So optimieren Sie Ihr Salesforce Reporting
Sie haben vor kurzem Salesforce in Ihrem Unternehmen eingeführt. Jetzt haben Sie eine Menge von Daten und Kennzahlen, aber wissen nicht, wie Sie damit umgehen sollen? Welcher Weg der effizienteste ist, und wie Sie das Salesforce Reporting optimieren können, erkläre ich Ihnen hier.
Kennzahlen und ausgewertete Daten sind für jedes Unternehmen relevant. Dank Salesforce ist die Erfassung dieser Daten und das Erstellen von Dashboards um einiges erleichtert worden. Um diese Funktionen optimal nutzen zu können, ist es wichtig, dass Sie mit einer Strategie an die Sachen ran gehen. Das geht in 4 einfachen Schritten:
1. Sammeln Sie die richtigen Daten
Bevor Sie von einem Berg von irrelevanten Daten erschlagen werden, sollten Sie sich damit auseinandersetzen, welche Daten Sie wirklich benötigen. Jedes Unternehmen sammelt über die Zeit zahlreiche Daten. Die Herausforderung ist es, die relevanten Daten herauszufiltern. Ich würde Ihnen raten, dass Sie zuerst den Bericht planen, bevor Sie weiter machen. Fragen Sie sich, welche Ziele Sie verfolgen und welche Prozesse Sie optimieren möchten. Erfassen Sie nur Daten, die für diese konkreten Ziele von Bedeutung sind und nutzen Sie nur eine begrenzte Anzahl von KPIs.
2. Erstellen Sie Berichte
Die von Ihnen gesammelten Daten geben Sie in einem Bericht wieder. Salesforce bietet dafür verschiedene Berichtstypen an, je nachdem, wie Sie Ihre Daten darstellen möchten.
- Vordefinierte Berichte (Standardberichte, die Sie für benutzerdefinierte Reports anpassen können)
- Tabellarische Berichte (Geben Ihre Daten in Listenformat wieder, können aber nicht für Dashboards genutzt werden)
- Zusammenfassungsberichte (Geben Ihre Daten mit Zwischensummen und anderen Ergebnisdaten wieder)
Beispiel: gewonnene Opportunities nach Vertriebsmitarbeiter - Matrixberichte (Zeigen Ihnen Zusammenfassungsberichte mithilfe von zwei Kriterien)
Beispiel: Gesamtumsatz pro Mitarbeiter nach Jahr
Berichte können verschiedene Funktionen haben. Sie können bereits vorhandene Daten analysieren, Prognosen aufstellen, sowie die Qualität der Daten sicherstellen.
3. Fertigen Sie Dashboards an
Dashboards bieten Ihnen die Möglichkeit, die Daten aus den Berichten übersichtlich darzustellen. Für die Darstellung von Ihren Daten bietet Salesforce auch hier mehrere Optionen. Zum Beispiel:
- Balken-/Spaltendiagramm
- Kreis-/Ringdiagramm
- Trichterdiagramm
Sie können auf einem Dashboard verschiedene Diagramme und Daten kombinieren. So können Sie zum Beispiel auf einem Dashboard zentrale KPIs zusammenfassen. Außerdem bietet Ihnen das die Möglichkeit, die Leistung Ihres Vertrieb-Teams nachzuverfolgen.
4. Wenden Sie Ihr Wissen an
Der Schritt mag offensichtlich klingen, aber es ist mit Abstand der Wichtigste. Nachdem Sie die Daten erfasst, sowie Berichte und Dashboards erstellt haben, müssen Sie die Ergebnisse auch nutzen. Die besten Dashboards bringen Ihnen nichts, wenn Sie Ihr Verhalten nicht anpassen und die Prozesse in Ihrem Unternehmen optimieren. Analysieren Sie die Dashboards und teilen Sie sie mit den Mitarbeitern Ihres Unternehmens. Es ist wichtig, dass die Ergebnisse nicht nur für die Führungsebene zugänglich sind. Auch die anderen Mitarbeiter Ihres Unternehmens müssen darauf zugreifen können. Das gibt allen Nutzern die Möglichkeit, effizienter zu arbeiten.
Fazit: Optimierung durch Planung
Planung ist der Schlüssel zum Erfolg. Fragen Sie sich, welche Ziele Sie verfolgen und welche Daten Sie dafür benötigen. Erstellen Sie mithilfe der gesammelten Daten passende Berichte und übersichtliche Dashboards. Und vor allem: Nutzen Sie die Ergebnisse und holen Sie das Beste aus Ihrem Unternehmen raus!
