Maximilian Benning

10. Februar 2026

Das Wichtigste im Überblick

• Ein CRM ist Strategie und Software, um Kundenbeziehungen systematisch zu organisieren, Interaktionen zu steuern und Rentabilität zu erhöhen.
• Ein CRM-System löst typische Chaos-Themen wie Kundendaten nachhalten, Rechnungen / Angebote überblicken sowie E-Mails & Termine organisieren.
• CRM-Systeme für Start-ups / KMU: HubSpot, Pipedrive, Salesforce, Monday CRM, Zoho, Vtiger, Insightly, Zendesk Sell.
• CRM-Systeme für Mittelstand / Enterprise und Spezialfälle: Salesforce, Dynamics 365, SAP Sales Cloud, SugarCRM, Bitrix24, Weclapp, Work4all, CentralStationCRM und Cobra.

Was ist ein CRM-System?

Das CRM oder auch Customer-Relationship-Management bezeichnet eine Strategie mit bereits bestehenden oder denkbaren Kunden, die systematisch und ganzheitlich die Beziehungen und Interaktionen mit ihnen gestaltet und organisiert. Ein CRM-System bzw. ein CRM-Tool unterstützt und versucht die Verbindung zwischen dem Unternehmen und den jeweiligen Kunden zu verbessern und gleichzeitig ihre Rentabilität dabei zu steigern. Ein modernes CRM-System passt sich flexibel den Bedürfnissen eines Unternehmens an und wächst gemeinsam mit ihm. Es bildet in Vertrieb, Marketing und Kundenservice die stabile Grundlage für erfolgreiche Kundenbeziehungen.

CRM-Auswahlworkshop: Das passende CRM auswählen

Sie wollen ein CRM einführen oder ablösen – und brauchen eine Entscheidung, die Prozesse, IT-Landschaft und Budget wirklich trägt. In unserem CRM-Auswahlworkshop übersetzen wir Ihre Ziele in klare Anforderungen, vergleichen passende Lösungen strukturiert und liefern eine Empfehlung, die Sie intern sauber vertreten können.

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Welchen Vorteil haben Sie durch CRM-Systeme?

Viele Unternehmen kennen das Problem:

• Alle Kundendaten zu tracken
• Übersicht von allen Rechnungen zu behalten
• Organisieren von E-Mails und Terminen

Genau an diesen Punkten setzt ein CRM-System für Sie an. Dabei spielt die einfache Bedienbarkeit auf dem Smartphone und Tablet eine große Rolle. CRM erleichtert zusammenfassend Ihr Vertriebsmanagement und Telekommunikation. Es liefert auch wichtigen Input für die Mitarbeiter und kann mit sozialen Netzwerken verknüpft werden. Das mobile Arbeiten wird durch eine cloudbasierte Lösung ermöglicht. Welche es genau gibt, können Sie in den nächsten Abschnitten in unserem CRM-Systeme im Vergleich lesen.

Praxisbeispiel: CRM im Arbeitsalltag eines Mitarbeiters

Ein Kunde ruft an und erkundigt sich nach dem aktuellen Stand seines Angebots. Mit einem passenden CRM-System können Ihre Mitarbeiter in wenigen Sekunden:

• Kundendaten und bisherigen Kontakte zentral einsehen
• offene Angebote, Rechnungen und Aufträge nachvollziehen
• zugehörige E-Mails, Notizen und Termine dem Kunden zuordnen
• Wiedervorlagen und Follow-ups automatisiert anlegen
• auch mobil (Smartphone/Tablet) auf alle Informationen zugreifen, z. B. direkt im Kundengespräch

HubSpot

HubSpot CRM eignet sich besonders für kleine und mittelständische Unternehmen sowie wachsende Start-ups. Es ermöglicht die zentrale Verwaltung von Kontakten, Deals, Aufgaben und Interaktionen, um Vertrieb, Marketing und Service effizient zu vernetzen. 

CRM-System Hubspot

Hauptfunktionen: 

• Kontakt-, Firmen- und Deal-Management 
• Vertriebspipeline und Aufgabenverwaltung 
• E-Mail-Tracking und Basis-Marketing-Automatisierung 
• Reporting-Dashboards und Analysefunktionen 
• Integration mit zahlreichen Business-Tools 

HubSpot speichert Daten in cloudbasierten Rechenzentren von Amazon Web Services (AWS), darunter auch in der Europäischen Union. Die kostenlose Version deckt alle Kernfunktionen ab, Starter-Pläne beginnen bei etwa 15–20 € pro Nutzer / Monat, während Professional- und Enterprise-Pakete erweiterte Automatisierung und Analysefunktionen bieten. 

Vorteile des Systems sind die intuitive Bedienung, schnelle Einarbeitung, umfassende Integrationen mit Tools wie Gmail, Outlook oder Slack sowie die Möglichkeit, Prozesse skalierbar abzubilden. Nachteile bestehen darin, dass manche Funktionen nur in den kostenpflichtigen Plänen verfügbar sind und die Kosten bei wachsendem Nutzer- oder Funktionsumfang stark steigen können.

Pipedrive

CRM-System Pipedrive

Pipedrive richtet sich vor allem an kleine und mittelständische Unternehmen, Start‑ups und vertriebsorientierte Teams. Es konzentriert sich darauf, Verkaufsprozesse übersichtlich zu machen, Leads und Deals zu verwalten und den gesamten Vertriebsprozess in einer intuitiven Pipeline‑Ansicht abzubilden. Seit seiner Gründung 2010 hat es sich zu einer der meistgenutzten CRM‑Plattformen weltweit entwickelt und wird von über 100.000 Unternehmen genutzt.

Hauptfunktionen:

• Lead‑, Kontakt‑ und Deal‑Management zur zentralen Organisation von Kundendaten.
• Visuelle Vertriebspipelines zur übersichtlichen Deal‑Verfolgung.
• E‑Mail‑Integration und Automatisierungen zur Prozessbeschleunigung.
• Reporting‑Dashboards und Analysewerkzeuge.
• Über 500 Integrationen mit Apps und Diensten.

Pipedrive speichert Kundendaten in sicheren Cloud‑Infrastrukturen, unter anderem über AWS in Europa und anderen Regionen. Für Kunden aus der EU werden Daten häufig in Rechenzentren in Frankfurt, Stockholm oder Dublin gehostet, was hilft, DSGVO‑Anforderungen zu erfüllen.

Die Preise starten bei etwa 14 € pro Nutzer / Monat (bei Jahresabrechnung) für den Einstiegstarif Lite, gefolgt von Plänen wie Growth ab 39 €, Premium ab 49 € und Ultimate ab 79 €. Es gibt eine 14‑tägige Testversion ohne Kreditkarte.

Zu den Vorteilen gehört eine einfache Bedienung, visuelle Verkaufs‑Pipelines, schnelle Implementierung und zahlreiche Integrationen mit anderen Tools. Allerdings fehlt eine dauerhaft kostenlose Version und manche fortgeschrittenen Automatisierungs‑ oder Marketingfunktionen sind nur in höheren Plänen oder über Zusatzmodule verfügbar.

Pipedrive Customer Kanban Pipeline

Salesforce

Salesforce CRM-System

Salesforce CRM unterstützt Vertrieb, Marketing und Kundenservice dabei, Kundenkontakte und Geschäftsprozesse zentral zu verwalten, Daten auszuwerten und so effizientere Kundenbeziehungen aufzubauen. Die breite Funktionalität und hohe Skalierbarkeit machen Salesforce zu einer der führenden CRM‑Lösungen weltweit. Sie eignet sich sowohl für kleine und mittlere Unternehmen als auch für große Konzerne.

Hauptfunktionen:

• Zentrale Verwaltung von Kontakten, Leads und Opportunities
• Automatisierung von Vertriebs‑ und Serviceprozessen
• Umfangreiche Analyse‑ und Reporting‑Funktionen
• KI‑gestützte Tools zur Vorhersage und Optimierung von Prozessen
• Integration mit Marketing‑, Service‑ und Commerce‑Clouds

Abbildung der Salesforce Cloud

Salesforce hostet Kundendaten in global verteilten Rechenzentren, darunter auch innerhalb der EU über die Hyperforce EU Operating Zone, die speziell für europäische Datenresidenz und DSGVO‑Konformität ausgelegt ist.

Preise variieren je nach Plan: Es gibt eine kostenlose Basis‑Suite für bis zu zwei Nutzer, Einstiegslizenzen ab etwa 25 € pro Benutzer / Monat sowie leistungsfähigere Pro‑ und Enterprise‑Pläne mit erweiterten Funktionen ab rund 100 € pro Benutzer / Monat und mehr.

Zu den Vorteilen gehören die umfassenden Automatisierungs‑ und Analysefunktionen, die Möglichkeit, Teams und Abteilungen auf einer Plattform zu vernetzen, sowie die starke Integration mit vielen Drittanbieter‑Tools. Nachteile sind die komplexere Einarbeitung und die vergleichsweise hohen Kosten, insbesondere bei umfangreichen Enterprise‑Implementierungen.

Zoho CRM

Zoho hilft bei der zentralen Verwaltung von Kontakten, Leads, Deals und Aktivitäten und bietet gleichzeitig Automatisierungs‑ und Analysefunktionen, um Vertriebs‑ und Marketingprozesse effektiver zu gestalten. Die Plattform richtet sich besonders an kleine und mittelständische Unternehmen, aber ist auch für wachsende Vertriebsteams geeignet. Zoho wird weltweit eingesetzt und ist Teil einer umfangreichen Suite von Geschäftsanwendungen, die miteinander integriert werden können.

Hauptfunktionen

• Lead‑, Kontakt‑ und Deal‑Management
• Automatisierung von Workflows und Blueprint‑Prozesse
• Sales‑Forecasting und Reporting
• Multichannel‑Kommunikation und E‑Mail‑Integration
• KI‑Assistent „Zia“ für Prognosen und Insights

Es werden Server in mehreren globalen Rechenzentren, darunter in der Europäischen Union (z. B. Amsterdam und Dublin) und anderen Regionen betrieben; der Standort hängt vom gewählten Domain‑Bereich ab und kann für DSGVO‑Konformität relevant sein.

Preise: Es gibt eine kostenlose Version für bis zu drei Nutzer. Die kostenpflichtigen Pläne beginnen bei etwa 14 € pro Nutzer / Monat (Standard) und steigen je nach Funktionsumfang auf bis zu rund 52 € pro Nutzer / Monat (Ultimate) bei jährlicher Abrechnung.

Vorteile sind die breite Funktionspalette, die vergleichsweise günstigen Einstiegspreise und die Möglichkeit, mit einer kostenlosen Version zu starten. Durch die vielen Integrationen und Anpassungsoptionen lassen sich Workflows flexibel abbilden. Nachteile sind, dass die Lernkurve für neue Nutzer steiler sein kann und fortgeschrittene Funktionen teilweise nur in höheren Tarifen verfügbar sind.

Bitrix24

Bitrix24 ist Teil einer All‑in‑One‑Plattform, die neben CRM auch Tools für Projektmanagement, Kommunikation und Zusammenarbeit bietet. Bitrix24 lässt sich sowohl als Cloud‑Lösung als auch in einer selbstgehosteten (On‑Premise) Version betreiben. Die Plattform eignet sich besonders für kleine und mittelständische Unternehmen, kann aber auch in größeren Teams genutzt werden.

Hauptfunktionen:

• Lead‑, Kontakt‑ und Deal‑Management mit Sales‑Pipelines
• Aufgaben‑, Projekt‑ und Teamkommunikation integriert in einer Plattform
• Automatisierung von Workflows und Angebote/Rechnungen im CRM
• E‑Mail‑Integration, Reporting und Analysen
• Mobile Apps und erweiterte Integrationen

Bitrix24 speichert Kundendaten in AWS-Rechenzentren in Europa (z. B. Frankfurt am Main) für EU‑Accounts, mit DSGVO‑konformer Infrastruktur. Die On‑Premise‑Version ermöglicht zusätzlich Hosting auf eigenen Servern.

Die Preise starten bei einer kostenlosen Cloud‑Version mit Grundfunktionen. Kommerzielle Pläne liegen bei etwa 49 € pro Monat für kleine Teams (Basic) und reichen bis zu mehreren hundert Euro pro Monat für größere Teams mit erweitertem Funktionsumfang.

Zu den Vorteilen zählen ein sehr umfangreicher Funktionsumfang, eine kostenlose Einstiegslösung für unbegrenzt viele Nutzer und eine flache Preisstruktur pro Organisation statt pro Nutzer. Nachteile können die teils steile Lernkurve und die Komplexität der Oberfläche sein, vor allem wenn nur wenige Funktionen benötigt werden.

Weclapp

Weclapp integriert sich in eine modulare ERP‑Plattform, mit der Vertrieb, Marketing und Service gemeinsam gesteuert werden können, ohne mehrere Einzellösungen zu betreiben. Dabei steht eine zentrale Datenbasis im Mittelpunkt, die Teamarbeit und transparente Prozesse fördert. Die Plattform richtet sich insbesondere an kleine und mittelständische Unternehmen.



Hauptfunktionen:

• Zentrale Kontakt‑, Lead‑ und Kundenverwaltung
• Chancen‑ und Kampagnenmanagement
• Aufgaben‑ und Terminorganisation
• E‑Mail‑Integration und 360°‑Kundenakte
• Erweiterbare Module wie Helpdesk oder Vertragsmanagement

Die Server und Kundendaten werden ausschließlich in Deutschland gespeichert, was die Einhaltung lokaler Datenschutzanforderungen erleichtert.

Preise: Etwa 39 € pro Nutzer/Monat mit einer kostenlosen Testphase. Höhere Pakete oder zusätzliche Add‑Ons wie Helpdesk oder Vertragsmanagement erhöhen den Preis entsprechend.

Zu den Vorteilen zählt die intuitive Nutzung, die enge Verzahnung mit anderen Geschäftsfunktionen und die hohe Datensicherheit durch Hosting ausschließlich in deutschen Rechenzentren nach strengen Datenschutzstandards. Als Nachteile werden manchmal die Komplexität bei sehr umfangreichen Anforderungen und zusätzliche Kosten für Add‑Ons genannt, wenn Funktionen über das Basis‑CRM hinaus benötigt werden.

SAP Sales Cloud

SAP Sales Cloud ist ein cloudbasiertes CRM-System für den Vertrieb, das sich vor allem an mittelständische und große Unternehmen richtet. Es automatisiert Vertriebsprozesse, bietet eine einheitliche Sicht auf Kunden und unterstützt Teams mit KI‑gestützten Analysen und Empfehlungen, um Verkaufschancen effizienter zu nutzen.

Hauptfunktionen:

• Automatisiertes Lead‑ und Opportunity‑Management mit Pipeline‑Tracking
• KI‑gestützte Empfehlungen, Forecasts und Analysen
• Digital Sales Dashboard und mobiles CRM für Außendienst
• Skalierbare Vertriebsautomatisierung
• Integration mit SAP S/4HANA, ERP und weiteren SAP‑Tools

Die Serverinfrastruktur basiert auf global verteilten Cloud‑Rechenzentren, die auch EU‑Standorte umfassen und auf DSGVO‑konforme Datenhaltung ausgelegt sind (typisch über SAP‑Eigen‑ oder Partner‑Clouddienste).

Bei den Preisen gibt es keine Standardliste – viele Pläne werden individuell verhandelt. Orientierungspreise liegen bei mehreren Dutzend bis über hundert Euro pro Nutzer/Monat, je nach Umfang, Add‑ons und Vertragslaufzeit.

Zu den Vorteilen zählen die starke Integration in bestehende SAP‑Landschaften, leistungsfähige Automatisierungs‑ und Analysefunktionen sowie die zentrale Datenbasis für 360‑Grad‑Kundenansichten. Als Nachteile werden oft die vergleichsweisen hohen Kosten, die komplexe Implementierung und eine steile Lernkurve genannt, da die Plattform viele Optionen und Einstellmöglichkeiten bietet.

Insgesamt eignet sich SAP Sales Cloud besonders für Unternehmen mit komplexen Vertriebsprozessen und der Notwendigkeit, CRM tief in ein bestehendes ERP‑Ökosystem zu integrieren.

Superoffice

SuperOffice wurde vor allem für mittelständische Unternehmen und Vertriebs‑, Marketing‑ sowie Serviceteams entwickelt, die ihre Kundenbeziehungen in einer zentralen Plattform organisieren möchten. Die Software vereinfacht die tägliche Zusammenarbeit, schafft Transparenz über Kundendaten und unterstützt mit KI‑gestützten Funktionen dabei, Aktivitäten effizienter zu steuern und strategische Entscheidungen zu treffen.

Hauptfunktionen:

• Lead‑, Kontakt‑ und Pipeline‑Management zur Steuerung von Verkaufsprozessen
• KI‑gestützte Vertriebs‑ und Service‑Assistenz
• Dashboards, Reporting und Echtzeit‑Analysen
• E‑Mail‑Integration und mobile Nutzung
• Workflow‑Automatisierungen und Integrationen mit Dritt‑Apps

SuperOffice speichert Kundendaten in europäischen Rechenzentren, was der DSGVO‑Konformität entgegenkommt und insbesondere für europäische Unternehmen relevant ist.

Bei den Preisen liegen die Einstiegstarife für einzelne Module wie Sales oder Service bei rund 55–68 € pro Nutzer/Monat, während ein voll integriertes Marketing‑Modul deutlich höher angesetzt ist und kombinierte CRM‑Pakete auf Anfrage angeboten werden.

Zu den Vorteilen zählt eine klare, intuitiv nutzbare Benutzeroberfläche mit Echtzeit‑Daten über alle Kundenkontakte hinweg sowie ein starkes Fokus‑Set auf B2B‑Prozesse. Die Plattform integriert sich zudem gut in bestehende IT‑Umgebungen und bietet umfassenden Support. Nachteile sind vergleichsweise hohen Einstiegspreise, keine dauerhaft kostenlose Version und eine modulare Preisstruktur, die schnell teurer werden kann, wenn mehrere Bereiche genutzt werden sollen.

SugarCRM

CRM-System SugarCRM

SugarCRM bietet umfangreiche Automatisierungs- und Analysefunktionen für komplexe Geschäftsprozesse und lässt sich stark an individuelle Anforderungen anpassen. Die Plattform eignet sich für mittelständische und große Unternehmen, die Vertrieb, Marketing und Kundenservice eng verknüpfen möchten.

Hauptfunktionen:

• Lead-, Kontakt- und Opportunity-Management zur besseren Nachverfolgung von Verkaufschancen
• Pipeline-Management und Vertriebsautomatisierung zur Strukturierung von Verkaufsprozessen
• Prognose- und Analysefunktionen für Reporting und Insights
• KI-gestützte Tools wie Revenue Intelligence und Sentiment-Analyse in höheren Plänen
• Omnichannel-Funktionen und Integrationen mit Drittanbieter-Systemen

SugarCRM speichert Daten über global verteilte Cloud-Rechenzentren und nutzt unter anderem AWS-Infrastruktur mit der Möglichkeit, Daten in regionalen Rechenzentren für Compliance-Zwecke zu halten.

Bei den Preisen beginnt SugarCRM in der Regel bei etwa 59 € pro Nutzer/Monat für grundlegende Sales-Funktionen, mit höheren Tarifen wie 85 € oder 135 € pro Nutzer/Monat mit erweiterten Automatisierungs- und KI-Tools. Größere Marketing-Module wie Sugar Market starten deutlich höher und sind unabhängig vom Nutzerpreis strukturiert.

Zu den Vorteilen von SugarCRM zählt die hohe Flexibilität, die Möglichkeit zur tiefen Customization und die breite Abdeckung von Sales-, Marketing- und Service-Use-Cases. Gleichzeitig kann die Plattform für kleinere Teams teuer werden und erfordert eine sorgfältige Implementierung, um alle Funktionen optimal zu nutzen.

Work4all

Work4all ist Teil einer integrierten Business-Software, die CRM, ERP, Projektmanagement und Dokumentenverwaltung in einer Plattform vereint. Sie richtet sich vor allem an kleine und mittelständische Unternehmen, die Kundenbeziehungen und interne Abläufe wie Kommunikation, Aufgaben und Verkaufschancen zentral steuern möchten, ohne mehrere getrennte Tools installieren zu müssen. Die Lösung lässt sich sowohl in der Cloud als auch On-Premise betreiben und bietet mobilen Zugriff über Browser oder App.

Hauptfunktionen:

• Zentrale Kunden- und Kontaktverwaltung mit E-Mails, Terminen und Kommunikation
• Integriertes CRM-DMS-System für Dokumente und Akten
• Verkaufschancen- und Marketingaktionen-Steuerung
• Aufgaben- und Projektmanagement in einem Tool
• Synchronisation mit Outlook und mobilen Geräten

Work4all hostet Daten sicher in deutschen Rechenzentren (z. B. Nürnberg, Leipzig) mit täglicher Backup-Routine, wenn die Cloud-Variante genutzt wird.

Bei den Preisen beginnt die Cloud-Nutzung für Work4all bei etwa 6 € pro Nutzer/Monat für einfache Light-Lizenzen, CRM-fähige Pakete rund 13–48 € und umfassendere Professional- oder Ultimate-Pläne mit erweiterten Modulen bis etwa 74 € pro Nutzer/Monat

Zu den Vorteilen zählen die ganzheitliche Datenbasis, zentrale Ablage aller Kunden- und Projektdaten sowie die starke Integration von CRM- und kaufmännischen Prozessen, die Arbeitsabläufe effizienter macht. Als Nachteile werden häufig die Komplexität der All-in-One-Funktionalität und der anfängliche Einarbeitungsaufwand genannt, besonders wenn nur einzelne Bereiche genutzt werden sollen.

CentralstationCRM

CentralstationCRM für Startups

CentralStationCRM ist für kleine und mittelständische Unternehmen, die ihre Kundenbeziehungen effizient verwalten möchten. Das System ermöglicht eine zentrale Verwaltung von Kontakten, Verkaufschancen und Kommunikation und hilft so, den Überblick über Kundeninteraktionen zu behalten und die Effizienz zu steigern. Besonders für Unternehmen, die keine komplexen CRM-Systeme benötigen, aber dennoch eine leistungsstarke Lösung suchen, ist CentralStationCRM bestens geeignet.

Hauptfunktionen:

• Kontakt- und Leadmanagement
• Aufgaben- und Terminplanung
• Automatische E-Mail-Erinnerungen
• Integration mit Google und Outlook
• Erstellen von Berichten und Dashboards

CentralStationCRM wird in deutschen Rechenzentren gehostet, was für hohe Datensicherheit sorgt. Die Preise beginnen mit einer kostenlosen Basisversion, während die kostenpflichtigen Varianten bei etwa 15 € pro Monat starten und erweiterte Funktionen bieten.

Die Vorteile des Systems liegen in seiner Flexibilität und der einfachen Bedienbarkeit, die ohne lange Einarbeitungszeit auskommt. Es lässt sich gut in bestehende Arbeitsabläufe integrieren und bietet zudem eine gute Integration mit E-Mail und Kalender. Allerdings bietet es im Vergleich zu komplexeren Systemen weniger fortgeschrittene Automatisierungsfunktionen, was für Unternehmen mit sehr individuellen Anforderungen ein Nachteil sein könnte.

Akquise Manager (AMEAX)

Ameax ist ein leistungsstarkes CRM-System, das speziell für Akquise-Manager entwickelt wurde, um die Verwaltung von Kundenbeziehungen und die Optimierung von Verkaufsprozessen zu erleichtern. Es ist besonders geeignet für Unternehmen jeder Größe, die ihre Akquise-Strategien effizient gestalten möchten. Mit seiner benutzerfreundlichen Oberfläche und vielseitigen Funktionen ermöglicht es sowohl Einsteigern als auch erfahrenen Vertriebsprofis, ihre Ziele schneller zu erreichen. Ameax hilft, potenzielle Kunden gezielt zu verfolgen, Interaktionen zu automatisieren und fundierte Entscheidungen durch detaillierte Analysen zu treffen. 

Hauptfunktionen: 

• Kontakt- und Lead-Management 
• Automatisierte Follow-ups und Erinnerungen 
• Berichterstattung und Analytics Integration von E-Mail- und Social-Media-Kampagnen 
• Kalender- und Aufgabenmanagement 

Die Plattform bietet höchste Datenschutzstandards, da die Server in Deutschland gehostet werden. Die Preisgestaltung beginnt bei 25 € pro Monat, abhängig von den benötigten Funktionen und der Nutzeranzahl. 

Die Vorteile von Ameax liegen vor allem in seiner Skalierbarkeit und der einfachen Integration in bestehende Kommunikationskanäle. Allerdings kann die Anpassungsfähigkeit für sehr spezifische Anforderungen eingeschränkt sein, und kleinere Unternehmen könnten die Preisstruktur als etwas hoch empfinden. 

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Brevo

Brevo ist speziell für kleine bis mittelgroße Unternehmen entwickelt worden, die ihre Kundenbeziehungen effektiv verwalten und ihre Verkaufsprozesse dynamisch gestalten möchten. Es eignet sich besonders für Unternehmen, die auf einfache und schnelle Lösungen setzen, ohne auf wichtige Funktionen verzichten zu müssen. Mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche und einer Vielzahl an Integrationen sorgt Brevo für eine nahtlose Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens.

Hauptfunktionen:

• Kontakt- und Lead-Management
• Verkaufs- und Pipeline-Tracking
• Automatisierte E-Mail-Kampagnen
• Aufgaben- und Projektmanagement
• Mobile App für unterwegs

Brevo hostet seine Server in Deutschland, wodurch höchste Datenschutzstandards gemäß der DSGVO gewährleistet sind. Die Preise beginnen bei 19 € pro Monat für die Basisversion, mit erweiterten Optionen in höheren Tarifen.

Zu den Vorteilen von Brevo zählen die schnelle Implementierung und die einfache Bedienbarkeit, wodurch Unternehmen rasch produktiv werden können. Zudem bietet es günstige Einstiegspreise, die es auch kleineren Unternehmen ermöglichen, von den Vorteilen eines professionellen CRM-Systems zu profitieren. Allerdings bietet Brevo in seiner Basisversion weniger umfangreiche Anpassungsoptionen und Reporting-Funktionen im Vergleich zu größeren CRM-Systemen.

Cobra CRM

Cobra unterstützt Unternehmen dabei, ihre Vertrieb-, Marketing- und Kundenserviceprozesse effizient zu gestalten und zu optimieren. Die Plattform eignet sich besonders für mittelständische Unternehmen und größere Organisationen eignet, die ein flexibles und anpassbares System für ihre Kundenbeziehungen suchen. Cobra bietet eine hohe Individualisierbarkeit, sodass es sich nahtlos in bestehende IT-Infrastrukturen integrieren lässt und auch spezifische Anforderungen erfüllt. Das System ist besonders für Unternehmen geeignet, die eine maßgeschneiderte Lösung mit umfangreichen Funktionen benötigen.

Hauptfunktionen:

• Kontakt- und Lead-Management
• Verkaufs- und Pipeline-Tracking
• Automatisierte Marketing-Kampagnen
• Dokumenten- und Dateimanagement
• Detaillierte Analyse- und Reporting-Tools

Die Plattform hostet seine Server in Deutschland, was den Anforderungen der DSGVO entspricht. Die Preisgestaltung beginnt bei etwa 49 € pro Monat, wobei individuellere Tarife je nach Unternehmensgröße und benötigten Funktionen verfügbar sind.

Zu den Vorteilen gehört die umfassende Anpassbarkeit an die spezifischen Bedürfnisse eines Unternehmens sowie die starke Integration in andere Systeme. Die Benutzeroberfläche ist intuitiv und ermöglicht eine schnelle Einarbeitung. Allerdings kann die Einrichtung für Einsteiger etwas komplex sein und die Kosten liegen über denen von einfacheren CRM-Systemen.

Microsoft Dynamics 365

Microsoft Dynamics 365 Sales unterstützt Unternehmen dabei, ihre Vertriebsteams zu optimieren und die Kundenbindung zu stärken. Es richtet sich an mittelständische und große Unternehmen, die ihre Verkaufsprozesse effizient steuern und datengestützte Entscheidungen treffen möchten. Durch die Integration in die Microsoft-Produktpalette bietet es eine nahtlose Zusammenarbeit und umfassende Automatisierung.

CRM-System Microsoft Dynamics

Hauptfunktionen:

• Kontakt- und Lead-Management
• Verkaufs-Pipeline und Opportunity-Tracking
• Automatisierte E-Mail- und Marketing-Kampagnen
• Integration von KI-gestützten Verkaufsprognosen
• Detaillierte Dashboards und Analysen

Microsoft Dynamics 365 Sales nutzt Cloud-Server in globalen Rechenzentren, auch in Europa, um hohe Sicherheitsstandards zu gewährleisten. Die Preise beginnen bei etwa 65 € pro Nutzer und Monat.

Ein Vorteil von Dynamics 365 Sales ist die enge Integration mit Microsoft-Produkten wie Outlook und Teams, was die Nutzung vereinfacht. Zudem bietet das System umfangreiche Analyse- und Reporting-Funktionen sowie eine hohe Anpassungsfähigkeit. Ein Nachteil ist die komplexe Implementierung, die für kleinere Unternehmen herausfordernd sein kann. Auch die Kosten sind im Vergleich zu einfacheren CRM-Lösungen höher.

Zendesk Sell

Zendesk Sell wurde vor allem für Vertriebsteams in kleinen und mittleren Unternehmen entwickelt, die ihre Verkaufsprozesse strukturieren und effizienter gestalten wollen. Mit einer intuitiven Oberfläche, klaren Pipeline-Ansichten und Tools zur Lead- und Kontaktverwaltung hilft es Teams, produktiver zu arbeiten und Umsatzchancen besser zu nutzen.

Hauptfunktionen:

• Kontakt- und Lead-Management
• Vertriebs-Pipeline-Tracking
• E-Mail-Integration & Automatisierung
• Aktivitäten- und Aufgaben-Tracking
• Berichte & Analysen
• Mobile CRM-App

Der Serverstandort nutzt globale Rechenzentren (z. B. in der EU und den USA), wobei für bestimmte Pläne die Auswahl einer Datenregion innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums möglich ist, um Datenschutz- und DSGVO-Anforderungen besser zu erfüllen.

Die Preise sind gestaffelt und gelten pro Nutzer und Monat (jährliche Abrechnung): der Sell Team-Plan beginnt bei etwa 19 € / Monat, Sell Growth bei ca. 55 € / Monat, Sell Professional bei rund 115 € / Monat und Sell Enterprise bei etwa 169 € / Monat. Monatlich statt jährlich zahlbare Pläne liegen typischerweise etwas höher.

Zu den Vorteilen zählen die einfache Einführung, flexible Automatisierungsmöglichkeiten sowie mobile Nutzung und Echtzeit-Reporting. Nachteile können sein, dass fortgeschrittene Funktionen erst in teureren Plänen enthalten sind, kein dauerhaft kostenloser Tarif verfügbar ist und die Lösung für sehr große Unternehmen mit komplexen Anforderungen weniger geeignet sein kann.

monday CRM

Monday CRM richtet sich vor allem an kleine und mittlere Unternehmen, Vertriebsteams und wachsende Teams, die ihre Kundenbeziehungen, Leads und Verkaufsprozesse zentral steuern möchten. Es ist besonders geeignet für Teams, die ein anpassbares, visuelles No-Code-CRM mit flexiblen Pipelines und Automatisierungen suchen, ohne sich in komplexe Systeme einzuarbeiten.

Hauptfunktionen:

• Kontakt- und Lead-Management
• Pipeline- und Deal-Tracking
• E-Mail-Integration & Automatisierungen
• Aktivitäten- und Aufgaben-Tracking
• Dashboards & Berichte
• Anpassbare Workflows

Beim Serverstandort nutzt monday.com AWS-Rechenzentren in den USA, der EU und APAC, wobei Unternehmen ihre Datenregion wählen können, um Datenschutz- und DSGVO-Anforderungen zu erfüllen. Preise in € liegen für monday CRM meist bei etwa 12 € pro Benutzer / Monat für den Basic-Plan, 17 € für Standard und 28 € für Pro (jährlich abgerechnet), Enterprise-Preise auf Anfrage.

Zu den Vorteilen zählen eine intuitive, visuelle Oberfläche, starke Anpassungsmöglichkeiten und gute Integrationen mit anderen Tools. Nachteile sind, dass einige fortgeschrittene CRM-Funktionen in höheren Plänen erforderlich sind, das System bei komplexen Datenmengen langsamer sein kann und die Preisstruktur für sehr kleine Teams teuer wirken kann.

Nimble

CRM-System von Nimble

Die Plattform legt besonderen Wert auf Beziehungsmanagement und automatische Anreicherung von Kontaktdaten, zum Beispiel aus sozialen Netzwerken und E-Mail-Interaktionen, was Teams hilft, schneller kontextbezogene Entscheidungen zu treffen. Nimble eignet sich besonders für kleine und mittlere Unternehmen, Solo-Unternehmer und wachsende Teams, die ihre Kontakte, Leads und Verkaufsprozesse in einem System vereinen möchten.

Hauptfunktionen:

• Kontaktdaten- und Lead-Management
• Verkaufs-Pipeline & Deal-Tracking
• Automatisierungen & Workflows
• E-Mail-Integration & Tracking
• Web-Formulare zur Lead-Generierung
• Social-CRM-Datenanreicherung

Nimble verarbeitet Daten gemäß EU-US-Datenschutzrahmen (EU-US DPF), was zeigt, dass persönliche Daten auch im Rahmen internationaler Datenschutzstandards behandelt werden.

Die Preise liegen bei etwa 24,90 € pro Nutzer/Monat (jährlich) oder ca. 29,90 € pro Nutzer / Monat bei monatlicher Abrechnung, inklusive bis zu 25 000 Kontakten und 2 GB Speicher.

Zu den Vorteilen gehören eine intuitive, benutzerfreundliche Oberfläche, soziale CRM-Funktionen und automatische Datenanreicherung, sowie zahlreiche Integrationen mit Tools wie Microsoft 365, Google Workspace und mehr. Nachteile sind das fehlende freie Preismodell, begrenzter Speicher (2 GB pro Nutzer), keine integrierte Telefonie und eingeschränkte erweiterte Reporting-Funktionen.

Vtiger

Das CRM-System von Vtiger

Vtiger ist ein flexibles CRM-System, das sich besonders an kleine und mittlere Unternehmen sowie Teams mit vielfältigen Anforderungen richtet, die Vertrieb, Marketing, Support und Projektarbeit in einer Plattform bündeln möchten. Es gibt das System sowohl als cloudbasierte SaaS-Lösung als auch als Open-Source-Variante zum Selbsthosting, was es für technisch versierte Unternehmen ebenso attraktiv macht wie für Teams ohne eigene IT-Abteilung.

Hauptfunktionen:

• Lead-, Kontakt- und Pipeline-Management
• E-Mail-Integration & Engagement-Tracking
• Marketing-Automatisierung & Kampagnen
• Helpdesk & Support-Ticketing
• Projekt- und Aufgabenmanagement
• Berichte & Dashboards

Die Serverstandorte hängen vom gewählten Cloud-Anbieter ab und befinden sich unter anderem in der EU (z. B. Irland, Frankfurt), den USA, Großbritannien, Australien und Asien, wobei Kundenregionen meist bei der Einrichtung wählbar sind.

Die Preise für die cloudbasierte SaaS-Edition beginnen in der Regel bei etwa 11 € pro Nutzer / Monat, während höhere Pläne mit mehr Funktionen bis zu etwa 39–46 € pro Nutzer / Monat reichen. Es gibt zudem eine kostenlose Einstiegs-Version („Pilot“) mit begrenzten Funktionen, ideal für kleine Teams oder den Einstieg.

Zu den Vorteilen gehören eine umfangreiche Funktionspalette, hohe Anpassbarkeit durch Module und Erweiterungen, gute Automatisierungs- und Integrationsmöglichkeiten sowie die Möglichkeit, DSGVO-konform zu hosten – zum Beispiel mit deutschem Cloud-Hosting. Nachteile sind, dass die Einarbeitung für neue Nutzer etwas Zeit kosten kann, die Benutzeroberfläche nicht überall modern wirkt und bei der Open-Source-Variante technisches Know-how für Installation und Wartung erforderlich ist.

Die Top CRM-Systeme im Vergleich

Objektiver Vergleich der aktuell besten CRM-Systeme am Markt, wie z. B. Salesforce, HubSpot und Zendesk (Funktionen, Vor- und Nachteile etc.).

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Die Top CRM-Systeme im Vergleich

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Insightly

Insightly kombiniert klassisches CRM mit Projekt- und Workflow-Funktionen, was besonders dann nützlich ist, wenn nach dem Deal noch Aufgaben oder Projekte anstehen. Die Plattform wurde vor allem für kleine und mittlere Unternehmen sowie wachsende Teams entwickelt wurde, die Kontakte, Leads, Verkaufs- und Nachverkaufsprozesse zentral verwalten möchten.

Hauptfunktionen:

• Kontakt- und Lead-Management
• Opportunity- & Pipeline-Tracking
• Aufgaben, Termine & Projekt-Management
• E-Mail-Integration & Vorlage
• Workflow-Automatisierung & AppConnect-Integrationen
• Berichte & Dashboards

Beim Serverstandort verarbeitet Insightly Daten in der Cloud (vorwiegend in den USA) und ist für den Umgang mit personenbezogenen Daten nach dem EU-US Data Privacy Framework (DPF) zertifiziert; EU-Datenverarbeitungs-Regeln gelten im Zusammenspiel mit Verträgen zwischen Anbieter und Kunde.

Die Preise in € (umgerechnet aus US-Dollar) liegen etwa bei ≈29 €/Monat pro Nutzer (Plus), ≈49 € / Monat (Professional) und ≈99 € / Monat (Enterprise) bei jährlicher Abrechnung. Eine kostenlose Testphase ist möglich, eine dauerhaft freie Version ist sehr eingeschränkt.

Zu den Vorteilen gehören eine übersichtliche, einfach zu nutzende Benutzeroberfläche, gute Integrationen mit E-Mail-Systemen wie Gmail und Outlook sowie die Möglichkeit, Automatisierungen und Berichterstattung zu nutzen. Nachteile sind, dass einige fortgeschrittene Funktionen erst in teureren Plänen verfügbar sind, der Support je nach Plan variiert und die kostenlose Nutzung stark begrenzt ist.

CRM-Software im Vergleich

Tabelle: Bewertung der Top 7 CRM-Systeme.

Zunächst scheinen die vielen CRM-Software-Anbieter keine großen Unterschiede bei den Funktionalitäten aufzuweisen, jedoch offenbaren meist erst die Details wie Preise und die Schwerpunktsetzung die wesentlichen Unterschiede von CRM-Systemen. Ebenso sollten vorerst auch noch Fragen geklärt werden, wie „Worauf soll der Fokus liegen? Integrationen bspw. von Social-Media Profilen oder doch eher der Fokus auf Mails?“. Die tragen ebenfalls einen erheblichen Teil dazu bei, sich für eine CRM-Software zu entscheiden.

Aus diesen Gründen ist es empfehlenswert, sich vorab die unterschiedlichen CRM-Systeme genauer anzuschauen und diese auch in Live-Demos oder in Testversionen auszuprobieren. Dort werden die einzelnen Softwares detailliert vorgestellt und getestet. Somit kann am Ende eine Entscheidung für oder gegen eine CRM-Software in Ruhe und guten Gewissens getroffen werden.

Falls Sie dennoch bestimmte Fragen zu dieser Thematik oder einer CRM-Software haben, helfen wir Ihnen gerne weiter – kontaktieren Sie uns dafür gerne.

Dieser Artikel erschien bereits im März 2020. Der Artikel wurde am 10. Februar 2026 erneut geprüft und mit leichten Anpassungen aktualisiert.

FAQ

Was ist ein CRM-System?

Ein CRM-System ist eine Software, die Unternehmen dabei unterstützt, Kundenbeziehungen zu verwalten und zu verbessern. Es erfasst und analysiert Kundendaten und Interaktionen, um die Kundenbindung zu stärken und Geschäftsprozesse zu optimieren.

Warum sollte ich ein CRM-System verwenden?

Mit der Hilfe eines CRM-Systems (Customer-Relationship-Managements) können Sie alle Ihre Kundendaten tracken, den Überblick über alle Rechnungen behalten und E-Mails und Termine organisieren. Ein solches System erleichtert also Ihr Vertriebsmanagement und die Telekommunikation.

Welche CRM-Systeme gibt es?

Es gibt sehr viele verschiedene Anbieter. Zu den bekanntesten CRM-Systemen gehören: Salesforce, HubSpot und Microsoft Dynamics.

Wer kann mir beim Thema Die Top 20 CRM-Systeme im Vergleich 2026 helfen?

Wenn Sie Unterstützung zum Thema Die Top 20 CRM-Systeme im Vergleich 2026 benötigen, stehen Ihnen die Experten von Mindforce, dem auf dieses Thema spezialisierten Team der mindsquare AG, zur Verfügung. Unsere Berater helfen Ihnen, Ihre Fragen zu beantworten, das passende Tool für Ihr Unternehmen zu finden und es optimal einzusetzen. Vereinbaren Sie gern ein unverbindliches Beratungsgespräch, um Ihre spezifischen Anforderungen zu besprechen.

Maximilian Benning

Mein Name ist Maximilian Benning – ich bin Management- & Technologieberater im Bereich Vertrieb und Kundenservice. Bereits seit mehr als 10 Jahren berate ich Kunden dabei, wie Sie Innovation in Ihren Arbeitsalltag erreichen können. Durch zahlreiche Salesforce-Zertifizierungen verfüge ich über ein fundiertes technologisches Verständnis – insbesondere in den Bereichen Kundenservice, CRM, Datenanalyse sowie KI-gestützte Automatisierung. Neben der Kundenberatung beschäftige ich mich intensiv mit aktuellen Entwicklungen und Zukunftstrends in Wirtschaft und IT. Mein akademischer Hintergrund in Wirtschaftsinformatik bildet dabei das solide Fundament für meine tägliche Arbeit.

Sie haben Fragen? Kontaktieren Sie mich!