box – Die Lösung, wenn Sie an die Speichergrenzen von Salesforce stoßen
Salesforce ist ein unglaublich gutes CRM-System, wahrscheinlich das beste auf dem Markt. Viele Unternehmen nutzen das System für Aufgaben unterschiedlichster Art, jedoch hat es trotzdem seine Grenzen – besonders die Speichergrenzen von Salesforce. Was Sie machen können, wenn Sie an die Speichergrenzen von Salesforce stoßen, zeige ich Ihnen in diesem Beitrag.
Salesforce begrenzt standardmäßig viele Funktionen im System: die Anzahl von Custom Objects/Fields, die Anzahl von Ziffern im Code und mitunter auch den Speicherplatz für Daten und Dokumente. Für einen Administrator ist es schwierig, ständig alle Limits zu überwachen und manchmal auch unvorhersehbar, wie schnell der Dokumentenspeicher befüllt werden kann. Dieser Speicher beträgt je nach Salesforce-Version in der Regel 10 GB (mit 0,6-2 GB zusätzlich pro Userlizenz). Eine Erweiterung des Speichers durch Salesforce ist möglich, aber unverhältnismäßig teuer und daher oft nicht die beste Variante.
Was ist die Lösung, wenn Sie Gefahr laufen an die Speichergrenzen von Salesforce zu stoßen?
box ist eine Cloud Content Management Plattform, die Ihre Dokumente online zentralisiert, um die Arbeit und Verwaltung an ihnen von überall zu ermöglichen. Es erlaubt Nutzern ihre Dokumente abzulegen und bei Bedarf auch mit anderen Nutzern zu teilen – die Speicherung erfolgt dabei DSGVO-konform. Eine Stärke von box ist die leichte Integration in viele gängige Unternehmensanwendungen wie z. B. Salesforce, Office365, Slack, DocuSign und vielen anderen.
Für bereits 6 €/Monat gibt es 100 GB box-Speicher. Für alle weiteren Abonnements ist dieser Speicher unbegrenzt. Damit liegen Sie preislich bereits deutlich unter den üblichen Salesforce-Kosten für Speichererweiterung. Doch was bringt box noch mit sich?
Abbildung 1: box-Benutzeroberfläche
Neben dem Ablegen, Verwalten, und Teilen von Dokumenten, bringt box eine Versionsverwaltung und Echtzeit Kollaboration an Dokumenten mit sich. Die Salesforce Integration ermöglich direkten Zugriff auf diese Dateien aus Ihrer Org.
Abbildung 2: box Integration in Salesforce
Diese Features ermöglichen maximale Transparenz in der Zusammenarbeit an Dokumenten, welche zusätzlich durch eine praktische Chat-Funktion in box selbst unterstützt wird – ein hin und her von E-Mails ist an dieser Stelle fehl am Platz.
Haben Sie langwierige Zeichnungsprozesse?
box erlaubt es Ihnen Dokumente jeglicher Art zu speichern. Da das DSGVO-konform geschieht, eignet sich die Plattform hervorragend, um Zeichnungsprozesse für Verträge zu digitalisieren. Dafür gibt es das native eSignature Tool von box selbst. Sollten Sie aber bereits ein anderes Tool, wie z. B. DocuSign oder Adobe Sign nutzen, lassen sich die auch leicht in box integrieren.
Der Vorteil ist klar: Sie können direkt aus Salesforce auf den Vertrag zugreifen, diesen verwalten und speichern und für Genehmigungen und Unterschriften effiziente Prozesse einstellen.
Schwierige Angebotserstellung?
Ein konkreter Anwendungsfall, der viele Funktionen von box vereint, ist die Angebotserstellung. Wenn Sie in der Vergangenheit Probleme mit der Dauer und Komplexität dieses Prozesses hatten, könnte box eine gute Investition sein.
Ein Angebotsdokument kann zeitgleich von mehreren Personen bearbeitet werden, während sich diese über eine praktische Chat-Funktion über die Änderungen austauschen und mit Hilfe von Task-Management Add-Ons Aufgaben verteilen. Bei vertraulichen Angeboten wird der Zugang zum Dokument reguliert und nach Fertigstellung über das eSignature Tool Ihrer Wahl an den Kunden geschickt, welcher dieses digital unterschreiben kann.
Brauche ich box, um meine Speichergrenzen von Salesforce zu erweitern?
Das Tool hat viele nützliche Vorteile, die Dokumentenverwaltung, digitale Signaturprozesse und Chat-Software in einer Oberfläche vereinen. Jetzt bleibt noch zu klären, ob Sie als Kunde das Tool wirklich brauchen und nutzen sollten. Ich persönlich sehe es als gute Investition, wenn Sie mit vielen Dokumenten arbeiten, die den Rahmen des Dateispeichers Ihrer Salesforce Org sprengen würden. Hierfür gibt es bereits für wenig Geld zusätzlichen Speicher und eine Office Integration.
Außerdem finde ich die Einfachheit der Kombination von Chat, Signaturprozessen und Dokumentenverwaltung sehr verlockend. Ständig zwischen verschiedenen Tools hin und her zu wechseln ist verwirrend und zeitraubend. Zusätzlich ist box mit sehr vielen gängigen Office und Softwareprodukten integrierbar, was das Zusammenspiel Ihrer Anwendungen noch leichter macht.
Alles in allem sehe ich box in erster Linie als Speichererweiterung, die zusätzlich noch viele Dinge mehr auf dem Kasten hat. Ob sich der Einkauf für Sie lohnt, wenn Sie ihre Dokumente auch in Standard Salesforce verwalten könnten, ist abzuwägen.
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