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Salesforce Einführung

Salesforce Einführung

Salesforce-Einführungen sind – je nach Unternehmensgröße – komplexe Projekte, die eine sorgfältige Planung erfordern. Welche Fragen sollten Sie im Vorfeld klären? Welche Projektstrategie hat sich bewährt? Wie läuft eine Salesforce-Einführung eigentlich genau ab? Dieser Beitrag widmet sich genau diesen Fragen mit Antworten aus zehn Jahren Salesforce-Beratung, -Einführung und -Entwicklung.

Die Salesforce-Welt dreht sich schnell. Die Plattform wird kontinuierlich weiterentwickelt. Was heute noch nicht machbar ist, ist morgen bereits Standard. Diese Schnelllebigkeit sollte im Projekt berücksichtigt werden. Es ist nicht sinnvoll nach dem traditionellen Wasserfallprinzip zunächst an vielen Anforderungen zu arbeiten, um diese dann sehr spät gebündelt live zu schalten.
Besser ist eine agile Vorgehensweise, in der Anforderungen sukzessive umgesetzt werden und in der in weiteren Projektschritten bereits erste Praxiserkenntnisse und gegebenenfalls technologische Neuerungen berücksichtigt werden können. Wir nutzen iterative Zyklen, in denen wir Anforderungen sukzessive implementieren und anpassen. Als Projektmanagementmethoden bietet sich beispielsweise SCRUM oder Kanban.

In 5 Schritten zur Salesforce-Einführung

Wir begleiten Unternehmen und Konzerne seit vielen Jahren bei der Implementierung und Individualisierung von Salesforce. Daraus hat sich für uns ein Best Practice herauskristallisiert, die Salesforce-Einführung in fünf Schritten durchzuführen:

  1. Analyse
  2. Planung
  3. Implementierung
  4. Go-Live: Vorbereitung
  5. Go-Live
salesforce einfuehrung 5 schritte

Salesforce Einfuehrung – Übersicht 5 Schritte

Analyse

Die Analyse ist das Herzstück des Projektes. Hier müssen die Rahmenbedingungen geschaffen, die Ausgangssituation geklärt und das Bild der Zukunft gemalt werden. In einem allerersten Schritt gilt es jedoch, die Stakeholder zu analysieren. Dieser Punkt hat Priorität: Zusammen mit einem Strategieberater identifizieren wir die zukünftigen Stakeholder des Projektes. In diesem Zuge müssen neutrale Personen, potenzielle Unterstützer sowie potenzielle Saboteure herausgefiltert werden.
Auf die Zielgruppenanalyse aufbauend wird definiert, in welcher Abteilung Salesforce zuerst ausgerollt werden soll und was die wichtigsten Ziele für die Einführung des CRM-Systems sind: Schaffung von Transparenz über Vertriebsaktivitäten? Welche KPI des Unternehmens sollen sich durch die Einführung des CRM wie verändern? Usw. Diese klare Zieldefinition ist die Basis für jede umfassende Anforderungsanalyse. Gemeinsam mit dem Kunden wird erarbeitet, welche Anforderungen zwingend und welche optional umsetzen sind. Daraufhin entwickeln wir User Stories, die alle geplanten Anwendungsfälle beschreiben und bauen ein initiales Product Backlog auf.

Planung

In der Planungs-Phase werden die Aufgaben im Product-Backlog priorisiert und in verschiedene Releases einterminiert. So kann das Team schnell mit der Umsetzung beginnen und die ersten zwei bis drei Sprints gemeinsam mit dem Kunden aufbauen. Apropos Team: In der Planungs-Phase ist auch zu klären, wie sich das Projektteam letztendlich zusammensetzen wird. In der Analyse haben sich die Anforderungen und somit auch der Projektumfang herauskristallisiert, auf Basis dieser Ergebnisse wird das Projektteam zusammengestellt: Die ideale Größe des Teams hängt stark von der Komplexität des Projektes ab.
Grundsätzlich sollte das Team nie aus mehr als 7 Personen bestehen – falls mehr benötigt werden, ist es empfehlenswert, weitere Teams zu etablieren. Eine Aufteilung, die sich für uns als sehr sinnvoll erwiesen hat, ist die Teambildung entsprechend der Release-Abschnitte:

  • Team 1: Lead-to-Order
  • Team 2: Order-to-Cash
  • Team 3: …

Welche Rollen im Team besetzt werden, muss individuell entschieden werden. Handelt es sich beispielsweise um ein kleines Standard-Einführungs-Projekt, bei dem alle Anforderungen über Customizing und ohne großen Entwicklungsaufwand umgesetzt werden können, muss kein Salesforce-Architekt im Team vertreten sein. Es ist jedoch immer sinnvoll, einen Experten für den Bereich Stakeholderanalyse, Kommunikation und Change Management hinzuziehen – egal, wie groß das Einführungsprojekt ist. Dieser ist für die Kommunikationsstrategien innerhalb des Projektes beim Kunden zuständig.
Um die Zusammenarbeit mit dem externen Dienstleister optimal zu gestalten, sollten Unternehmen in ihr Projektteam einen Mitarbeiter integrieren, der mit der Systemlandschaft vertraut ist und das Team beim Aufbau der Schnittstellen unterstützen kann. Im Idealfall ist dies ein IT-Mitarbeiter, der später ohnehin die Salesforce Administration übernehmen soll.
Des Weiteren werden in der Planungs-Phase organisatorische Aspekte wie: Welche Termine und Regeln sollen eingehalten werden? Welche Definition of Done und Definition of Ready wird verwendet? Besteht Klarheit über Räumlichkeiten, IT-System-Zugängen und Verfügbarkeit eines Product Owners? Sobald diese Fragen geklärt sind, kann der Dienstleister mit der eigentlichen Implementierung beginnen.

 

Expertiseseite_10-Salesforce-Einfuehrung

Implementierung

Unser Mindforce-Team nutzt ein agiles Projektmanagement auf Basis von SCRUM. Das heißt, wir arbeiten in Sprints à 10 Arbeitstagen, statt in einem langen Entwicklungszyklus. Die Vorteile dieser Vorgehensweise?
Transparenz

– Als Unternehmen wissen Sie jederzeit, wie weit die Umsetzung vorangeschritten ist, d.h. welche User Stories und Sprints in Bearbeitung oder bereits abgeschlossen sind.
– Probleme, Herausforderungen und Erfolge werden regelmäßig in Form von Review Meetings aufgezeigt.
– Anhand der Definition of Done ist jederzeit klar, wann eine User Story fertig ist und eine neue erstellt werden sollte.

Qualität

– Dokumentationen, Tests, Reviews und Code-Kontrollen werden bereits während der Implementierung und nicht erst am Ende des Projektes vorgenommen, sodass Fehler effizient korrigiert werden können, ohne den Zeitplan zu gefährden.
– Unsere standardisierten und auf Salesforce angepassten Definition of Done und Definition of Ready stellen eine hohe Qualität in der Entwicklung sicher.
– Unsere Entwicklungsrichtlinien stellen sicher, dass nachhaltiger und qualitativ hochwertiger Code erstellt wird.

Kontinuierliche Planung

– Während der Sprints wird das Backlog weiterentwickelt sowie Verbesserungen vorgenommen.
– Als Kunde haben Sie jederzeit die Möglichkeit, neue Anforderungen einzusteuern und so während des Implementierungsprozesses auf die rasante Entwicklung in Salesforce zu reagieren.

Sicherheit
– Sie wissen genau, wofür Sie Ihr Geld ausgeben: Durch die ständige Kultur von Review und Feedback ist der Kunde immer bestens über den aktuellen Stand informiert und erlebt am Ende keine bösen Überraschungen, sondern bekommt genau das, was er möchte.
– Jeder Sprint hat in etwa die gleichen Kosten. Als Kunde lenken Sie durch die Priorisierung Ihrer Anforderungen und die Zahl der Sprints modular die Verwendung Ihres Budgets.
– Regelmäßiges Feedback und Reviews stellen sicher, dass keine Anforderungen übersehen werden.
– Unser Team arbeitet ausschließlich bei Ihnen vor Ort an Ihrem Projekt. Zu 100%. Sie können sich darauf verlassen, dass wir alles geben, um Ihre Sprintziele zu erreichen.

Go Live: Vorbereitung

Auch der letzte Schritt einer Salesforce-Einführung – der Go Live – muss vorbereitet werden. Hier sprechen wir von einer Cut-Over-Planung: Der Zeitpunkt, an dem Sie als Kunde mit dem alten System (System A) und dem neuen System (System B) parallel arbeiten müssen. Die bestehenden Daten müssen von System A in System B migriert und die Anwender geschult werden, bevor sie das neue System problemlos nutzen können. Durch ein aktives Training bereiten wir Sie auf das neue System vor. Die meisten CRM-Einführungen scheitern nicht an der Software, sondern an mangelnder Nutzerakzeptanz. Die besten Funktionalitäten und Analytics bringen Unternehmen nichts, wenn Anwender nicht bereit sind, diese kompetent zu nutzen. Wir als Dienstleister sind also auch dafür da, Sie zu unterstützen, eine hohe Nutzerakzeptanz sicherzustellen, indem wir Trainer in Ihrem Unternehmen ausbilden, Schulungsinstrumente zur Verfügung stellen und selbst Schulungen durchführen.
In der Vorbereitung des Go Lives wird das initiale Deployment auf der Produktionsumgebung ausgiebig getestet. Testklassen werden geprüft und das Deployment darüber validiert. Zudem ist es in 99% der Fälle sinnvoll, bestehende Kundendaten aus Altsystemen wie SAP, Excel, Outlook oder anderen CRM-Systemen zu migrieren. Die Migration sollte im Anschluss an der Konfigurationsphase erfolgen, jedoch können währenddessen bereits Vorarbeiten geleistet werden. Unternehmen müssen die Quellen identifizieren, aus denen Daten in Salesforce integriert werden sollen:

– Daten bestehender Kunden und Prospects
– Marketing-Kampagnen
– Dokumente und Dateianhänge
– Aktivitätshistorien
– E-Mails
– Aufträge
– Performancedaten
– Buchhaltungsdaten

Die Migration sollte unmittelbar vor dem Go Live geschehen, damit sich der Datenbestand zwischen Migration und Go Live nicht zu weit auseinanderentwickelt. Die eigentliche Migration erfolgt dann sukzessive zunächst auf einer Testumgebung, dann auf dem Produktivsystem.

Go Live

Ist alles für den Go Live vorbereitet, wird die Software installiert – der Go Live findet statt. Wir stellen sicher, dass die Softwareinstallation reibungslos abläuft. Nach dem erfolgten Initialdeployment werden Nacharbeiten manuell durchgeführt, um nicht automatisiert deployte Einstellungen und Customizing zu übernehmen. Anschließend müssen User aktiviert und ihnen Rollen und Profile zugewiesen werden. Nachdem die Schnittstellen und Jobs aktiviert wurden, steht unser Mindforce-Team seinen Kunden in einer Hypercare-Phase für zwei Wochen 27/7 zur Verfügung, um die Aufnahme des Linienbetriebs so komplikationsarm wie möglich zu gestalten.

Und nach der Salesforce-Einführung?

Mit dem Go-Live ist das Projekt nicht abgeschlossen. Es müssen Administration und Support für Salesforce verantwortet und auch die Schulung der Mitarbeiter muss koordiniert werden, damit diese das System im Griff haben. Sollen Online-Trainings oder Vor-Ort-Schulungen genutzt werden? Wird ein Train-the-Trainer-Konzept genutzt? Definieren Sie im Vorfeld ein Schulungskonzept. Nehmen Sie die Herausforderungen der Anwender in jedem Fall ernst und ergänzen Sie gegebenenfalls Ihre Dokumentation mithilfe ihres Feedbacks.

Salesforce Einführung
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Robert Richter Fachbereichsleiter

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