Alexander Schares
 - 8. August 2019

Die 5 Phasen des Event Managements und wie Salesforce Sie dabei unterstützt

Event Management als zentraler Teil der Marketingstrategie, hat einen hohen Stellenwert bei Unternehmen. Gutes oder schlechtes Event Management entscheidet über den Erfolg einer Veranstaltung. Jede Phase für sich, hat seine eigenen Herausforderungen. Ich möchte Ihnen nachfolgend die 5 Phasen im Detail vorstellen und aufzeigen, wie Sie mit Hilfe von Salesforce jede einzelne optimieren können.

Das klassische Event Management lässt sich in folgende fünf Hauptphasen unterteilen.

  • Die Planungsphase – In der alle Eventdetails geplant werden
  • Die Einladungsphase – In der die Gäste und Besucher eingeladen werden
  • Die Anmeldephase – In der die Eingeladenen sich zu Ihrer Veranstaltung anmelden
  • Die Eventphase – In der das Event stattfindet
  • Die Nachbereitungsphase – In der Follow-Up und Lessons Learned durchgeführt werden

Jede Phase zielt auf unterschiedliche KPI’s ab und in diesem Artikel möchte ich auf die Details der einzelnen Phasen eingehen. Ich zeigen Ihnen auf, wie Salesforce Sie dabei unterstützen kann Ihre KPI’s auszuwerten und zu optimieren. Setzen Sie auf Salesforce als Ihr zentrales Event Management Tool.

1. Die Planungsphase

In der Planungsphase geht es bei Events darum, die Rahmendaten festzulegen. Wann soll das Event stattfinden? In welcher Location wird die Veranstaltung durchgeführt? Was ist das Thema meines Events? Welche Zielgruppe möchte ich damit ansprechen? Diese und viele weitere Fragen stellen sich Event Manager in der Planungsphase. Salesforce bietet dafür das Kampagnenmanagement, mit dem Sie Ihre Veranstaltungen High-Level planen können. Über Kampagnenmitglieder können Sie festlegen, welche Kontakte oder Leads zu Ihrem Event eingeladen werden sollen. Dazu können Sie ganz einfach über Berichte, Listenansichten oder einen einzelnen Datensatz, Kampagnenmitglieder hinzufügen. Alles Out-of-the-box im Salesforce Standard.

2. Die Einladungsphase

Die Einladungsphase beschäftigt sich damit, wie Ihre Zielgruppe von dem Event erfahren soll. Die weitverbreitetste Methode ist weiterhin die direkte Ansprache per E-Mail. Salesforce bietet hier unterschiedliche Möglichkeiten für das Einladungsmanagement. Im Standard bieten die Sales Cloud und die Service Cloud Massen-E-Mails, jedoch mit der Limitierung auf maximal 5.000 E-Mails pro Tag. Darüber hinaus können Sie mit den Marketing Automation Tools von Salesforce umfangreicheres Einladungsmanagement betreiben. Mit Pardot und der Marketing Cloud sind Sie an keine harten Limits gebunden und können mit den erweiterten Möglichkeiten, bessere Personalisierung einbinden und schönere Inhalte erstellen. Zusätzlich bieten diese Tools Analysemöglichkeiten, um Öffnungen, Klicks oder Verweildauer zu analysieren. Für eine End2End Betrachtung sind solche KPI’s essentiell, um darauf basierend Optimierungsansätze für Ihre nächsten Events abzuleiten.

3. Die Anmeldephase

In der Anmeldephase geht es darum, wie die eingeladenen Personen sich zu Ihren Veranstaltungen anmelden können. Heutzutage ist es noch sehr verbreitet, dass dies manuell von statten geht. Viele Event Manager telefonieren Listen ab, um Rückmeldungen zu erhalten oder tragen E-Mail-Rückmeldungen in Excel-Listen ein. Auch hierfür gibt es eine Salesforce-native Lösung, die diesen Prozess optimiert. Mit der App Registration+ können Sie in Salesforce Anmeldeformulare generieren, über die sich Leute für Ihre Veranstaltungen anmelden können. Die Rückmeldungen landen direkt in Salesforce und Sie sehen auf einen Blick, wie es um Ihr Event aktuell steht. Mit Registration+ haben Sie viele verschiedene Möglichkeiten das Anmeldeverfahren zu erweitern. Sie können beispielsweise Ihre Gäste und Besucher Termine mit Ihnen vereinbaren lassen oder exklusive Events erstellen, zu denen sich nur geladene Gäste anmelden können.

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4. Die Eventphase

Während eines Events kann Salesforce Sie dabei unterstützen, zu tracken wer erschienen ist und wer nicht. Heutzutage sieht man noch viele Papierlisten, die im Nachgang gescannt und digital auswertbar gemacht werden. Sparen Sie sich diesen Mehraufwand und statten Sie Ihre Event Manager vor Ort mit einem iPad aus und lassen Sie am Empfang den Teilnahmestatus on the Fly in Salesforce pflegen.

salesforce eventmanagement

5. Die Nachbereitungsphase

Nachdem eine Veranstaltung durchgeführt wurde, steht man vor vielen Fragen. War die Veranstaltung ein Erfolg? Wem hat es auf unserer Veranstaltung gefallen? Wer mochte das Event nicht und weshalb? Diese und viele weitere Fragen stellen sich die Veranstalter. Auch hierbei unterstützt Sie Salesforce. Sie können basierend auf dem Teilnahmestatus Follow-Up-Aktionen definieren, bspw. dass ein Vertriebler sich persönlich bei dem Besucher meldet, oder dass eine Umfrage automatisch nach Eventende an die Teilnehmer versendet wird. Dadurch erhalten Sie wertvolles Feedback, was direkt in die Optimierung Ihres nächsten Events fließen kann. Dadurch, dass Sie das Kampagnenmanagement von Salesforce nutzen, ermöglicht dies ebenfalls eine genaue ROI Berechnung. Leads und Opportunities können direkt mit Kampagnen verknüpft werden, was es ermöglicht abzuleiten, wie erfolgreich eine Veranstaltung aus Vertriebssicht war.

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Möchten Sie mehr über die Optimierung der Anmeldephase mit Registration+ erfahren? Melden Sie sich direkt bei mir und wir können bei einer gemeinsamen Demo all Ihre Fragen klären. Haben Sie weitere Fragen zum Thema Event Management mit Salesforce, melden Sie sich direkt bei mir oder hinterlassen Sie einen Kommentar.

Alexander Schares

Alexander Schares

Mein Name ist Alexander Schares und ich bin Salesforce Consultant und Projektleiter im Fachbereich mindforce. Zu meinen Schwerpunkten gehört insbesondere die Prozessoptimierung in den Bereichen CRM und digitalem Marketing.

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