Quip Salesforce
Die Plattform von Salesforce ermöglicht die Zusammenarbeit in Echtzeit auf Grundlage einer Vielzahl von Dokumenten. Der große Vorteil: Quip wird auch mobil verwendet und ist somit auch für vielreisende Mitarbeiter geeignet.
Quip erscheint in Salesforce als Registerkarte in der Vertriebs- oder Service-Cloud-Ansicht. Dort können Mitarbeiter an Dokumenten zusammenarbeiten und alle ihre Informationen an einem zentralen Ort verwalten, ohne zwischen mehreren Anwendungen wechseln zu müssen und Gefahr zu laufen, den Kontext zu verlieren. Die Zusammenarbeit kann so nahtlos ablaufen.
Was ist Quip?
Quip hat sich der jüngsten Initiative von Salesforce, Salesforce Anywhere, angeschlossen, um Unternehmen dabei zu unterstützen, ihre Geschäftsprozesse in Echtzeit zu beschleunigen. Diese Lösung bietet eine neuartige Herangehensweise an den Vertrieb und Service, indem sie Echtzeitdaten, integrierte Zusammenarbeit und rechtzeitige Warnmeldungen kombiniert. Durch diese Zusammenarbeit wird eine innovative Vision für Vertrieb und Service geschaffen, die Unternehmen ermöglicht, ihre Abläufe zu optimieren und von Echtzeitinformationen zu profitieren.
Quip ist eine Sammlung von Produktivitätstools, die Dokumentenerstellung, Tabellenkalkulationen, Aufgabenlisten und Teamchat-Funktionen an einem zentralen Ort kombinieren. Alle Teammitglieder können gemeinsam an einem “lebendigen Dokument” in Echtzeit arbeiten. Quip basiert vollständig auf der Cloud und wurde sowohl für Desktop-PCs als auch für Mobilgeräte entwickelt, um eine Zusammenarbeit jederzeit und überall zu ermöglichen. Dadurch werden Dateien zu “lebendigen” Dokumenten und die Benutzer arbeiten stets mit den aktuellen Informationen, was zu einer schnelleren Fertigstellung von Teamprojekten führt. Das Tool kann daher als wesentlicher Bestandteil des täglichen Arbeitsalltags genutzt werden, um die Kommunikation über verschiedene Standorte hinweg zu erleichtern, als zentrales Instrument zur Dokumentation von Vorgängen und Prozessen oder zur Verbindung mehrerer Salesforce-Organisationen über eine Quip-Seite. Mit vorgefertigten Vorlagen für schnelles Erstellen von Arbeitsabläufen können Benutzer ohne großen Vorbereitungsaufwand loslegen.
Zusammenarbeit optimieren
Die Idee hinter Quip ist es, die (Zusammen)Arbeit in Salesforce zu zentralisieren. Das Tool kann man in Salesforce einbinden und Dokumente, Tabellen sowie der Chat von den Anwendern nutzen. So können alle Aktivitäten rund um Vertrieb und Kundenservice an einem Ort statt an mehreren durchgeführt werden. Die Mitarbeiter müssen, um beispielsweise im Chat mit den Kollegen Rücksprache zu halten, nicht erst die Anwendung wechseln, sondern können dies direkt über Quip in Salesforce erledigen. Durch die Funktion „@mention“ können Anwender ihre Teamkollegen direkt im Dokument adressieren/erwähnen und mit ihnen interagieren.
Abbildung 1 „Open in Quip”-Funktion in Salesforce
Vertriebs- und Kundenserviceprozesse
Administratoren können Dokumentenvorlagen erstellen, um die Vertriebs- und Serviceprozesse zu standardisieren und für die Anwender zu vereinfachen. So stehen jedem Team Entwürfe bereit, die an die individuellen Bedürfnisse der Teams angepasst werden können, beispielsweise basierend auf Faktoren wie Geschäftsgröße, Branche oder Standort. Im Servicekontext können Kundendienstmitarbeiter Themen-Seiten einrichten, um verschiedene Arten von Problemen zu besprechen und gemeinsam schnell Antworten zu erhalten – auch im Chat direkt mit einem Kunden. Wenn eine Person noch nicht an einem Quip-Dokument beteiligt ist, kann diese per Klick den Zugriff auf das Dokument beantragen.
Quip-Dokumenten in Salesforce
Anwender können Dokumente, Tabellenkalkulationen und Checklisten mit der Quip-Komponente in Salesforce erstellen und mit den Salesforce-Daten und -Anwendungen verknüpfen. Da es sich bei Quip um dynamische Inhalte und Dokumente handelt, haben Anwender keine Probleme mit Versionschaos – die Dokumente sind immer auf dem aktuellsten Stand. Quip-Dokumente sind vollständig durchsuchbar und in der Lightning-Oberfläche auffindbar.
Einbetten von Quip-Dokumenten in Salesforce Lightning
Die Quip Document Lightning Component bringt Quip-Dokumente und Chatrooms direkt in das Salesforce-System. Alle Quip-Funktionen – umfangreiche Bearbeitung, Live-Updates, Kommentare – sind verfügbar, ohne Salesforce verlassen zu müssen.
Mit den bereits zuvor angesprochenen Quip-Vorlagen können Teams ihre Salesforce-Workflows optimieren: Jedes Quip-Dokument kann als Vorlage eingerichtet werden, mit der Teams Dokumente erstellen und in Salesforce-Datensätze einbetten können. Sie können sogar neue Dokumente automatisch mit Standard- und benutzerdefinierten Feldern aus dem Datensatz füllen.
Erweiterte Suche
Quip vereinfacht die Suche nach bestimmten Projekten in Dokumentenmanagementsystemen. Anwender suchen nicht nur nach dem Stichwort oder Dokumentname, sondern auch nach dem Zeitpunkt, an dem das Dokument erstellt wurde, wer es erstellt hat, wer es geändert hat und sogar wann es zuletzt geöffnet wurde.
Quip & Dateien
Quip ist in die Salesforce Files API integriert. Dies erweitert alle Vorteile von Files to Quip, einschließlich der Veröffentlichung von Dokumenten in Chatter, der intelligenten Suche und der Vorschau von Dokumenten.
Salesforce-Live-Daten exportieren
Salesforce-Berichte können mit einem Klick in einer Quip-Tabelle angezeigt werden. Die Daten sind live – wenn etwas in Salesforce aktualisiert wird, wird es auch in Quip aktualisiert.
Zusammenarbeiten und Entscheidungen treffen
Die Folien-Funktion verbindet die klassischen kollaborativen Aspekte von Quip mit einem PowerPoint-ähnlichen Folienpräsentationsformat, das für interne Meetings und Brainstorming-Sitzungen geeignet ist.
Remote-Teams und Gruppen, die die Anzahl der Meetings im Stil eines Konferenzraums reduzieren müssen oder gar möchten, können in „Folien“ über die jeweiligen Themen auf den Folien chatten, die Folien in Echtzeit mitbearbeiten und über die Funktion „@mentioning“ (wie bereits erwähnt) interagieren.
Quip-Tabellenblättern
Quip verwandelt die Salesforce-Listenansichten in Tabellenkalkulationen. Anwender haben so die Möglichkeit, Daten mit den umfangreichen Tabellenkalkulationsfunktionen zu sortieren, filtern und zu verarbeiten. Kollegen können der Tabelle hinzugefügt und somit Echtzeit-Diskussionen gestartet werden.
Filter
Quip-Tabellen haben viele eingebaute Filter (ähnlich wie Excel-Tabellenfilter). Diese gefilterten Daten werden dann in ein Quip-Dokument eingefügt und mit dem Team geteilt. Zudem können Sie zwar auch Berichte aus Salesforce in Excel exportieren, diese Berichte werden jedoch nicht automatisch aktualisiert, da Excel nicht vollständig in Salesforce integriert ist.
In Salesforce speichern
Seit der Synchronisierung von Salesforce und Quip können Benutzer auch Dinge wie das Hinzufügen von Live-Salesforce-Aufzeichnungen zu einem Account-Plan durchführen. Es ist eine Zwei-Wege-Richtung. Wenn Sie Kundendaten in Ihrem Quip-Dokument ändern und auf „In Salesforce speichern“ klicken, werden die Änderungen automatisch an beiden Standorten angezeigt. Dies ist ein großer Vorteil für Unternehmen, die doppelte Eingabeprozesse vermeiden und Fehler minimieren wollen, die durch die mehrfache Eingabe derselben Informationen entstehen können.
Live-Apps für unterwegs
Mit den Live-Apps können Mitarbeiter auch von unterwegs aus auf Quip zugreifen und beispielsweise den Status eines Workflows kommunizieren und Informationen hinzufügen, wie z. B. wer das Projekt „besitzt”, wer die Workflow-Genehmiger sowie wann und wer die letzte Aktualisierung bucht. Benutzer, die alle am gleichen Projekt sind, können mit der Workflow-App auf einen gemeinsamen Kalender und/oder eine Live-Kanbantafel zugreifen. Innerhalb von Quip Live-Apps können die Anwender ebenfalls über „@mention“ Teammitglieder erwähnen, auf Dokumente verlinken, Fälligkeitsdaten zuweisen, Aktionselemente festlegen und auf Live-Chat-Funktionen zugreifen.
Jira lässt sich auch in Quip integrieren. Wenn Unternehmen Jira verwenden, können Mitarbeiter Jira-Tickets einziehen und mit Quip mit anderen Teammitgliedern zusammenarbeiten oder sogar einen neuen Workflow mit Lucidchart erstellen, der ebenfalls mit Quip integriert ist.
Fazit
Quip ist eine mobile Anwendung für die Bearbeitung von Dokumenten. Sie ermöglicht es Unternehmen, von überall aus auf Textdokumente, Tabellen und Checklisten zuzugreifen. Der große Vorteil von Quip ist, wie einfach Teams dank der integrierten Tools für die Teamarbeit über die Plattform Dokumente besprechen, bearbeiten, kommentieren und finalisieren können – ohne Salesforce verlassen zu müssen. Dazu trägt auch der Chat in Echtzeit bei. Haben Sie weitere Fragen zu Quip Salesforce und der Anwendung? Kontaktieren Sie uns gerne!
FAQ
Was ist Salesforce Quip?
Quip ist ein Kollaborationswerkzeug und vollständig in Salesforce integriert. Quip dient als Plattform für Teamarbeit mit integrierter Office-Funktionalität, einschließlich Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentationssoftware. Der große Vorteil: Quip wird auch mobil verwendet und ist somit auch für vielreisende Mitarbeiter geeignet.
Was ist die Idee hinter Quip?
Die Idee hinter Quip ist es, die (Zusammen)Arbeit in Salesforce zu zentralisieren. Das Tool kann man in Salesforce einbinden und Dokumente, Tabellen sowie der Chat von den Anwendern nutzen. So können alle Aktivitäten rund um Vertrieb und Kundenservice an einem Ort statt an mehreren durchgeführt werden. Die Mitarbeiter müssen, um beispielsweise im Chat mit den Kollegen Rücksprache zu halten, nicht erst die Anwendung wechseln, sondern können dies direkt über Quip in Salesforce erledigen.
