Wie Sie Ihr Spendenmanagement durch Digitalisierung effektiver gestalten
Das Sammeln von Spenden und das Spendenmanagement insgesamt sind eine wichtige Aufgabe in Non-Profit-Organisationen. Sie sind allerdings nicht die Hauptaufgabe oder das Ziel einer Organisation. Sie sind aber ein wichtiges Element, wenn es um die Zielerreichung und die Verwirklichung der eigentlichen Vision geht. Daher ist es erstrebenswert, das Spendenmanagement möglichst unaufwändig und effektiv zu gestalten, um mehr Zeit, Geld und Energie in die eigentlichen Kernaufgaben der eigenen NGO investieren zu können. Digitalisierung und Automatisierung sollen genau das bewirken. Wie genau, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Was ist Spendenmanagement?
Wenn Sie auf diese Seite gelangt sind, erzähle ich Ihnen vermutlich nicht viel Neues, wenn ich Ihnen erkläre, was Spendenmanagement ist. Trotzdem möchte ich diesen Punkt zuerst ansprechen, um sicherzustellen, dass Sie wissen was ich persönlich unter Spendenmanagement verstehe und dass wir eine gemeinsame Vorstellung vom Spendenmanagement haben:
Mein Wissen zum Thema Spendenmanagement habe ich im Übrigen durch eigene Erfahrungen gesammelt. Denn ich engagiere mich selber ehrenamtlich im Bereich Fundraising bei Learning Lions, einer NGO, die mit Hilfe von Digitalisierung Arbeitsplätze in Afrika schafft, um die Armut zu bekämpfen. Außerdem habe ich bereits als Fundraiser in Deutschland gearbeitet und berate last but not least auch Kunden im NGO-Bereich.
Genug zu mir – was ist also Spendenmanagement? In meinen Augen kann man Spendenmanagement in drei Überpunkte unterteilen:
- Spender finden
- Spenden einziehen
- Spender halten und Spenden erhöhen
Jeder dieser Überpunkte kann beliebig kleinschrittig definiert werden. Spender finden beinhaltet zum Beispiel das Definieren einer Zielgruppe, das Planen der Ansprache potentieller Spender, in Form von Events, Rundbriefen, Aktionen, die eigentliche Ansprache und das Abschließen einer Spendenzusage.
Während der Durchführung dieser Aktionen müssen Sie die gesammelten Informationen der Neuspender sinnvoll und übersichtlich festhalten und abarbeiten. Sie müssen Spenden einziehen und Bescheinigungen versenden.
Und damit ist die Arbeit des Spendenmanagements noch nicht getan. Um langfristig von einem Spender zu profitieren und von diesem unterstützt zu werden, ist die Beziehungspflege wichtig. Dauerspender können Sie oft über Jahre hinweg halten und erhöhen so die Spende sogar teilweise. Auch bei Einzelspendern ist eine Mehrfachspende bei guter Beziehungspflege alles andere als unüblich.
Was sind häufige Optimierungspotentiale vom Spendenmanagement und wie kann Digitalisierung helfen?
So, soweit sind die Aufgaben und Ziele des Spendenmanagements also klar. Meiner Erfahrung nach gibt es einige Ansatzpunkte, um das Management zu optimieren. Natürlich hat jede NGO noch einmal etwas andere Vorgehensweisen und die Prozesse sind mehr oder weniger ausgebaut. Trotzdem gibt es häufig folgende Optimierungsszenarien:
- Ein Spender stoppt unbemerkt seine Unterstützung. Als Folge wurde nicht nur ein Spender verloren, sondern auch die Möglichkeit herauszufinden, was Sie besser gestalten könnten. Zur Folge könnten Sie weitere Spender aus dem gleichen Grund verlieren.
- Ein Spender macht eine Zusage, die Sie nicht gleich schriftlich festhalten. Folglich wird er nicht mehr zur Spende aufgefordert und das eigentlich schon zugesicherte Geld wird nie eingezogen.
- Dauerspender, Volontäre oder andere Unterstützer werden falsch angesprochen. Ist in der Ansprache nicht ersichtlich, was sie alles für die NGO machen, so ist der Unterstützer schnell enttäuscht und könnte sich nach einer anderen unterstützenswerten NGO umsehen. Andersherum werden passende Ansprachen positiv aufgenommen und können zu Spendenerhöhungen führen.
- Ungenügendes Wissen über den Wirkungsgrad von Kampagnen kann dazu führen, dass Sie Investitionen und Engagement nicht optimal einsetzen.
Digitalisierung kann Abhilfe schaffen, indem Sie wichtige Veränderungen, wie beispielsweise das Abwenden eines Spenders durch Automatisierungen und Alerts, sofort erkennen können. Informationen, wie beispielsweise Zusagen, können Sie sofort im System hinterlegen und Folgeaufgaben festhalten. Daten, wie das komplette Engagement und die Geschichte, die ein Spender mit ihre NGO hat, können Sie lückenlos abbilden und die Ansprachen können Sie entsprechend anpassen. Außerdem können Sie Spenden vorausgegangenen Aktionen und Events zuordnen und den Wirkungsgrad somit analysieren.
Meine persönliche Empfehlung an Sie: Das CRM-System Salesforce
Ich empfehle für die Digitalisierung die Verwendung von Salesforce. Salesforce ist ein CRM (Customer Relationship Management)-System, das dabei hilft die Kundenbeziehungen zu managen und zu verbessern, Automatisierungen auszuführen, Daten zu analysieren, Informationen festzuhalten und Prozesse und Vorgänge im Unternehmen zu unterstützen. Außerdem hat es eine eigene Spezialisierung auf den Non-Profit-Bereich, um auch hier optimal zu unterstützen und ist zu dem sehr flexibel anpassbar. Um noch mehr über die Digitalisierung von Spendenmanagement zu erfahren, empfehle ich unser Webinar zu besuchen:
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Haben Sie bereits konkrete Fragen zur Digitalisierung Ihres Spendenmanagements? Dann lassen Sie uns gerne in einer kostenlosen Websession gemeinsam darüber sprechen!
