Städte und Kommunen: Herausforderungen und Lösungen in der Wirtschaftsentwicklung
Zukunftsorientierte Städte setzen vermehrt auf CRM-Systeme für eine effektive Wirtschaftsplanung und -förderung. Doch bevor diese Innovationen Einzug halten können, müssen grundlegende IT-Herausforderungen gemeistert werden. In diesem Artikel erfahren Sie die Hindernisse, mit denen Städte und Kommunen heutzutage konfrontiert sind, und erhalten Lösungsvorschläge, wie ein CRM-System diese Probleme wirksam beheben kann.
Herausforderungen und Lösungen für Städte und Kommunen
Die Zukunft der Wirtschaftsförderung liegt in der Digitalisierung. Das kann für Städte und Kommunen einerseits eine große Herausforderung sein, bietet aber auch eine große Chance für die Wirtschaftsentwicklung. Was sind also die sechs vorherrschenden Herausforderungen und wie können diese erfolgreich bewältigt werden?
Keine zentrale Datenhaltung
Eine fehlende zentrale Datenhaltung ist eines der größten Probleme für Städte und Kommunen. Unternehmenskontakte liegen oft in verteilten Excel– oder Outlook-Konten und werden nicht zentral an einer Stelle gesammelt. Das führt dazu, dass es keinen gemeinsamen Zugriff auf diese Daten für alle Mitarbeiter gibt, was die Dokumentation von Unternehmenskontakten und die Dokumentation von Unternehmensaktivitäten erheblich erschwert.
Die Lösung: Zentrales System für alle Mitarbeiter
Ein zentrales CRM-System in der Cloud, in dem alle Daten über Unternehmen und Kunden abgelegt werden, auf das alle Mitarbeiter zugreifen können, erleichtert Städten und Kommunen die Wirtschaftsplanung erheblich. Idealerweise sollte dieses System über Webbrowser zugänglich sein, ohne dass eine langwierige, vorherige Installation durchgeführt werden muss. Außerdem sollte der Zugriff auch über Mobiltelefone und Tablets möglich sein, sodass Mitarbeitende auch auf Reisen, Messen oder Kongressen Zugriff auf wichtige Unternehmensdaten haben.
Schwierige Kollaboration und viel manuelle Arbeit
Auch Kollaborationen gestalten sich in vielen Städten und Kommunen als schwierig. Eingesetzte Tools, die Unternehmen bei der Kollaboration der Mitarbeiter unterstützen sollen, sind oft nur Insellösungen, die nur von einzelnen Mitarbeitern genutzt werden, während andere Mitarbeiter auf andere Tools zurückgreifen. Das führt dazu, dass das Wissen in den Köpfen einzelner Mitarbeiter verbleibt und somit nur schwer geteilt werden kann.
In vielen Städten und Kommunen findet die Kommunikation mit Unternehmen noch über manuelle Arbeit statt. Das bedeutet, dass Kontaktdaten häufig manuell abgetippt werden. Es herrscht keine Übersicht über bereits erfasste Daten, was für doppelten Erfassung von Datensätzen sorgt. Letztendlich führt diese manuelle Arbeit zu unnötigen Suchen, nach den korrekten Informationen, was nicht nur frustrierend für Mitarbeiter ist, sondern auch Zeit kostet.
Die Lösung: Intelligentes Datenverwaltungs- und Erfassungssystem
Es ist wichtig, dass genau überprüft wird, dass Unternehmensdaten und Kontakte nur einmal im System angelegt werden. Diese Daten und Informationen sollten im System durch eine intelligente Suche mithilfe von passenden Parametern leicht auffindbar sein. Zusätzlich sollte ein CRM-System Mitarbeiter in Städten und Kommunen bei der korrekten Eingabe von Daten unterstützen, z. B. durch intelligente Vorschläge.
Fehlende Effizienz
Schon häufig habe ich bei Städten und Kommunen einen geringen Effizienzgrad vorfinden können. Gerade mithilfe von Automatisierungen kann effizienter gearbeitet werden, z. B. durch automatisiertes Erstellen und Verschicken von E-Mails. Letztendlich führt fehlende Effizienz unweigerlich zu Fehlern, wie z. B. Dubletten. Auch eine manuelle, zeitintensive Datenverarbeitung führt in vielen Städten und Kommunen zu fehlender Effizienz.
Die Lösung: Automatisierungsprozesse
Durch (Teil-) Automatisierungen können Städte und Kommunen ihre Mitarbeiter unterstützen. Häufig wiederkehrende E-Mails lassen sich als Vorlagen speichern und so (teil-) automatisiert verschicken. Auch andere, häufig wiederkehrende Vorgänge lassen sich so zumindest teilautomatisieren. Das CRM-System kann außerdem Daten automatisch auf Dubletten überprüfen und warnt Mitarbeiter, wenn die eingegebenen Daten bereits im System hinterlegt wurden oder Dubletten automatisch zusammenführen.
Geringer Überblick und fehlende Nachvollziehbarkeit
Viele Städte und Kommunen stehen vor der Herausforderung, dass sie nur begrenzten Einblick in ihre Daten haben. Da diese auf verschiedenen Plattformen verteilt sind, ist es schwierig, ein einheitliches Berichtswesen zu etablieren. Dadurch wird es auch erschwert, Erkenntnisse aus den Daten zu gewinnen.
Bei vielen Städten und Kommunen haben Mitarbeiter zudem oft Schwierigkeiten, den Überblick über bereits geführte Kundenkommunikation zu behalten, da Berichte fehlen oder Daten schwer zugänglich sind. Diese Situation erschwert es, die Bedürfnisse der Kunden angemessen zu ermitteln und führt zu Herausforderungen bei der Bereitstellung eines optimalen Kundenservice.
Die Lösung: Nachvollziehbarkeit schaffen
Ein gutes CRM-System sollte es Mitarbeitern ermöglichen, jeglichen Kontakt, wie z. B. E-Mails, Telefonate, Besuche und Meetings mit Unternehmen und Kunden zu dokumentieren. Diese Kundenaktivitäten sollten historisiert und in einer chronologischen Reihenfolge abgelegt werden, um für alle Mitarbeiter nachvollziehbar zu sein. Außerdem sollte das System die Eingabe und Verteilung von Aufgaben zu Aktivitäten unterstützen.
Fazit: Nutzen eines CRM-Systems für Städte und Kommunen
Ein CRM-System bietet Städten und Kommunen zahlreiche Vorteile und Nutzen. Es ermöglicht eine zentrale Datenhaltung, verbesserte Kollaboration und reduziert manuelle Arbeit durch intelligente Datenverwaltung und Erfassung. Die Implementierung von Automatisierungsprozessen steigert die Effizienz und reduziert Fehler, während die Nachvollziehbarkeit von Kundenaktivitäten und die Schaffung eines einheitlichen Berichtswesens die Entscheidungsfindung und den Kundenservice optimieren. Durch die Digitalisierung und Nutzung eines CRM-Systems können Städte und Kommunen ihre Wirtschaftsplanung und -förderung auf eine effektive, zukunftsorientierte Basis heben.
