Attendee Journey: Event-Marketing neu gedacht
In einer Zeit, in der eine personalisierte Customer Experience immer wichtiger wird, stehen Veranstalter vor der Herausforderung, Events persönlicher und relevanter zu gestalten. Denn Teilnehmende möchten nicht einfach nur „dabei sein“, sondern sich als wertvoller Teil der Veranstaltung fühlen. Genau hier setzt die Attendee Journey an. Sie beschreibt im Event-Marketing alle Erlebnisse, die Teilnehmende vor, während und nach einer Veranstaltung machen. In diesem Beitrag erfahren Sie, was eine Attendee Journey ist und wie Sie diese bei der Planung eines Events miteinbeziehen können.
Was ist eine Attendee Journey?
Der Begriff Attendee Journey, also Teilnehmerreise, stammt aus dem Event-Marketing. Eine Attendee Journey beschreibt alle Stationen, die eine Person vor, während und nach einer Veranstaltung erlebt. Ziel ist es, jede Phase so individuell und persönlich wie möglich zu gestalten. Denn gut geplante Events hinterlassen nicht nur einen positiven Eindruck, sondern können auch dazu beitragen, Leads in Kunden zu verwandeln und die Bekanntheit des Unternehmens zu erhöhen.
Eine genaue Analyse der einzelnen Phasen und der Touchpoints mit dem Unternehmen hilft dabei, gezielt jene Bereiche zu erkennen, in denen Personalisierung besonders wirkungsvoll ist. Gleichzeitig ermöglicht sie ein besseres Verständnis dafür, was die Zielgruppe erwartet und benötigt. Das ist eine wichtige Grundlage für die erfolgreiche Planung und Umsetzung von Veranstaltungen.
Phasen der Attendee Journey
Im Folgenden stelle ich Ihnen die einzelnen Phasen der Attendee Journey vor und erläutere wichtige Kontaktpunkte, die Sie berücksichtigen sollten.
1. Awareness-Phase
Die erste Phase beginnt bereits in dem Moment, in dem potenzielle Teilnehmende erstmals auf Ihr Event oder Ihre Marke aufmerksam werden, also lange bevor sie sich für die Veranstaltung anmelden. Damit potenzielle Teilnehmende auf Ihre Veranstaltung aufmerksam werden, sollten Ihre Botschaften vor allem darauf abzielen, die Frage zu beantworten, warum eine Teilnahme lohnenswert ist. Wichtige Kontaktpunkte in dieser Phase sind Ihre Website, E-Mails und Social-Media-Kanäle, über die Sie mit potenziellen Teilnehmenden in Kontakt treten können.
2. Consideration-Phase
In dieser Phase haben die Leads bereits Interesse an Ihrem Event, sind jedoch noch unentschlossen, ob sie wirklich teilnehmen sollten. Hier ist es besonders wichtig, personalisierte E-Mails zu verschicken, um Ihre Leads zu überzeugen. Segmentierte Kampagnen, die genau auf die Bedürfnisse der jeweiligen Zielgruppe zugeschnitten sind, können dabei helfen. Außerdem kann es hilfreich sein, die Agenda und geplante Aktivitäten vorab zu veröffentlichen, damit die Teilnehmenden wissen, was sie erwartet.
3. Event-Anmeldungsphase
In der dritten Phase melden sich die Teilnehmenden für Ihre Veranstaltung an. Achten Sie darauf, dass der Anmeldeprozess einfach und benutzerfreundlich gestaltet ist. Überlegen Sie zudem, ob Sie unterschiedliche Teilnahmeoptionen anbieten möchten, etwa VIP-, Premium- oder Standard-Tickets. So können Sie verschiedene Erlebnisse schaffen, die auf die Bedürfnisse Ihrer Gäste abgestimmt sind. Nach der Anmeldung sollten Sie automatische Bestätigungen sowie Erinnerungen verschicken, um die Teilnehmenden über alle wichtigen Schritte auf dem Laufenden zu halten.
4. Experience-Phase
Dies ist die zentrale Phase, in der das Event tatsächlich stattfindet. Ein problemloser Check-in sorgt für einen guten Start und vermittelt Wertschätzung sowie Professionalität. Entscheidend sind personalisierte Inhalte, die genau auf die Interessen der Teilnehmenden abgestimmt sind, sowie interaktive Formate, die zur aktiven Beteiligung einladen. Zusätzlich sollten Sie sinnvolle Networking-Gelegenheiten bieten, die den Austausch fördern und den Aufbau wertvoller Kontakte ermöglichen. Ziel ist es, ein Erlebnis zu schaffen, das in Erinnerung bleibt und über reine Informationsvermittlung hinausgeht.
5. Post-Event Engagement
Nach dem Event sollten Sie den Kontakt zu Ihren Teilnehmern weiter pflegen. Persönliche Dankesnachrichten zeigen Ihre Wertschätzung. Ebenso wichtig ist es, Feedback einzuholen, um zukünftige Veranstaltungen noch besser auf die Bedürfnisse der Zielgruppe abstimmen zu können. Darüber hinaus können Sie den Austausch unter den Teilnehmenden fördern, zum Beispiel durch das Einrichten von Gruppen. In dieser Phase bieten sich Blogs, E-Mails, Leitfäden oder eBooks als Kommunikationsmittel an, die Sie den Gästen nach dem Event zur Verfügung stellen können.
Ausblick
Die Attendee Journey beschreibt die gesamte Reise der Teilnehmenden vor, während und nach einem Event und ist ein wichtiges Instrument, um Veranstaltungen persönlicher und effektiver zu gestalten. Durch die gezielte Gestaltung aller Phasen können Veranstalter die Bedürfnisse der Zielgruppe besser erfüllen, nachhaltige Erlebnisse schaffen und den Erfolg des Events steigern. Besonders entscheidend sind personalisierte Inhalte und gut geplante Touchpoints, die den Austausch fördern und bleibende Eindrücke hinterlassen können.
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FAQ
Was versteht man unter einer Attendee Journey?
Die Attendee Journey beschreibt alle Schritte, die eine Person vor, während und nach einem Event erlebt. Ziel ist es, den gesamten Ablauf möglichst persönlich und relevant zu gestalten. So entsteht ein positives Erlebnis, das lange in Erinnerung bleibt.
Warum ist die Attendee Journey wichtig für Veranstaltungen?
Eine gut geplante Attendee Journey sorgt dafür, dass sich Teilnehmende wertgeschätzt fühlen und gerne wiederkommen. Sie hilft Veranstaltern, die Erwartungen der Zielgruppe zu erfüllen und den Erfolg des Events zu steigern. Außerdem können so aus Interessenten langfristige Kunden werden.
Welche Phasen gehören zur Attendee Journey?
Typische Phasen sind
- Awareness
- Consideration
- Anmeldung
- Event-Erlebnis
- Post-Event Engagement
Jede Phase hat eigene Kontaktpunkte wie Website, E-Mails oder persönliche Interaktionen. Diese sollten so gestaltet sein, dass sie Interesse wecken und Bindung aufbauen.
Wie kann man die Attendee Journey personalisieren?
Durch gezielte Inhalte, personalisierte E-Mails und passende Angebote lassen sich Erlebnisse individuell gestalten. Auch interaktive Formate und Networking-Möglichkeiten tragen dazu bei. Wichtig ist, in jeder Phase auf die Interessen der Teilnehmenden einzugehen.
