfolgt ist, führen wir manuelle Nacharbeiten durch. Diese sorgen dafür, dass nicht automatisierte deployte Einstellungen und Customizing übernommen werden.
Im Anschluss werden die Nutzer aktiviert und ihnen Rollen zugewiesen. Nach der Aktivierung der Schnittstellen, bieten wir eine zweiwöchige Hypercare-Phase, in der unser Team Ihnen jederzeit zur Verfügung steht. So gestalten wir die Aufnahme des Betriebs so reibungslos wie möglich.
Welche Vorteile bietet die Hubspot-Einführung?
HubSpot: die All-in-One-Lösung?
HubSpot vereint Ihre Sales-, Marketing- und Service-Abteilung in einer kollaborativen Plattform. Das System ist modular aufgebaut und besteht aus CRM, CMSHub, Marketing Hub, Sales Hub und Service Hub. Der Fokus liegt auf dem Marketing Hub, der sämtliche Tools für das digitale Marketing inklusive der Content-Erstellung und der Analyse vereint. So lassen sich Ihre Marketingkampagnen leicht zentral verwalten. Dieses Tool lässt sich nahtlos an die anderen Abteilungen anbinden, sodass allen Mitarbeitern immer alle relevanten Daten zur Verfügung stehen.
Dabei ist das angebundene CRM-System sogar kostenlos in den Tarifen erhalten und einfach zu verwenden. Haben Sie aber bereits ein anderes CRM-System in Einsatz, dessen Nutzung Sie nicht aufgeben möchten, können Sie auch dieses CRM an HubSpot anbinden und die Daten synchronisieren. Grundsätzlich lassen sich andere Plattformen problemlos in HubSpot integrieren, sodass Sie nicht zwingend vollständig auf die HubSpot-Plattformen umsteigen müssen. Wie auch immer Sie es lösen, letztendlich stehen Ihnen alle relevanten Daten in einer Plattform zur Verfügung.
Datenbasierte Entscheidungen
Diese zentrale Datenspeicherung und -verwaltung hilft Ihnen, Ihre Entscheidungen auf Basis von Daten und harten Fakten zu treffen. Denn HubSpot kann Ihnen auf Grundlage dieser Daten und des Trackings sämtlicher Aktivitäten Ihrer Leads transparente KPIs liefern. Diese Kennzahlen werden aus allen möglichen Marketing-Instrumenten gewonnen und übersichtlich in HubSpot gesammelt und auf individualisierbaren Dashboards visualisiert. So sind Sie bestens über die gesamte Customer Journey hinweg informiert und verlieren keine wichtigen Daten oder Kennzahlen aus den Augen.
Einfache Einführung und Anwendung
Die Plattform ist übersichtlich gestaltet und leicht zu bedienen, sodass Mitarbeiter auch ohne viel Unterstützung den Umgang erlernen können und HubSpot so schnell in den Arbeitsalltag integriert werden kann.
Zudem unterstützt HubSpot selbst bei der Einführung. Die eigene Academy bietet viele ausführliche und leicht verständliche Online-Kurse. Der HubSpot-Service steht bei Schwierigkeiten auch stets bereit. Außerdem können Sie in den unzähligen Blog-Artikeln und Anleitungen auf der HubSpot-Webseite viele nützliche Informationen finden. Durch diese Ressourcen lassen sich Fragen schon mit einer schnellen Google-Suche klären.
Des Weiteren können Sie HubSpot an sich ändernde Anforderungen und Ihr Wachstum flexibel anpassen, sodass Ihnen die passende Lösung zur Verfügung steht. Dabei laufen solche Updates für gewöhnlich problemlos ab.
Automatisiertes Marketing
Die Automatisierungsmöglichkeiten im Marketing sind für die meisten HubSpot-Kunden der größte Anreiz zur Nutzung der Software. Diese Automatisierungen sind dabei leicht und ohne tiefergehende Programmierkenntnisse zu konfigurieren. Neben diversen, kleinen Tools zur Automatisierung gibt es mit der Workflow-Funktion auch die Möglichkeit einer ganzheitlichen Automatisierungssoftware. So kann zum Beispiel der gesamte Prozess vom Lead Nurturing bis zur Übergabe an das Sales-Team automatisiert werden.
Leichte Lead Generierung
HubSpot vereint in einem System sämtliche Tools zur Generierung und Pflege von Leads. Dazu gehören unter anderem Content wie Blogartikel, Landingpages, CRM, und CTAs. Zudem sind anpassbare Formulare ein wichtiges Tool für die Konversion von Leads. Auch das Versenden von E-Mail-Kampagnen spielt weiter eine große Rolle im digitalen Marketing. Diese Kampagnen können in HubSpot leicht ohne HTML-Wissen über Drag-and-Drop erstellt und versendet werden.
Über die enge Verknüpfung von Marketing und Vertrieb können Sie Ihre Leads effizienter bearbeiten, indem diese zum richtigen Zeitpunkt an Ihre Mitarbeiter im Vertrieb weitergeleitet werden. Über Hubspot haben diese Zugriff auf alle relevanten Daten und vorangegangenen Aktivitäten, sodass sie darauf basierend die richtigen Maßnahmen ergreifen können.
Welche Herausforderungen bringt eine HubSpot-Einführung mit sich?
Schwierigkeiten bei der Einführung
Für eine erfolgreiche HubSpot-Einführung sollten Sie Ihre damit verbundenen Ziele klar definieren. Sonst kann es schnell zu Missverständnissen kommen. Zudem sollten Sie sich besonders zu Beginn auf wenige, konkrete Use Cases konzentrieren und sich genau überlegen, wie Sie diese mit HubSpot optimieren können. Andernfalls besteht die Gefahr, dass Sie sich zu viel vornehmen und durch die Überforderung letztendlich gar keine wirkliche Verbesserung erreichen.
Außerdem ist das initiale Set-Up durchaus komplex und anspruchsvoll. Hier kann es gut sein, dass Sie auf externe Hilfe angewiesen sind. So sollten Sie durchaus mit zusätzlichen Kosten für eine erfolgreiche Einführung rechnen.
Komplexität der Plattform
Obwohl HubSpot grundsätzlich leicht bedienbar ist, unterschätzen einige Kunden die Komplexität der Plattform und bereiten Ihre Mitarbeiter nicht richtig auf die Nutzung vor. Wenn Ihre Mitarbeiter den Umgang mit HubSpot nicht in Schulungen oder ähnlichen Angeboten erlernt haben, wird zumindest ein Teil beim Umstieg erhebliche Schwierigkeiten haben. So kann es auch schnell zu mangelnder Akzeptanz kommen. Und Sie wissen, dass Systeme nur dann funktionieren, wenn Ihre Mitarbeiter sie wirklich akzeptieren und alltäglich nutzen.
Guter Content ist essenziell
Des Weiteren sollten Sie beachten, dass HubSpot nur dann sein volles Potential entfalten kann, wenn Sie auch über qualitativen Content verfügen, den Sie für Ihre Marketing-Kanäle verwenden können. Denn Sie können schlecht eine Kampagne automatisieren, wenn diese noch gar keine Inhalte hat. Nur mit attraktivem Content können Sie Interessenten dazu bringen, Ihre Kontaktdaten zu teilen. Diese Kontaktdaten sind essenziell für die Leadgenerierung und -verfolgung. Führen Sie also vor der HubSpot-Einführung einen Content-Audit durch und planen ausreichend Zeit ein, um schon im Vorlauf Kampagnen zu planen und die passenden Inhalte zu erstellen. Sonst bezahlen Sie nämlich für eine Plattform, die Sie so noch gar nicht weiterbringt.
Hohe Kosten
HubSpot ist nicht die günstigste Lösung unter den Marketing-Plattformen. Der Basis-Tarif ist zwar verhältnismäßig günstig, ihm mangelt es aber an einigen wichtigen Funktionen, sodass Sie sich vermutlich früher oder später für ein Upgrade entscheiden.
Außerdem sind nur die ersten 2.000 Kontakte für Sie kostenlos. Danach zahlen Sie für alle weiteren Kontakte. So kommen mit dem Wachstum Ihres Netzwerks zusätzliche Kosten auf Sie zu. Daher lohnt sich HubSpot besonders für Unternehmen mit sehr vielen Kontakten häufig nicht.
Fehlende Flexibilität
Es gibt andere Systeme, die deutlich flexibler zu gestalten sind und eine sehr dynamische Anpassung erlauben. In diesem Bereich sind die Möglichkeiten von HubSpot etwas eingeschränkt.
So bildet HubSpot mit seinen Workflow-Templates auch nur sehr generelle Use Cases ab, sodass viele Anwendungsfälle manuell konfiguriert werden müssen.
Fazit: Eine HubSpot-Einführung will gut geplant sein
HubSpot kann eine sehr wertvolle Plattform sein, die Ihnen hilft, Marketing und Vertrieb optimal zu koordinieren und so die Leadgenerierung und Kundengewinnung deutlich erfolgreicher zu gestalten. Für eine wirkliche Effizienzsteigerung müssen Sie aber die Einführung gut vorbereiten, sodass Sie bei der Nutzung auch Ihr volles Potential ausschöpfen können.
FAQ
Wie erfolgt die Einführung von HubSpot?
Die Einführung von HubSpot erfolgt in fünf Schritten:
- Analyse (Definition von Zielen und Anforderungen)
- Planung (Priorisierung der Aufgaben und Termine)
- Implementierung (kontinuierliche Verbesserung und Planung während der Sprints)
- Vorbereitung des Go Live
- Go Live
Welche Vorteile bietet die HubSpot-Einführung?
Die Einführung von HubSpot bietet zahlreiche Vorteile, darunter:
- die Integration von Sales, Marketing und Service in einer Plattform
- die zentrale Datenspeicherung und -verwaltung für datenbasierte Entscheidungen
- die einfache Einführung und Anwendung der Plattform
- die Automatisierung von Marketingprozessen.
Welche Herausforderungen bringt eine HubSpot-Einführung mit sich?
Bei der Einführung von HubSpot können Herausforderungen wie komplexe Plattformfunktionalitäten, mangelnde Akzeptanz der Mitarbeiter, die Notwendigkeit hochwertigen Contents sowie Kosten und fehlende Flexibilität auftreten.
