29. September 2015

E-Mail zu Salesforce – Mails speichern in Salesforce

Sie möchten Ihren E-Mail-Verkehr mit Ansprechpartnern von Firmen oder möglichen Interessenten in Salesforce abbilden ohne jedes Mal die relevanten Informationen manuell auf dem jeweiligen Kontakt oder Lead abspeichern zu müssen? An dieser Stelle möchte ich Ihnen das "E-Mail zu Salesforce" Feature vorstellen.

Salesforce bietet Ihnen für die genannte Herausforderung zwei verschiedene E-Mail-Features an. Zum einen das universal mit jedem E-Mail-Client einsetzbare “E-Mail zu Salesforce”- Feature und zum anderen das für die Nutzung von Outlook bestimmte “Salesforce Outlook”- Plugin.

Was kann das “E-Mail zu Salesforce” Feature?

Mit dem Feature lassen sich Ihre E-Mails automatisiert den Kontakten und Leads in Salesforce zuordnen und werden dort unter den Aktivitäten hinterlegt. Dies schafft einen Überblick über sämtliche relevante Kommunikation mit dem Kunden auf den jeder Ihrer Kollegen mit ausreichender Berechtigung zugreifen kann – ohne dass Sie die E-Mails weiterleiten oder in Salesforce manuell pflegen müssen.

Wie richte ich das Feature ein?

Zunächst muss Ihr Salesforce Administrator das Feature für Sie freischalten. Im Anschluss können Sie das Feature unter Ihren Einstellungen konfigurieren. Tragen Sie unter “Meine akzeptierten Adressen” Ihre E-Mail-Adressen ein:

Passen Sie ggf. die Zuordnungsregeln für die E-Mail-Zuordnung an:

Es bietet sich die Möglichkeit an auch die Anhänge der E-Mails im Salesforce zu hinterlegen.

Wie nutze ich das Feature?

Kopieren Sie die E-Mail-zu-Salesforce-Adresse aus Ihren Einstellungen und setzen Sie diese bei jeder E-Mail, die in Salesforce hinterlegt werden soll, ins BCC.

Tipp:
Erstellen Sie einen Kontakt (z.B. SaveToSalesforce) für Ihre E-Mail-zu-Salesforce-Adresse in Ihrem E-Mail-Clienten, um nicht jedes Mal die lange, kryptisch wirkende Adresse eintragen zu müssen.

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Was gilt es zu beachten?

Für die automatische Zuordnung der E-Mails muss die E-Mail-Adresse des Kunden auch im Salesforce hinterlegt sein. Insofern keine automatische Zuordnung von Salesforce vorgenommen werden kann, wird die E-Mail unter “nicht aufgelöste Elemente” im Salesforce angezeigt und sollte nachträglich manuell einem Kontakt zugeordnet werden. In der Salesforce Community finden Sie weitere Hilfestellungen zum Thema.